Het ontwerp van de archiefinventaris in ons land in de afgelopen jaren is vooral relevant vanwege de voortdurende veranderingen, hervormingen, herstructureringen en veranderingen die van invloed zijn op de economische sector. Informatie opgeslagen in archieven wordt belangrijk en waardevol geacht. Hiermee kunt u begrijpen waarom de situatie zich op een specifieke manier heeft ontwikkeld en kunt u begrijpen wat de vooruitzichten voor de toekomst zijn. Archieven zijn een onschatbare informatiebron, maar alleen dan erg handig als u er naartoe kunt navigeren. Hiervoor is een systeem voor het organiseren van archieven ingevoerd.
Relevantie van het probleem
De archieven van ons land zijn gericht op het verzamelen van betrouwbare informatie. De belangrijkste functie van de archiefinventaris is om het zoeken naar de nodige informatie in de grootste informatiebronnen te vereenvoudigen. Hiervoor wordt een referentiesysteem verstrekt, een methodologische basis die van toepassing is op alle archiefinstellingen van de staat. We hebben het in feite over een wetenschappelijk en referentieapparaat, waardoor een archief op nationaal niveau functioneert. De efficiëntie van dit apparaat hangt af van hoe efficiënt en zorgvuldig de mappen worden gevormd, dat wil zeggen de inventaris.
De huidige realiteit van zakendoen is zodanig dat een archiefinventaris van zaken een belangrijke referentiegids is om te helpen navigeren tussen een zee van informatie. De inventaris is een document waarin de opgeslagen bestanden worden vermeld en die tegelijkertijd wordt gebruikt om documentatie vast te leggen. De informatiebelasting wordt als groot geschat, de inventaris dient als basis voor het samenstellen van verwijzingen en handleidingen. In veel opzichten, hoe goed de inventaris is, bepaalt hoe gemakkelijk en snel de informatie die u nodig hebt wordt gevonden. Ze praten over twee hoofdfuncties van dergelijke documentatie: informatie en boekhouding.
Over terminologie
Archiefbestand van zaken is de hoofddirectory die het werk van een archieforganisatie structureert. Voorraad is een boekhoudkundig record, tegelijkertijd is het een wetenschappelijk en referentieobject, dat de mogelijkheid biedt om snel de gewenste te vinden. Inventaris - de laatste stap van papierwerk met documentatie die moet worden opgeslagen in het staatsarchief of georganiseerd met een afdeling. Om het archief volledig te kunnen uitrusten, is het noodzakelijk om inventarissen te vormen voor alle zaken die bedoeld zijn om continu of langer dan tien jaar te worden opgeslagen. Het is noodzakelijk om mappen te maken waarin wordt beschreven welke persoonlijke documentatie met betrekking tot de staat door experts is geëvalueerd en als waardevol is erkend, daarom moet deze ook worden opgeslagen.
In modern kantoorwerk, sprekend over archiefinventarissen en hun doel, merken ze op dat de documentatie tot de referentiecategorie behoort. Het wordt gevormd om de samenstelling en inhoud van de opgeslagen eenheden te beschrijven, en om het systematiserings- en boekhoudsysteem van een bepaald fonds te consolideren. De objecten die in de inventaris worden beschouwd, zijn eenheden. Elke inventaris is één niveau. Er moet voldoende informatie in staan zodat u de benodigde gegevens in het apparaat kunt vinden zonder er veel tijd aan te besteden.
Welke en waar
Volgens methodologische aanbevelingen moet de samenstelling van archiefinventarissen worden geïndividualiseerd voor gevallen die zijn bedoeld om permanent te worden opgeslagen, voor meer dan een decennium, en met betrekking tot persoonlijke informatie over personeel. Afzonderlijk is het noodzakelijk om een inventaris op te stellen van zaken die specifiek zijn voor één juridische entiteit. Het kunnen bijvoorbeeld officiële onderzoeken, gerechtelijke stukken of wetenschappelijke rapporten zijn - het hangt allemaal af van de aard van de instelling.Doorgaans wordt de inventaris gevormd in dezelfde instelling waar de te bewaren documenten werden verzameld en met hen overgedragen naar het archief. Nationale archieforganisaties hebben een gespecialiseerd wetenschappelijk apparaat. Als de ontvangen beschrijving niet aan zijn normen voldoet, wordt de inventaris opnieuw samengesteld, rekening houdend met de lokale vereisten.
