Administratief directeur: taakverantwoordelijkheden, functies en vereisten

Waar dient de functiebeschrijving voor? Dit belangrijke document beperkt de functionele taken van de werknemer, stelt zijn officiële autoriteit veilig, stelt verplichte eisen voor de aanvrager van een vacante plaats, laat de burger kennis maken met zijn onvervreemdbare (op de werkplek) rechten, volledige verantwoordelijkheid voor acties / inactiviteit, beslissingen. Vandaag laten we je kennis maken met de functiebeschrijving van de administratief directeur. Namelijk met de belangrijkste bepalingen van dit document, de standaardstructuur en inhoud. We beginnen ons verhaal met een algemene kennismaking met de functie.

Over positie

Administratief directeur is een voltijdse eenheid die het meest kenmerkend is voor grote bedrijven met een uitgebreid beheersysteem. Wat doet een specialist? Meestal is dit de adjunct-directeur voor administratief werk. Het volgende valt echter vaak binnen het bereik van:

Office;
IT-afdeling;
secretariaat;
archieven enzovoort.

De reikwijdte van de ambtenaar

De administratieve directie houdt zich voornamelijk bezig met organisatorische kwesties. In sommige gevallen omvat de reikwijdte van zijn autoriteit en plichten het volgende:

Veiligheid in de organisatie.
Bedrijfsethiek.
Vragen over arbeidsdiscipline in een bedrijf of onderneming.

Administratief directeur - een manager op voldoende hoog niveau. De officiële taken van deze werknemer houden in dat hij bevoegd is om zich bezig te houden met het algemene beheer van de werkzaamheden van zijn ondergeschikte eenheden. En dit betekent dat hun werknemers direct ondergeschikt zijn aan deze functionaris. Hieruit vloeit direct voort dat vrij strenge kwalificatie-eisen worden opgelegd aan bestuursleden.

Wetgevende regelgeving

In de regel worden specialisten van de personeelsdienst van de organisatie bij het opstellen van functiebeschrijvingen geleid door de CEN (de Unified Qualification Reference Guide voor Manager, Specialisten en andere werknemers). De wet werd goedgekeurd in opdracht van het ministerie van arbeid nr. 37 in 1998.

Maar er is geen administratief directeur (functiebeschrijving van de werknemer) in de TSA. Hieruit volgt dat de HR-specialist bij het opstellen van een document voor deze werknemer kan vertrouwen op handelingen voor vergelijkbare functies:

Hoofd van de business unit;
het hoofd van het kantoor;
hoofd (senior) beheerder;
Hoofd van de archiefafdeling enzovoort.

Adjunct-directeur voor administratief beheer

Functieomschrijving Plan

Er is hier geen strikt gedefinieerd patroon. De functiebeschrijving van de adjunct-directeur voor administratief werk moet echter noodzakelijkerwijs de volgende secties bevatten:

Algemene bepalingen
De hoofddoelstellingen van de activiteit.
Functionele verantwoordelijkheden van een specialist.
De rechten van een ambtenaar.
Verantwoordelijkheid van de werknemer.

Op basis van dit document nodigen we de lezer uit om vertrouwd te raken met de aspecten van de activiteiten van het hoofd van de administratieve werkzaamheden.

Algemene bepalingen van de functiebeschrijving

We beginnen de structuur van dit gedeelte van het document te analyseren:

Volledige naam van de functie. In ons geval is alles eenvoudig: "administratief directeur."
Beschrijving van positie, vereisten voor ondergeschiktheid. In ons geval is de specialist ondergeschikt aan de CEO. Op zijn beurt kan hij op zijn beurt kleinere eenheden en hun leiders hebben.
De voorwaarden voor toelating van de aanvrager tot een vacante plaats, evenals de voorwaarden voor zijn ontslag, niet in tegenspraak met de huidige Russische arbeidswetgeving. In ons geval vinden de ontvangst en het ontslag plaats op bevel van de algemeen directeur van de organisatie.
Een indicatie van de werknemer die tijdelijk optreedt als directeur van het administratieve gedeelte bij afwezigheid van dit laatste op de werkplek.

