Zeitmanagement: Struktur und operative Planung der Aktivitäten

Persönliche Effektivität ist das wichtigste Erfolgsgeheimnis in allen Belangen und hängt unter anderem von der Fähigkeit ab, Zeitressourcen richtig zuzuweisen. Zeitmanagement eignet sich für wissenschaftliche Studien und Planungen. Es gibt spezielle Techniken, mit denen Sie die Zeit richtig verteilen können, sodass sie für alles ausreicht.

Zeitmanagement-Konzept

Eine Person bei der Geburt erhält eine einzigartige, unersetzbare Ressource - Zeit. Oft hängt die Art und Weise, wie er darüber verfügt, vom Erfolg eines Unternehmers und seiner Effektivität ab. Zeitmanagement oder Zeitmanagement ist ein mehrstufiger Prozess, der Fähigkeiten in der Planung, Analyse und Organisation von Prozessen umfasst.

Die Idee des Zeitmanagements ist überhaupt nicht neu, selbst in den ersten Jahren unserer Zeitrechnung schrieb der römische Philosoph Seneca, dass Zeit eine besondere Einstellung erfordert, und formulierte die ersten Regeln des Zeitmanagements: Sie müssen ein Zeittagebuch führen, Sie müssen auswerten, wie viel Zeit aufgewendet wurde und wie Der Zeitraum war mit Ereignissen gesättigt. Später haben Philosophen mehr als einmal darüber nachgedacht, wie man die fließende Zeit hält, Theorien aufgestellt und Methoden für die Wirtschaftlichkeit und rationelle Ausgaben erfunden.

Aber wissenschaftlich Management-Ansatz Diese Ressource taucht erst an der Wende vom 19. zum 20. Jahrhundert auf. Der amerikanische Ingenieur Frederick Taylor schlug das Konzept des Zeitmanagements für Mitarbeiter vor und verband diesen Prozess mit Motivation und Zielsetzung. Zu Beginn des 20. Jahrhunderts schufen russische Wissenschaftler ein ganzes Gebiet, das als "wissenschaftliche Organisation der Arbeit" bezeichnet wurde, und legten eine ernsthafte Grundlage für die moderne Theorie des Zeitmanagements. Der Begriff "Zeitmanagement" taucht erst in den 70er Jahren des 20. Jahrhunderts auf, und zu Beginn des 21. Jahrhunderts hat sich diese Branche zu einem der wichtigsten und am weitesten entwickelten Bereiche des Managements entwickelt.

Arten von Zeit

Um etwas zu verwalten, müssen Sie die Essenz des Objekts verstehen. Zeit ist ein spezifisches Managementobjekt. Um sie richtig auszugeben, lohnt es sich, sie in Typen zu unterteilen. Die erste Klassifizierung basiert auf den Konzepten Arbeit und Freizeit. In diesem Fall wird die Zeit in Arbeit und Freizeit oder in Freizeit unterteilt. Durch das Verwalten der Jahreszeiten können Sie Arten wie die saisonale Zeit unterscheiden: Zeit für die Hoch- und Nebensaison.

Sie können eine temporäre Ressource auch in Abhängigkeit von der Aktivität klassifizieren, für die sie reserviert ist. Anschließend werden Arbeitszeit, persönliche und soziale Zeit zugewiesen. Ein Arbeiter wird für die Erfüllung seiner offiziellen Pflichten, für die Planung, für die persönliche Freizeitgestaltung, für Bildung und Unterhaltung ausgegeben, und die Öffentlichkeit wird für Familie, Freunde und die Einrichtung verschiedener Kommunikationsmittel aufgewendet. Bei der Planung wird in der Regel die Arbeitszeit berücksichtigt, wobei natürlich die erworbenen Fähigkeiten des sparsamen Zeitaufwands auf alle Arten angewendet werden müssen.

Zeitmanagement-Funktionen

Jedes Management erfüllt die Hauptfunktion - dies ist der rationelle Umgang mit Ressourcen. Die Funktionen des Zeitmanagements sind die Planung, Verteilung und Ausgabe dieser nicht erneuerbaren Ressource. Zeitmanagement ist erforderlich, um die verfügbare Zeitreserve möglichst effizient zu nutzen, was sich direkt auf die Produktivität einer Person oder eines Mitarbeiters auswirkt. Die Hauptfunktionen des Zeitmanagements sind die Planung der Zeitnutzung, die Organisation von Zeitnutzungsprozessen, die Überwachung der Einhaltung der Grundsätze und die Festlegung der aufgewendeten Zeit.