Met de samenstelling van een archiefinventaris kunt u de samenstelling van de documentatie vrijgeven, de inhoud ervan beschrijven, de boekhouding van het totale aantal opgeslagen bestanden vereenvoudigen en de interne systematisering van het beheer van de documentaire circulatie helpen stabiliseren. Elk geval wordt beschreven op een speciale kaart. De titel moet worden vermeld, waaruit duidelijk blijkt welk type documenten erin zijn opgeslagen, en de inhoud van een dergelijke eenheid. Een correct ingevulde voltooide inventaris beschrijft duidelijk de inhoud van het gehele documentatiefonds.
Functionaliteit en compilatie: een aantal nuances
Met de samenstelling van een archiefinventaris kunt u bepalen hoeveel eenheden er in het fonds zitten. Hierdoor wordt de veiligheid van documentatie en controle over de aanpassing van het volume geïmplementeerd. Omdat aan cases serienummers worden toegewezen, kunt u snel nuttige informatie vinden. Tegelijkertijd helpt de inventarisatie om een rationele opstelling van documentatie vast te stellen en vast te leggen die overeenkomt met duidelijke logica. De classificatie van documentatie in het kader van het archief is een groepering op basis van enkele wetenschappelijke berekeningen. In dit geval wordt rekening gehouden met de structurele kenmerken die historisch zijn aanvaard in een bepaalde instelling, evenals met de specifieke kenmerken van het werk van het fonds.
Classificatie, die een integraal onderdeel is van de archiefinventaris, omvat eerst het uitwerken van een systeem voor het verdelen van alle gevallen in groepen en het vervolgens direct verspreiden ervan. Nadat u alle kaarten hebt geclassificeerd, kunt u er een inventaris van maken. Soms wordt een inventarisatie gemaakt die alle zaken van de stichting weerspiegelt. Dit is meestal nodig als de onderneming niet meer bestaat. Als een deel van de rechtspersoon ophoudt te bestaan, wordt een inventaris van alle gevallen voor alle jaren van bestaan van deze eenheid gevormd.
Voorraden: waar zijn ze voor?
Documentatie waarin wordt uitgelegd wat belangrijk is, archiefinventarissen bestaan op federaal niveau - dit is wetgeving. Ook kunnen lokale wetten die deze kwestie regelen in de onderneming worden vastgesteld. In de regel worden voorraden in een jaar gedaan, maar ze kunnen ook voor een andere periode worden opgesteld. Zo classificeren ze de zaken die in deze periode in het bedrijf verschenen. Voorraden kunnen verschillende functies hebben, thematisch zijn, onderwerp zijn. U kunt een inventaris achterlaten van alle zaken van een fonds, u kunt een afzonderlijk onafhankelijk document maken voor verschillende delen van dit fonds.
In feite is een archiefinventaris een lijst met opgeslagen bestanden, het eindresultaat, een certificeringsblad, een map. De beschrijving geeft aan welke eenheden in het bestand zijn opgeslagen. Gebruik hiervoor getallen, indexen, koppen, deadlines, het aantal bladen en notities. Doorgaans wordt de inventaris in een tabel gecompileerd en heeft elke weergegeven parameter een eigen kolom. De primaire documentatie voor de persoon die verantwoordelijk is voor de vorming van de inventaris is de nomenclatuur die is aangenomen in het administratieve werk van de onderneming. Voordat u in archieven begint te werken, moet u controleren of de titels van de documentatie overeenkomen met de naam van de case, hoe correct deze is opgemaakt, of de documentatie van binnen correct is. Om de inventaris correct te kunnen opstellen, moeten alle opslageenheden worden genummerd, rekening houdend met de interne regels voor systematisering. Een uniform systeem van normen wordt zowel op zaken als op objecten daarin toegepast. Om een beschrijvend artikel correct in te vullen, moet u alle koppen met uiterste precisie overbrengen. Wanneer u elementen introduceert waarvan de koppen overeenkomen, moet u "Zelfde" schrijven. Als de headers anders zijn, wordt de informatie volledig overgedragen.
Basisregels
De lijst met archiefdocumenten kan uit meerdere bladen bestaan.Bij elke nieuwe moeten alle rubrieken in volledige bewoording aanwezig zijn, exact overeenkomend met de originele documentatie, zelfs als het vorige blad dezelfde namen had. In de toelichtingen is het noodzakelijk om de fysieke staat van de documentatie te beschrijven en een merkteken te plaatsen voor het geval de zaak is uitgevallen. Als één geval documentatie voor meerdere jaren bevat, is het noodzakelijk om het te sorteren, gericht op de startdatum van het onderhoud. Bij het nummeren mag de waarde "9999" niet worden overschreden. Vijfcijferige nummers zijn hiervoor niet van toepassing. Indien mogelijk moet alles worden gesystematiseerd en beschreven, rekening houdend met de chronologie. De tweede sorteerregel is de interne structuur van de onderneming.