Kwalificatievereisten voor de kandidaat voor de functie

Aangezien het werk van de administratief directeur niet rechtstreeks in de TSA wordt vermeld, is het vrij moeilijk om zelf de kwalificatie-eisen voor de personeelsfunctionaris te bepalen. Meestal geven ze aan dat een werknemer met een hogere opleiding vereist is (in een specialisatie met betrekking tot de activiteiten van de inlenende onderneming op het gebied van personeelsbeheer), evenals ervaring in leidinggevende functies.

Noodzakelijke kennis en begeleiding

Dit gedeelte van de functiebeschrijving geeft het volgende aan:

De lijst met kennis waarover een ambtenaar moet beschikken. Dit is de Russische arbeidswetgeving, de meldingsprocedure (inclusief personeelsregisters), enz.
De lijst met normatieve handelingen waarmee de administratief directeur moet worden geleid bij zijn officiële activiteiten. Dit zijn Russische wetgeving, lokale wetten en bevelen van de inlenende organisatie, interne arbeidsvoorschriften, etc.

De belangrijkste functies van de ambtenaar

In dit gedeelte is het voor de directeur van de administratieve afdeling belangrijk om de belangrijkste taken van de specialist op de werkplek aan te geven. De standaardwaarde is de volgende:

Controle over de activiteiten van structurele onderverdelingen van de organisatie.
Werk met verschillende economische en administratieve documentatie.
Zoeken naar kantoor- en productiefaciliteiten voor het bedrijf.
Medewerkers van het bedrijf voorzien van de nodige kantoorbenodigdheden, kantoorapparatuur, meubels, etc.
Personeelsselectie voor vacatures in ondergeschikte structurele eenheden.
Verantwoorde beslissingen nemen om vooraanstaande ondergeschikte werknemers aan te moedigen en degenen die arbeidsdiscipline overtreden, te straffen.

Functionele taken van een ambtenaar: versie nr. 1

Bij het opstellen van instructies voor de administratief directeur (plaatsvervangend hoofd) moet de personeelsfunctionaris in dit gedeelte kort maar gedetailleerd en duidelijk de taken van een specialist beschrijven. Aangezien er geen specifieke aanbevelingen in de CEN zijn, bieden we u verschillende versies van de inhoud van deze sectie.

De eerste ziet er zo uit:

Vakantieschema houden.
Tijdrecords.
Controle van werkdiscipline in het bedrijf.
Directe communicatie met de gewone medewerkers van de instructies van het bedrijfsmanagement.
Monitoring van de tijdige uitvoering door de afdelingsmedewerkers van de bevelen van het hoofd.
Contacten leggen met partners, aannemers, overheidsinstanties. Documentatie bij hen opvragen, deelnemen aan discussies, problemen oplossen waarvoor geen verplichte aanwezigheid van senior bedrijfsdirecteuren vereist is.
Organisatie van massale bedrijfsevenementen voor werknemers in het bedrijf.
Controle over het waarborgen van de veiligheid van het eigendom van de werkgever.
De implementatie van maatregelen die bijdragen aan het voorkomen en elimineren van officiële conflicten binnen het bedrijf.
Organisatie van het schoonmaken van kantoren, industriële gebouwen, aangrenzend grondgebied.
Medewerkers van het bedrijf voorzien van de benodigde kantoor-, productie-accessoires, machines, apparatuur, etc.
Een eerste briefing geven aan nieuw aangenomen werknemers - over veiligheidsmaatregelen, brandveiligheidsvoorschriften, arbeidsbescherming.
Beoordeling van de bijdrage van werknemers aan de ontwikkeling van de onderneming, het nemen van verantwoorde beslissingen over de promotie van werknemers.
Deelname aan de oplossing van kwesties van schending van arbeidsdiscipline, onderwerping aan het hoger management van voorstellen voor disciplinaire maatregelen.

administratief directeur functiebeschrijving

Functionele taken van een ambtenaar: versie nr. 2

Stel je nu een andere versie van de functiebeschrijving voor. Namelijk - het gedeelte dat de taken van de administratief directeur van de onderneming vertegenwoordigt:

