Categorieën
...

Administratieve activiteit - wat is het?

Wat is dit - administratieve activiteit? Waarom is het nodig? Hoe ziet dit soort activiteit eruit? Is het mogelijk om hier "valkuilen" te ontmoeten? Deze en een aantal andere vragen zullen worden beantwoord in het kader van het artikel van vandaag.

Algemene informatie

Over elk bedrijf kunnen we zeggen dat er verschillende functies zijn die onmogelijk zonder te doen zijn. Dit is onafhankelijk van wat de structuur doet. Deze omvatten administratief werk. Dit is een axioma zonder welke succesvolle activiteit nu onmogelijk is. Daarom is het, gezien het, noodzakelijk om te praten over de belangrijkste uitgevoerde functies, over posities, over de plaats en rol in de structuur van het bedrijf. Over het algemeen is administratieve activiteit een heel typisch bedrijf. Hoewel de specifieke inhoud verschilt, afhankelijk van de doelen waarmee het bedrijf momenteel wordt geconfronteerd, van de omvang en beschikbare bronnen. Maar je moet beginnen met de definitie. Administratieve activiteiten zijn de werkzaamheden die verband houden met de organisatie van het werk van werknemers, afdelingen en diensten van een onderneming om hoge organisatorische prestaties te bereiken. Omvat alle niveaus.

classificatie

organisatie van administratieve activiteiten

Administratieve en economische ondersteunende activiteiten kunnen worden onderverdeeld in:

  1. Doorlopende beschikbaarstelling van activiteiten. Dit is de aankoop van kantoorbenodigdheden, benodigdheden, kantoorapparatuur, apparaten en meubels in werkende staat, reparatie en eventueel preventief onderhoud, communicatie en grote eenmalige aankopen.
  2. Documentstroom. Hiermee wordt bedoeld de ontwikkeling van een papieruitwisselingssysteem, het onderhoud van archieven, bibliotheken en databases.
  3. Exploitatie van het gebouw, het terrein en het grondgebied. Hiermee bedoelen we schoonmaak, stroomvoorziening, sanitair, kleine huishoudelijke reparaties, uiterlijkontwerp, inrichting van de omgeving, landschapsarchitectuur.
  4. Organisatorische werkzaamheden. Het omvat evenementen, inrichting van werkplekken, vergaderzalen, catering voor werknemers, transportdiensten, werknemers- en bedrijfsverzekeringen, verhuizing.
  5. Relaties aangaan met derden. Een voorbeeld is interactie met overheidsinstanties, verhuurders en leveranciers.
  6. Intern informatiepersoneel. Dit omvat het organiseren van meldingen van nieuwe documenten, het monitoren van de uitvoering van instructies, het organiseren en onderhouden van up-to-date bulletinboards, het uitgeven van interne bedrijfspublicaties (folders, nieuwsbrieven, kranten), het verzenden van berichten, het organiseren van interne tentoonstellingen en musea.

Zoals u ziet, zit de administratieve en economische activiteit niet stil en slaat u achter de deur.

De nuances van het voltooien van taken

administratieve ondersteuning van de organisatie

De lezer moet erop letten dat sommige functies permanent zijn, terwijl andere worden gepresenteerd als eenmalige taken. Maar desondanks moet dit allemaal worden onthouden en, indien nodig, worden besproken met werknemers. Het kan tenslotte zo zijn dat het nodig zal zijn om een ​​eenmalige, maar globale taak uit te voeren, zoals het organiseren van een verhuizing. En in dit geval zouden er geen vragen moeten zijn met de vraag "wie zal dit allemaal uitvoeren". De specialist in administratieve en economische activiteiten moet goed begrijpen dat zijn hoofddoel is te zorgen voor een comfortabele en ononderbroken werking van alle bedrijfsdiensten.De belangrijkste taak is om de rest van de eenheden te helpen het productieplan te realiseren, wat er ook gebeurt. Daarom kan de bovenstaande lijst met functies zowel worden verkleind als uitgebreid. Het hangt allemaal af van de specifieke situatie.

Over de invloed van verschillende factoren

De volgende factoren beïnvloeden de specifieke lijst met uitgevoerde functies:

  1. Bedrijfsgrootte.
  2. De details van de activiteit.
  3. Bedrijfsdoelen.
  4. Gebruik van eigen / geleende middelen en middelen.

