Audit van bedrijfsprocessen: wanneer en hoe deze uit te voeren? Bedrijfsprocessen - voorbeelden

Om te kunnen overleven in hevige concurrentie, is het van vitaal belang voor een modern bedrijf om snel te reageren op marktveranderingen en de beschikbare middelen rationeel te gebruiken. Na verloop van tijd neemt de efficiëntie echter af - een deel van de acties en procedures is verouderd, afdelingen beginnen elkaars taken te dupliceren. Daarom is tijdige audit van bedrijfsprocessen zo belangrijk. Het management kent de zwakke punten van de onderneming en kan passende maatregelen nemen en het werk optimaliseren.

definiëren

Een bedrijfsproces is een keten van logisch verbonden, periodiek herhalende bewerkingen waarbij de middelen van de organisatie worden gebruikt om een ​​object (virtueel of fysiek) te verwerken. Met andere woorden, dit is een bepaald segment van het werk van de onderneming met echte, meetbare resultaten.

Een interne audit van bedrijfsprocessen is een analyse van alle soorten bedrijfsactiviteiten: productie, commercieel, sociaal. Het is de taak om te bepalen hoe effectief de belangrijkste structurele eenheden van het bedrijf en de kanalen voor informatieoverdracht functioneren.

Wanneer uit te geven

1. Na de introductie van nieuwe documentatie en instructies. Bijvoorbeeld bij het installeren van andere software. In dit geval is het beter om niet onmiddellijk, maar na een tijdje een audit uit te voeren die nodig is voor de "inbraak" en testen. De diepte van verificatie hangt af van de omvang van de veranderingen en het belang van dit proces voor het bedrijf.

2. Geplande audit. Het wordt uitgevoerd volgens het vastgestelde schema, minimaal 1 keer per jaar.

3. Niet-geplande audit. Het wordt georganiseerd op verzoek van het senior management of de manager die verantwoordelijk is voor een specifiek bedrijfsproces. Een dergelijke behoefte kan ontstaan ​​als:

• er is een grote storing opgetreden;
• klachten van procesklanten (extern en intern) worden periodiek ontvangen;
• Er zijn suggesties en ideeën om het proces te verbeteren.

Samenvattend kunnen we zeggen dat de audit van bedrijfsprocessen noodzakelijk is in alle gevallen waarin zich wijzigingen voordoen in het bedrijf.

Soorten bedrijfsprocessen

In de moderne managementtheorie wordt de verdeling van processen in hoofd- en hulpapparatuur algemeen aanvaard. De eerste groep omvat alles waarmee een organisatie geld kan verdienen en bepaalde doelen kan bereiken:

• productie van goederen / dienstverlening;
• marketing en verkoop;
• logistiek en bezorgservice;
• communicatie met leveranciers en tussenpersonen;
• fiscale boekhouding;
• klantenondersteuning.

Ondersteunend zijn op hun beurt die processen die zorgen voor de implementatie van de kern, die de nodige middelen en informatie verschaffen. Dit zijn interne functies, zoals personeelsbeheer, boekhouding en het waarborgen van de veiligheid van een object.

Bedrijfsprocessen: voorbeelden en beschrijving

Het is belangrijk op te merken dat elk specifiek bedrijf zijn eigen lijst van bedrijfsprocessen heeft, rekening houdend met de omvang en specifieke kenmerken van activiteiten.

De belangrijkste elementen van elke PSU zijn:

• gegevens invoeren;
• middelen (mensen, apparatuur, infrastructuur, software);
• criteria (klantvereisten, normen, wetten);
• documenten en records (betalingen, aanvragen, bestellingen, ontvangsten, facturen);
• uitvoergegevens (product, het onderdeel of noodzakelijke informatie);
• meting van resultaten (audit, monitoring, analyse).

Bovendien moet elk proces een aangewezen eigenaar hebben die verantwoordelijk is voor het eindresultaat.

Laten we eens kijken hoe bedrijfsprocessen kunnen worden beschreven. We namen voorbeelden uit twee totaal verschillende sferen in hun essentie.

Het eerste bedrijf verkoopt franchises.In haar werk met klanten kunnen 4 belangrijke bedrijfsprocessen worden onderscheiden. Op hun beurt bestaat elk van hen uit verschillende operaties.