Wanneer een inventaris van archiefdocumenten wordt samengesteld, is de laatste stap in de formatie een uniek nummer. Om dit te bepalen, laten ze zich leiden door een inventarisregister. Als de organisatie voorraden ontvangt van de structurele eenheid en ze gebruikt in hun werk, om een beschrijving van het volledige archief van de onderneming te genereren, is het noodzakelijk dat de afdeling alle documenten in tweevoud overdraagt. De inventaris voor het jaar is opgesteld in vier exemplaren, voor de personeelszaken zijn drie identieke voorraden nodig. Voor gevallen die bedoeld zijn om meer dan twee decennia te worden opgeslagen, moet een inventarisatie van twee exemplaren worden gemaakt. Wanneer u een inventaris van documentatie met betrekking tot personeel samenstelt, moet u eerst alle bestellingen, dan lijsten, kaarten optellen. Alleen dan worden persoonlijke bestanden gesorteerd, vervolgens facturen en loonlijsten. Hierna volgen werkboeken, het laatste deel zijn handelingen die zijn opgesteld in het kader van industriële ongevallen. Gebruik persoonlijke alfabetische volgorde om persoonlijke zaken te systematiseren. Het is noodzakelijk om gevallen in de inventaris te maken, gericht op het jaar waarin de persoon is ontslagen.
Structuur en inhoud: subtiliteiten van design
Voor de vorming van verschillende soorten archiefinventarissen zijn verantwoordelijk voor verschillende structuren van de onderneming. Dus een jaar lang moet zo'n structureel document uit afdelingen bestaan en de verantwoordelijkheid voor de vorming van een geconsolideerde inventaris ligt bij het afdelingsarchief. Een dergelijk document zal de basis vormen voor het werk van specialisten van het staatsarchief die documenten van de onderneming ontvangen. Ze gebruiken een samenvattende inventaris om hun interne archiefdocumentatie zo te vormen dat persoonlijke bestanden en documenten die bedoeld zijn voor permanente opslag zich in verschillende compartimenten van het archief bevinden.
Elke vorm van archiefinventaris begint met een titelpagina. De titel wordt gevolgd door een inhoudsopgave en vervolgens een voorwoord, waarna de inventaris direct begint. Zorg ervoor dat u alle afkortingen in het document opsomt, ze ontcijfert, verwijzingen plaatst en vertaaltabellen tekent. Een noodzakelijk element van de inventaris is een bibliografie. Hierna volgt een verklarende woordenlijst en een certificeringsblad sluit het document. De titel moet volledig de naam van het archief en het bedrijf dat de documenten heeft gemaakt, de naam van het fonds en kentekenplaten, namen van voorraden en datums vermelden.
Waar schrijven ze over?
De inhoudsopgave van de archiefinventaris is bedoeld om aan te geven welke secties erin zitten, op welke pagina's ze beginnen. Het voorwoord verzamelt informatie over de onderneming die het documentatiefonds heeft gevormd, over het fonds zelf. Hier schrijven ze een annotatie en beschrijven ze wat voor soort documentatie erin is opgeslagen. Het voorwoord is ook een lijst van het referentie-apparaat.
De hoofdtekst is een beschrijving. Vermeld voor elke eenheid het serienummer, de titel en authenticiteit. Als het bedrijf eerder inventarisnummers gebruikte, moeten deze worden geregistreerd in het grootste deel van de inventaris. Het vermeldt ook wat boekhoudeenheden zijn, hoeveel bladen er in een bepaalde eenheid zijn, in welke taal het is samengesteld en in welke versie het is gereproduceerd. In de inventaris kunnen enkele visuele kenmerken van de opgeslagen case worden aangegeven. Als het bedoeld is om bijzonder belangrijke en waardevolle documentatie op te slaan, kan de beschrijving aantekeningen bij dergelijke objecten maken.
Een lijst met afkortingen die in de archiefinventaris worden gebruikt, is nodig als specifieke afkortingen die binnen een bepaalde onderneming zijn gebruikt, in het werk zijn gebruikt. Door middel van verwijzingen weerspiegelen onderwerp concepten. Soms worden wijzers geassocieerd met geografie, namen, datums. Annotaties zijn toegestaan. Als in het werk gespecialiseerde termen werden gebruikt, moeten deze worden ontcijferd in het woordenboek dat bij de inventaris wordt gevoegd. Het certificatieblad is bedoeld om de totale informatie over het document aan te geven. Het geeft aan hoeveel vellen binnen zijn genummerd, hoeveel eenheden zijn opgeslagen, of de samenstelling tijdens opslag is gewijzigd. De compiler van de inventaris is vereist om een certificeringsblad te ondertekenen. Als er wijzigingen nodig zijn, worden deze op het certificatieblad vastgelegd door de opsteller of andere persoon die verantwoordelijk is voor de procedure.
