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Spesenabrechnung: Ausfüllen eines Dokuments

Der Vorabbericht - Formular AO-1 - ist das Hauptdokument zur Bestätigung der früher von den Verantwortlichen gezahlten Beträge. Der Betrag im Rahmen des Berichts wird zu folgenden Zwecken ausgegeben:

  • Reisekosten;
  • Ausgaben für geschäftliche und betriebliche Bedürfnisse;
  • Erstattung der Reisekosten des Arbeitnehmers.

Vorauszahlung

SpesenabrechnungDie Vorauszahlung erfolgt auf der Grundlage der Weisung des Direktors der Organisation unter Angabe der Liste der Mitarbeiter, denen die Mittel zugewiesen sind, des Zeitpunkts, der Ziele und des Betrags. Das Geld wird Geschäftsreisenden auf der Grundlage eines Auftrages zur Versendung auf Reisen ausgehändigt.

Das Formular wird ausgefüllt verantwortliche Person. Unterlagen zum Nachweis der Kosten werden eingereicht. Der Buchhalter prüft die Fertigstellung der Spesenabrechnung, korrigiert die Spesenbelege in Form von AO-1 und sendet das Formular zur Unterschrift an den Leiter.

Der Restbetrag wird an die Kasse des Unternehmens zurückgezahlt. Bei Nichtrückgabe werden die Beträge vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen. Abschnitt 137 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation (Lohnabzug zur Begleichung der Schulden gegenüber dem Arbeitgeber).

Regeln zum Ausfüllen eines Vorabdokuments

Die Spesenabrechnung ist ein bilaterales Dokument. Auf der Titelseite ist der Name der Organisation, die Nummer des Formulars und das Datum der Fertigstellung angegeben. Die Initialen des Mitarbeiters, der Abteilung, der Abteilung (falls vorhanden), in der der Mitarbeiter arbeitet, der Personalnummer und der Position werden eingegeben.

Der Verwendungszweck des Betrags muss mit dem Verwendungszweck in der Bestellung für die Bearbeitung von Geldern übereinstimmen.

Der linke Teil des Formulars enthält Informationen zum Saldo aus Vorauszahlung und tatsächlich ausgegebenem Betrag. Zeile 1A für Fremdwährung. Die Betrachtung von Geldern in Form von AO-1 und die Rückzahlung von Schulden in Fremdwährung erfolgt zum Wechselkurs der Zentralbank der Russischen Föderation am Tag der Unterzeichnung der Spesenabrechnung.

Auf der Rückseite des Formulars sind die Verbrauchsmaterialien aufgeführt: Frachtbriefe, Reisedokumente und Handelsbestätigungen Akte und andere Papiere. Geben Sie die Nummer, das Datum, den Namen, den Betrag in Rubel und die Fremdwährung (falls vorhanden) an.

Das Endergebnis ist die Unterschrift der verantwortlichen Person.

Schreibmuster

Das Formular AO-1 wird sowohl vom Mitarbeiter der Organisation, der die Mittel erhalten hat, als auch vom Buchhalter ausgefüllt.Beispiel für eine Spesenabrechnung

Wie sieht eine Spesenabrechnung aus? Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Mitarbeiters des Unternehmens ist im obigen Foto dargestellt. Der Mitarbeiter auf der Vorderseite des Dokuments gibt den Namen des Unternehmens, die Initialen, die Position, die Personalnummer, den Zweck der Vorauszahlung (Bewirtung oder Geschäftsausgaben) und das Datum des Berichts an.

Auf der anderen Seite füllt der Mitarbeiter die folgenden Zeilen aus:

  • Absatz 1 - Seriennummer des Dokuments, in dem die Kosten bescheinigt werden;
  • Spalte 2 - Datum der Erstellung des Ausgabenbelegs: Zeitpunkt des Kaufs, Reise;
  • Spalte 3 - die Nummer des Schecks, Frachtbriefs oder der Handlung zur Bestätigung der Kosten;
  • Absatz 4 - Art der Geldverschwendung: Sachkosten, Fahrpreis;
  • Zeile 5 und 6 - Betrag in Rubel und Fremdwährung laut Bericht.

Der Gesamtbetrag ist in der Zeile „Gesamtbetrag“ in Absatz 5 oder 6 angegeben.