Algemeen beheer van de administratieve activiteiten van de organisatie.
Organisatie en implementatie van documentatie voor het werkgeversbedrijf. Met andere woorden, ensceneringsworkflow.
Opstelling van de administratieve begroting. Verspilling bewaken, kosten optimaliseren.
Administratie van het administratief personeel - het kantoor, het secretariaat, de AHO (administratiekantoor).
Deelname aan de selectie van personeel rechtstreeks voor administratieve eenheden.
Controle op naleving van arbeidsbeschermingsvoorschriften, brandvoorschriften, veiligheidsmaatregelen.
Organisatie van de activiteit van interne communicatiestructuren - de regels voor de interactie van afdelingen, informatiesystemen, werknemers en structurele eenheden.
Bedrijfsprocessen opzetten en vervolgens verbeteren.
Methodologische ondersteuning van het bedrijf: de ontwikkeling van servicenormen, voorschriften en het toezicht op de implementatie ervan.
Inkoopbeheer (apparatuur, benodigdheden, briefpapier, kantoormeubilair, enz.).
Interactie met organisaties, partners die de activiteiten van het inlenende bedrijf ondersteunen, aanbesteding.

Functionele taken van een ambtenaar: versie nr. 3

En de nieuwste versie van de taken van de administratief directeur:

Toezicht op de volledige en tijdige uitvoering door de beheermaatschappij, de verhuurder van het kantoorgebouw (indien relevant) van de bepalingen van met hen gesloten overeenkomsten. In het bijzonder om het leven van het bedrijf te verzekeren.
Planning, begeleiding en monitoring van de activiteiten van werknemers in de AHO, evenals aannemersbedrijven die werken ten behoeve van het inlenende bedrijf (water, voedsel, schoonmaak, etc.).
Zorgen voor een soepele werking van de organisatie.
Organisatie van reparatie, restauratie, herstructurering van kantoren, industriële gebouwen (inclusief de betrokkenheid van aannemers). Coördinatie van deze acties met de verhuurder, beheermaatschappij, enz.
Organisatie van banen voor nieuwe werknemers.
Het bedrijf voorzien van nieuwe meubels, apparaten, apparatuur, benodigdheden.
Zoeken en organiseren van aanbestedingen.
Onderhoud van contracten met aannemers, leveranciers van noodzakelijke diensten.
Betaling van rekeningen, financiering van administratieve projecten.
Workflow met aannemers, partners, verhuurder.
Organisatie van het transport van werknemers, levering van documentatie.
Organisatie van banen.

Specialistische rechten

Een functiebeschrijving is vereist om de specialist de uitvoering van zijn officiële taken te garanderen. De standaardrechten van een administratief directeur zijn als volgt:

De mogelijkheid om de nodige acties te ondernemen om conflictsituaties te elimineren.
Uitgifte (binnen de grenzen van officiële competentie) van orders die bindend zijn voor ondergeschikte werknemers.
Voorstellen indienen bij het hoger management voor het opleggen van disciplinaire sancties, het inhuren van nieuwe werknemers, de vrijlating van werknemers van het werk.
Sluit overeenkomsten met partners en aannemers voor de aankoop van benodigde apparatuur en materialen. Het uitvoeren van relevante bankactiviteiten.
Voer onderhandelingen in het kader van hun autoriteit namens het hele werkgeversbedrijf.

Op verzoek van de werkgever kan de bovenstaande lijst van rechten van een ambtenaar worden uitgebreid.

Verantwoordelijkheid van een ambtenaar

Dit gedeelte van de functiebeschrijving geeft informatie over de disciplinaire, strafrechtelijke en administratieve verantwoordelijkheid van de directeur van de AXO. Het volgende is hier standaard:

Tuchtrechtelijke aansprakelijkheid voor schending van interne arbeidsvoorschriften, niet-naleving van bevelen van een hoger management, evenals plichten bepaald door de functiebeschrijving.
Voor het plegen van acties (inactiviteit), waarvoor verantwoordelijkheid valt onder het Wetboek van Administratieve Delicten, Strafwetboek van de Russische Federatie.
Voor het veroorzaken van materiële schade aan zowel het inlenende bedrijf als zijn werknemers. Verantwoordelijkheid valt onder het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie.

De administratief directeur moet, net als elke andere werknemer, zich strikt houden aan de vereisten van zijn functiebeschrijving. Vóór het begin van de uitvoering van de werkzaamheden moet de werknemer zich vertrouwd maken met de inhoud van dit document en hem verzekeren met zijn handtekening. De hierboven gepresenteerde functiebeschrijving geeft in algemene termen alle aspecten weer van de activiteiten van de adjunct-directeur voor ACh in een groot bedrijf, in een onderneming.