Wat goed is voor een klein bedrijf kan extreem inefficiënt zijn voor een middelgrote structuur. Het is goed als het management kan herkennen dat er problemen zijn en een zekere reorganisatie van het bedrijf noodzakelijk is.

Hoe functies en taken definiëren?

administratieve bevelen

Dus kwamen we geleidelijk tot de conclusie dat de administratieve ondersteuning van de organisatie moet worden uitgevoerd in overeenstemming met de behoeften. Maar hoe bepaal je die specifieke functies en taken die moeten worden uitgevoerd? Hier is een korte gids voor actie:

  1. De analyse van de huidige positie van het bedrijf wordt uitgevoerd en de ontbrekende functies worden bepaald.
  2. De bewegingsrichting wordt gevormd op basis van de geaccepteerde doelen van het bedrijf.
  3. De specifieke kenmerken van de onderneming en hoe dit de uitvoering van de taken beïnvloedt, worden aangegeven.
  4. De haalbaarheid van het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden alleen of door het aantrekken van externe aannemers wordt berekend.
  5. Ondergeschiktheidsvraagstukken worden aangepakt.
  6. Het beste formaat voor het implementeren van de benodigde functie wordt bepaald (toewijzing van één medewerker, afdeling of de hele service).

Het formaat van het artikel staat helaas niet toe alles en alles volledig te overwegen. Daarom zal de organisatie van banen voor werknemers als een studieobject worden beschouwd. Inderdaad, ze moeten vaak interfunctionele taken uitvoeren, en vanwege de inconsistentie van de acties van verschillende eenheden, ontstaan ​​er verschillende problemen.

Taakorganisatie

administratieve activiteiten van de instelling

Deze gebeurtenis vindt niet elke dag plaats. Daarom zijn er in dit geval meestal geen voorschriften. Taken worden opgelost volgens de situatie, heel vaak in noodmodus. In dit geval zijn speciale bestellingen vereist voor administratieve activiteiten. Door de invoering van de regels voor het organiseren van een nieuwe werkplek kunnen we bijvoorbeeld het hele proces op papier plannen en begrijpen hoe het kan worden geoptimaliseerd, wat en in welke volgorde. Dit geldt met name voor bedrijven die zich tot doel hebben gesteld actieve ontwikkeling te realiseren. Dit wordt vaak geassocieerd met de uitbreiding van het personeel en het is noodzakelijk om een ​​goed ontwikkelde aanbesteding voor deze zaak te hebben.

Eerste stappen

In eerste instantie moet een beschrijving van de werkplek worden gemaakt. Het moet een lijst met benodigde apparatuur en meubels bevatten. Maar niet zomaar iets willekeurigs en eerst bij de arm opgedoken, maar iets dat op een typische werkplek wordt gebruikt. Het is mogelijk om gradaties uit te voeren, afhankelijk van het niveau van de positie en de hoogste managementlink, managers op middenniveau en uitvoerders toe te wijzen. Of u kunt voortbouwen op de details van de activiteit. Dit is de aanwezigheid van bezoekers, het gebruik van extra apparatuur, inventaris, speciale vereisten voor kamertemperatuur, huidige verlichting en dergelijke. Idealiter zou voor elke post een beschrijving moeten worden geschreven. Maar dit is ook een zeer bewerkelijke klus. Daarom kunnen we ons in de eerste fase beperken tot het opstellen van een standaardbeschrijving. Voor laboratoriummedewerkers is het bijvoorbeeld nodig om te zorgen voor voldoende verlichting en een bepaald temperatuurregime. Medewerkers van de klantenservice moeten wachtruimtes hebben. Voor accountants moet een kluis worden verstrekt.