Das ausgefüllte Formular mit Verbrauchsmaterialien wird an die Buchhaltung übermittelt.Beispiel für eine Spesenabrechnung

Was ist sonst noch in der Spesenabrechnung enthalten? Ein Beispiel des Buchhalters, der das Unternehmen ausfüllt, ist auf dem Foto oben zu sehen. Der Buchhalter unterschreibt den Empfang des AO-1-Formulars vom Mitarbeiter. Das Papier muss das Datum tragen, an dem das Formular eingereicht wurde. Die Quittung wird der verantwortlichen Person ausgehändigt.

Nachdem der Buchhalter die Richtigkeit des Dokuments überprüft und die Beträge ausgegeben hat, füllt er die folgenden Zeilen aus:

  • Spalten 7 und 8 - Fonds in Rubel und Fremdwährung für die Rechnungslegung akzeptiert.
  • Artikel 9 - Kontonummern von Konten, die von den ausgegebenen Beträgen abgebucht werden.

Der Titel des Formulars ist ausgefüllt. Die Spesenabrechnung enthält Angaben zur Mittelausgabe: Nummer, Datum des Belegs, bis zu dem die Beträge ausgestellt wurden.Informationen über den Saldo oder die Ausgaben des vorherigen Vorschusses werden notiert.

Ausfüllen einer SpesenabrechnungIn der Spalte "Buchhaltung" im Titel des Formulars werden Angaben zur Belastung und Gutschrift gemacht. Die Informationen werden aus Zeile 9 auf der Rückseite des Formulars übernommen.

Überprüft die Korrektheit von arithmetischen Berechnungen, Papierkram. Das Formular wird dem Geschäftsführer des Unternehmens zur Unterschrift vorgelegt.

Nach der Genehmigung des Formulars wird der ausgegebene Betrag abgeschrieben und die endgültige Abrechnung mit dem Mitarbeiter vorgenommen.

Der Rest des Vorschusses wird auf der Quittungsbestellung an die Kasse des Unternehmens zurückgezahlt. Überbeanspruchte Mittel werden vom Unternehmen für gezahlt Aufwandsermächtigung.

Wenn der Mitarbeiter den Restbetrag gemäß dem vorherigen Beleg nicht zurückgezahlt hat, kann ihm kein neuer Vorschuss ausgestellt werden.

Meldeschluss

Bei der Rückkehr von einer Geschäftsreise reicht der Mitarbeiter eine Spesenabrechnung ein. Die Frist für die Einreichung eines Dokuments beträgt drei Tage. 10 Tage - wenn es eine Auslandsreise gab. Bei Nichtvorlage des Formulars wird eine Zuwiderhandlung gemeldet Gelddisziplin.

Wenn die Steuerbehörde feststellt, dass die Anordnung nicht befolgt wird, können die Inspektoren versuchen, die Organisation gemäß Artikel 15.1 des Kodex für Ordnungswidrigkeiten bei Ordnungswidrigkeiten zu bestrafen. Das Gesetz sieht zwar keine Haftung vor.

Die Kontrolle über die zugewiesenen Mittel obliegt dem Unternehmen.

Dokumente in einer Fremdsprache

Wenn ein Mitarbeiter bei seiner Ankunft von einer Geschäftsreise nach Übersee Dokumente einreicht, aus denen die Ausgaben der Gelder in einer Fremdsprache hervorgehen, muss eine interlineare Übersetzung durchgeführt werden.

SpesenabrechnungsfristenZiffer 9 der Accounting Compliance Regulation regelt, dass Wertpapiere in einer Fremdsprache übersetzt werden müssen. Die Übersetzung von Primärdokumenten kann von jedem Mitarbeiter durchgeführt werden, der eine Fremdsprache beherrscht. Nur Zahlen werden genau angezeigt. Die restlichen Informationen können nicht wörtlich geschrieben werden.

Ein Vorabbericht mit einer Übersetzung wird vom Hauptbuchhalter der Organisation oder einer anderen autorisierten Person beglaubigt.

Das Berichtsformular wird in einer Kopie ausgefüllt. An der Erstellung des Formulars sind mindestens drei Personen beteiligt: ​​eine verantwortliche Person, ein Buchhalter, ein Direktor.


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