Gedetailleerd en nauwkeurig
Zoals u uit de voorbeelden van archiefdossiers van cases kunt concluderen, moet het voltooide object worden ontworpen in overeenstemming met de normen voor kantoorwerk. Het is noodzakelijk om een helpdesk te vormen, waardoor het ophalen van gegevens sneller en efficiënter wordt. Via een dergelijk apparaat kunt u snel extra gegevens over het documentatiefonds krijgen. Het referentieapparaat dat de inventaris vergezelt, moet een titelpagina en de inhoud van het document, een voorwoord, een lijst met gebruikte afkortingen en afkortingen bevatten, evenals indexen. In sommige gevallen kunnen er aanvullende elementen zijn - tabellen, woordenboeken.
De titel moet de naam aangeven van het archief waarin de documentatie is opgeslagen, wat de naam van het fonds is, inclusief de afkorting, en het nummer. Geef het nummer van de inventaris en de naam aan. De inhoudsopgave moet een volledige lijst van alle secties en het referentieapparaat bevatten, inclusief het voorwoord, de lijst met gebruikte afkortingen en de namen van de onderdelen. Elke titel gaat vergezeld van een paginanummer dat eraan is toegewezen bij het samenstellen van een inventaris. Met recht wordt aangenomen dat voor het onderzoekspersoneel een van de belangrijkste onderdelen het voorwoord is, dat de geschiedenis beschrijft van de instelling die het fonds heeft gevormd. Ze schrijven de historische omgeving, de omstandigheden waarin het bedrijf actief was, de datum van zijn verschijning en de hiërarchische structuur van ondergeschiktheid. Het voorwoord geeft aan hoe het papierwerk was georganiseerd, hoe groot de instelling was en welke functies het vervulde, waarom het werd gereorganiseerd of geliquideerd en wanneer het gebeurde.
Over afkortingen
Een dergelijke lijst is samengesteld met inachtneming van het alfabet. Het moet alle afkortingen bevatten die zijn gebruikt bij het samenstellen van de inventaris. Het document moet de volledige naam bevatten van elk woord dat minstens één keer is verkleind. Gewoonlijk worden afkortingen gebruikt om ruimte te besparen, alleen veelgebruikte woorden veranderen. Bovendien decodeert de helpdesk alle afkortingen. De juiste samenstelling van dit element helpt bij het maken van een uniforme inventaris, waarvan elk item zo informatief mogelijk is en duidelijk de informatie overbrengt die nodig is voor de lezer.
Er zijn enkele afkortingen die algemeen worden geaccepteerd en actief worden gebruikt in geschreven spraak - symbolen die lengte en massa coderen, andere maateenheden, evenals afkortingen "t. d. "," t. e. 'en vergelijkbaar. Ze hoeven niet te worden geverfd. Het is niet nodig om een decodering te geven aan die afkortingen die feitelijk gebruikte woorden zijn. Het 'vakbondscomité' verwijst bijvoorbeeld precies naar deze categorie afkortingen, die veel worden gebruikt in de omgangstaal.
Hoe het allemaal begon
Uit de geschiedenis van de mensheid is bekend dat archiefinventaris misschien wel het oudste type naslagwerk is dat voor archieven is geïntroduceerd. Het gebruik van inventarissen in de dertiende eeuw werd officieel bevestigd en werd in die tijd gebruikt om rekening te houden met belangrijke documenten en de veiligheid te waarborgen. Dankzij de inventarissen werd het eenvoudiger om naar documenten te zoeken, dus het was mogelijk om deze als bronnen van waardevolle informatie te gebruiken.In de periode van 13-15 eeuwen waren de inventarissen kort, samengesteld zonder speciale systematisering, slechts kort beschreven boeken, manuscripten. In feite waren dit informele lijsten.
In de zestiende eeuw werd de inventarisbenadering meer verantwoordelijk. Lijsten bevatten een lijst van de verschillende documentatieopties. Er waren inventarissen waarin de objecten waren gegroepeerd volgens een attribuut, hoewel ze tegelijkertijd nog werden gebruikt, waarin de informatie zonder systematiek werd vastgelegd. In de zeventiende eeuw ging de voortgang van de vorming van inventarissen verder, begonnen gedetailleerde gidsen te worden gemaakt, verschillend van elkaar in formaat. Ze waren erg nuttig, en zelfs moderne onderzoekers, die dergelijke inventarissen gebruiken, krijgen van hen belangrijke informatie over eerder uitgevoerde gevallen en vervolgens opgestelde documenten. In de zeventiende eeuw consolideren inventarissen eindelijk een systematisch beschrijvend karakter.