Met welke overwegingen moet u rekening houden?

administratieve ondersteuning van activiteiten

Het administratieve plan zou op een aantal punten moeten werken.Wat is bijvoorbeeld beter om constant op voorraad te hebben of te worden verkregen na informatie over een nieuwe persoon die aan het werk gaat. In het geval van inventaris is het bijvoorbeeld wenselijk om een ​​kleine reserve te hebben. Zelfs werkende werknemers kunnen het immers nodig hebben. U kunt ook deelnemen aan tafels met stoelen. Terwijl een reservecomputer al te veel is. Het is duur en snel verouderd en het is niet effectief om het zonder werk op te slaan. Over het algemeen zou een zeer goede oplossing zijn om een ​​matrix van het gehele bedrijfsproces samen te stellen, waarin alle afdelingen worden vermeld die bij het proces betrokken zijn. In dit geval kunt u eenvoudig en duidelijk noteren waar en in welk tijdsbestek u iets moet doen. Dit is belangrijk, niet in het minst vanwege het feit dat omissies vaak voorkomen als gevolg van mislukte datatransmissie. Immers, als er geen adequate initiële informatie is, zullen zelfs de beste bestellingen voor administratieve en economische activiteiten niet in staat zijn om volledig te voldoen aan bestaande verzoeken.

Andere benaderingen

administratief plan

Maar je moet niet alleen hiertoe worden beperkt. Wanneer u bijvoorbeeld met medewerkers communiceert, kunt u een aanvraagjournaal maken. Vervolgens worden binnenkomende verklaringen erin geregistreerd en vervolgens overgedragen aan een specifieke uitvoerder voor uitvoering. In dit geval is het noodzakelijk om de status van de implementatie periodiek te evalueren en te controleren. Het kan ook relevant zijn om medewerkers te stimuleren om de kwaliteit en snelheid van verwerking van applicaties te vergroten. Als er een terechte klacht is dat een van de werknemers zijn taken slecht uitvoert, moet dit eindigen met de straf van de uitvoerder. Om eerlijkheid te waarborgen, is het zeer raadzaam normen vast te stellen. In dit geval is het noodzakelijk om een ​​volledige lijst van mogelijke toepassingen samen te stellen met aanvulling in het geval van precedenten. En dan wordt voor elk item zijn eigen norm ontwikkeld. Hoewel heel vaak geen modelnormen worden gegeven. Daarom bepalen bedrijven hun eigen waarden op basis van de specifieke kenmerken van hun activiteiten en huidige taken. Als er bijvoorbeeld een bericht wordt ontvangen dat een gloeilamp is doorgebrand, wordt er één werkdag toegewezen om dit probleem op te lossen.

Samenvattend het bovenstaande

Zoals u kunt zien, heeft de organisatie van administratieve en economische activiteiten zijn 'valkuilen', die op het eerste gezicht niet zichtbaar zijn. Bij het ontwikkelen van voorschriften en posten moet rekening worden gehouden met een vrij grote hoeveelheid informatie. Dit heeft betrekking op de doelstellingen van het bedrijf, de specificaties en de omvang ervan. Dankzij een gedetailleerde planning en een duidelijk voorschrift van bedrijfsprocessen kunnen we problemen met succes oplossen dankzij de instelling van een adequate procedure voor het uitvoeren van werkzaamheden. Het beheer van administratieve en zakelijke activiteiten bepaalt dat alle betrokkenen bij de uitvoering en controle van het proces bekend moeten zijn met de theoretische rechtvaardiging voor de implementatie ervan. Er moet altijd aan worden herinnerd dat competent leiderschap de efficiëntie van het proces aanzienlijk kan verbeteren. Het maakt niet uit wat het is - over de administratieve en economische activiteiten van de oprichting van overheidsinstanties, een non-profitstructuur of een particuliere onderneming - goed bestuur heeft een enorme ontwikkelingsreserve. En het moet worden gebruikt.

conclusie

administratief beheer

Dus werd overwogen wat administratieve activiteiten zijn. Natuurlijk is de informatie alleen in dit artikel niet voldoende om meteen een goede manager te worden. Zelfs een eenvoudige inleiding tot slimme boeken zal niet genoeg zijn. In deze kwestie moet men inderdaad ook het praktische aspect van de uitvoering van activiteiten begrijpen. Boeken zullen niet vertellen over het bestaan ​​van absoluut alle "valkuilen"; het is noodzakelijk om hobbels in te vullen en zelf ervaring op te doen.


Voeg een reactie toe
×
×
Weet je zeker dat je de reactie wilt verwijderen?
Verwijder
×
Reden voor klacht

bedrijf

Succesverhalen

uitrusting