Vorteile der Zeitwirtschaft

Zeitmanagement gibt eine Reihe von positiven Ergebnissen.Um bei einer Aktivität erfolgreich zu sein, müssen Sie lernen, wie Sie Ihre Zeit richtig verbringen. Eine Person, die die Technologie des Zeitmanagements beherrscht, erhält die folgenden Vorteile:

• schneller und erreicht öfter seine Ziele;
• er schafft die Umstände seines Lebens und kann sie kontrollieren;
• in der Lage, jedes Ziel und jeden Erfolg in jeder Aktivität zu erreichen;
• weniger nervöse Erlebnisse, da in seinem Leben keine Eitelkeit und Eile herrscht;
• hat genug Zeit für Selbsterziehung und spirituelle Entwicklung;
• hat einen Aktionsplan für jeden Tag, wird disziplinierter und gesammelt;
• ruht mehr und fühlt sich daher fröhlich und gesund, hat mehr Möglichkeiten, mit Freunden und Verwandten zu kommunizieren, für Hobbyklassen;
• produktiver in der Arbeit;
• Am Ende ist eine Person selbstbewusster und glücklicher.

Struktur des Zeitwirtschaftsprozesses

Das Zeitmanagementsystem umfasst mehrere grundlegende Prozesse:

• Analyse - um irgendwohin zu ziehen, müssen Sie wissen, was Sie wollen und welche Ressourcen Sie haben;
• strategische Planung;
• Erklärung der Ziele;
• taktische und operative Planung;
• Zielerreichung;
• Kontrolle der Ressourcenausgaben und der Zielerreichung.

Es gibt andere Ansätze, um die Struktur des Zeitmanagements zu bestimmen. Es werden 4 Bereiche der Wissensbildung, Fertigkeiten und Gewohnheiten unterschieden, darunter:

• Zielsetzung, Beherrschung der Zielsetzungstechniken;
• Fähigkeit zur Priorisierung;
• die Fähigkeit zur Verwendung von Planungsinstrumenten und deren kompetente Anwendung;
• Entwicklung, Festigung und Anwendung von Fähigkeiten zur rationellen Nutzung der Zeit.

Arten der Zeitwirtschaft

Wie jedes Management kann das Hauptzeitmanagement in strategische und operative Planung unterteilt werden. Es kann auch nach der Zeit in Arten der Verwaltung dieser Ressource unterteilt werden: langfristig und kurzfristig, wodurch die erste Klassifizierung tatsächlich dupliziert wird.

Strategische Planung ist mit der Erreichung langfristiger, globaler Ziele verbunden, während die Zeit für ein Jahr oder länger vorgesehen ist. Es ist mit Prognosen verbunden, die auf einer gründlichen Analyse der Situation beruhen.

Gegenwärtiges Zeitmanagement ist mit der kurzfristigen Erreichung von Zielen verbunden: von einem Monat bis zu sechs Monaten. Es ist in den Strategieplan eingebettet, deckt jedoch nur seinen unmittelbaren Teil ab.

Die operative Zeiteinteilung ist mit der Erstellung von Wochen- und Tagesplänen verbunden. Die taktische Ressourcenzuweisung ist mit einer realen, aktuellen Situation verbunden, in der die Umstände eine Korrektur vornehmen können.

Allgemeine Grundsätze des Zeitmanagements

Zeitmanagementprozesse basieren auf den Hauptprinzipien, darunter:

• Richtige Zielsetzung. Davon hängen die Erreichbarkeit und die Motivation ab. Es gibt verschiedene Zielsetzungstechniken, die bekannteste und effektivste ist das SMART-Modell.
• Motivation. Zeitersparnis sollte bewusst und mit der Befriedigung einiger wichtiger Bedürfnisse verbunden sein, andernfalls sollte kein Erfolg durch Zeitmanagement erwartet werden.
• Speichern Zeitmanagement ist erforderlich, um das Zeitdefizit zu beseitigen oder zu verringern und die Produktivität für die gleichen Zeiträume zu steigern.

Zeitmanagement-Methoden

Heute sind verschiedene Strategien und Techniken zur Verteilung und Nutzung der Zeit bekannt. Die bekanntesten Methoden des Zeitmanagements sind:

- Die Eisenhower Matrix. Diese Methode besteht darin, eine Matrix nach 4 Merkmalen auszufüllen: wichtig, unwichtig, dringend, nicht dringend. Alle Fälle für den Planungszeitraum werden in dieser Größenordnung ausgewertet und für die Umsetzung eingeordnet. Zuallererst werden dringende und wichtige Angelegenheiten erledigt, weniger dringende und wichtige Angelegenheiten werden auf die zweite Stufe verschoben, die Hauptsache ist, ihre Umsetzung nicht zu verzögern, so dass sie nicht in die erste Kategorie fallen.Dringende und weniger wichtige Fälle sollten nach Möglichkeit an Untergebene delegiert werden, nicht dringende und unwichtige Angelegenheiten sollten sich nicht ansammeln, daher sollten sie delegiert oder überhaupt nicht durchgeführt und von den Plänen ausgeschlossen werden.

- Pyramide von B. Franklin. Dieses solide Modell erfordert zum ersten Mal eine gründliche Vorbereitung und ist dann einfach zu bedienen. Die Pyramide basiert auf globalen Zielen und Leben menschliche Werte. Die zweite Ebene sind langfristige Ziele für 10-20 Jahre. Der dritte ist ein strategischer Plan, Entscheidungen darüber, wie globale Ziele erreicht werden sollen. Als nächstes folgt der Plan für das kommende Jahr, dann der kurzfristige Plan. Oben ist ein Plan für den Tag. Eine solche Pyramide sollte regelmäßig überarbeitet und aktualisiert werden.

Es gibt andere Zeitmanagementtechniken, aber alle basieren auf der Fähigkeit, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, den Fähigkeiten, korrekte und erreichbare Ziele zu setzen, und der Motivation, Zeit zu sparen.

Arbeitszeitmanagement: Grundtechniken und -regeln

Die rationelle Arbeitszeitverteilung ist die wichtigste Aufgabe für Menschen, die ihre Effizienz steigern wollen. Methoden des Zeitmanagements, Management zur Beseitigung von Arbeitszeitmangel. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, einen Arbeitstag nach folgenden Grundsätzen zu planen:

• es ist notwendig, die Fähigkeit bereitzustellen, die Zeit aufzuzeichnen, die für verschiedene Operationen aufgewendet wird;
• Während der Vorbereitung des Plans sollten 60% der Zeit für geplante Arbeiten, 20% für unvorhergesehene Angelegenheiten und 20% für spontane Aufgaben aufgewendet werden.
• es ist notwendig, "Zeitsenken" zu identifizieren und sie so weit wie möglich zu beseitigen;
• Notwendigkeit, Arbeitsaufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen;
• Die Zeitplanung sollte systematisch, kohärent und gerechtfertigt sein.

Um die Zeit in einer Organisation zu verwalten, wird häufig die ABC-Methode verwendet, mit der Sie Unternehmensressourcen nach Wichtigkeitsgrad klassifizieren können. Es basiert auf drei Prinzipien:

• Das Wichtigste erledigt der Anführer, für den er 15% seiner Zeit aufbringt.
• mittelschwere aufgaben werden an führungskräfte delegiert, ihnen werden 20% der arbeitszeit zugewiesen;
• weniger wichtige Aufgaben werden an ausübende Künstler delegiert, die 65% ihrer Zeit verbringen.

Organisation Zeitmanagement

Zeitmanagement in einem Unternehmen ist eine Möglichkeit, bis zu 30% der Arbeitszeit eines Spezialisten zu sparen. Daher muss dem gebührende Aufmerksamkeit geschenkt werden. Das Zeitmanagement in der Organisation liegt bei den Managern, die operative und mittelfristige Arbeitspläne für die ausübenden Künstler erstellen. Heutzutage gibt es viele Computerprogramme, mit denen Sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter planen sowie die Ausführung von Aufgaben und die aufgewendete Zeit überwachen können. Zum Beispiel Toggl, Bitrix "Team" und "Projekt". Es gibt drei Hauptstrategien für das Zeitmanagement der Organisation:

• Beschleunigung. Es ist notwendig, den Zeitaufwand für die Durchführung typischer, insbesondere sich wiederholender Operationen zu minimieren.
• Akkumulation. In jeder Produktionsphase müssen Reserven und Prioritäten festgelegt werden, um eine Zeitreserve für die Ausführung unvorhergesehener Aufgaben zu bilden.
• Straffung. Es ist notwendig, wirksame Systeme zur Planung und Kontrolle des Zeitaufwands einzuführen.

Freizeitmanagement

Jeder Mensch hat immer das Gefühl, zu wenig Freizeit zu haben, und er muss so sorgfältig geplant werden wie ein Arbeiter. Dazu müssen Sie lernen, Arbeit und Freizeit strikt voneinander zu trennen, damit Zeit bleibt, um die Arbeitsfähigkeit wiederherzustellen. Während der Ferien müssen Sie sich auf Anrufe und Nachrichten bei der Arbeit beschränken, um sich vollkommen zu entspannen. Haushaltsarbeit muss gelernt sein, um sich mit maximaler Zeitersparnis zu organisieren. Es ist notwendig, die Fähigkeit zu entwickeln, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren, damit nicht nur Zeit für Entspannung, sondern auch für die eigene Entwicklung bleibt. Sie sollten auch lernen, die kleine Routine, nutzlose Dinge, aufzugeben und maximale Zeit zu lassen, um vorrangige Ziele zu erreichen.