1. kwalificatie. Taak: de aanvraag verwerken. In deze fase kunt u een trechter maken en de effectiviteit van marketing evalueren. De werknemer verwerkt de ontvangen aanvraag en draagt ​​deze over naar de status "Gekwalificeerd" of "Weigering". Alle gekwalificeerde toepassingen vallen onmiddellijk in BP-2.
2. Te koop. Taken: een presentatie maken, werken met bezwaren, een bijdrage ontvangen en het project overdragen aan de curator. Om de werkefficiëntie te verbeteren, worden een systeem van werknemersmotivatie, een plan en een verkoopprognose ontwikkeld. Transacties komen automatisch van BP-1 of worden handmatig gecreëerd door de manager. Na de overdracht aan de curator gaat het project naar BP-3.
3. lancering. Taken: benoeming van een curator, start van het werk en voorbereiding van een rapport. Dit bedrijfsproces biedt een stapsgewijze lancering van de franchise. Nieuwe functies zijn toegevoegd: documentfixering, meldingen aan klanten, aantrekken van nieuwe werknemers en aannemers.
4. royalty. Taak: op tijd om een ​​bijdrage te ontvangen (royalty's). Onmiddellijk na de lancering wordt automatisch een nieuw bedrijfsproces aangemaakt en wordt de datum van de volgende betaling toegewezen. Er wordt ook een ondersteuningsplan voor franchisenemers opgesteld.

Het tweede voorbeeld is een full-cycle reclamebureau dat drukproducten, buitenreclame, zelfklevende materialen en hotelaccessoires produceert. Hier zijn 3 basisprocessen:

1. zoeken. Het is noodzakelijk om potentiële klanten te vinden, contact te leggen en een vergadering te regelen. Bovendien moet u weten waar de klant vandaan kwam (uit de database, het internet of andere bronnen), de schaal van de geplande campagne (in duizend roebel) en, indien nodig, de redenen voor de weigering.
2. Te koop. Op verzoek wordt een commercieel voorstel verzonden, waarna een factuur wordt uitgegeven. De betalingsvorm wordt aangegeven (100%, achteraf betalen, garantieverklaring). Vervolgens wordt de bestelling in productie genomen (BP-3). Na verzending en het ontvangen van feedback, is het belangrijkste doel om het maximale aantal herhalingsaankopen te maken.
3. productie. Na ontvangst van de bestelling bevestigt de productiemanager de deadline (deadline). Technologische operaties worden uitgevoerd - prepress, printen, post-press verwerking. Als de klant tevreden is met het resultaat, keert het project terug naar BP-2, anders keert het terug naar het begin van het revisieproces.

Het is het handigst om de bedrijfsprocessen van het bedrijf in een schematische vorm weer te geven, met de belangrijkste verbanden daartussen (bijvoorbeeld de overgang van de eerste presentatie naar de verkoopfase). U kunt ook informatie in tabelvorm verstrekken:

De documentatie

De audit bestaat uit de volgende sleutelposities:

1. De volgorde van gedrag. Dit document is goedgekeurd door het senior management en bevat informatie over de redenen voor de audit (gepland / niet gepland), doelen, faciliteiten, leden van de commissie. De auditmanager wordt onmiddellijk benoemd, evenals de voorwaarden voor de ontwikkeling en goedkeuring van het programma.

2. Werkdocumenten van auditors. Dit omvat alle opmerkingen die auditors tijdens de audit maken, evenals ingevulde vragenlijsten, enquêteresultaten, interviewformulieren, tests, enz. Bovendien bewaart het bedrijf wettelijke documenten die de vereisten voor werkdocumenten specificeren. Ze moeten bevatten:

• datum en plaats van samenstelling, naam van de inspecteur;
• bronnen en methoden voor het verkrijgen van informatie (interviews, observatie, vragenlijsten);
• gedetailleerde beschrijving van de bestudeerde bedrijfsprocessen;
• resultaten van alle eerdere audits.

Werkdocumenten worden zowel in willekeurige als in een vooraf vastgestelde vorm ingevuld, bijvoorbeeld in de vorm van tabellen, grafieken, tekst, enz.

3. Het auditplan. Het bevat verschillende hoofdsecties: informatie verzamelen en samenvatten, diepgaande analyses uitvoeren, conclusies, voorstellen en aanbevelingen ontwikkelen, een rapport opstellen en de resultaten presenteren. Aan het begin van de audit worden het doel, een beschrijving van de onderzochte bedrijfsprocessen, evenals de fasen en belangrijkste verificatieactiviteiten vermeld. Voor elke fase moeten kerntaken, methoden voor het verzamelen en analyseren van gegevens, deadlines, bronnen en verantwoordelijken voor het resultaat worden bepaald.

4. Verslag. Dit document vat het verrichte werk samen, identificeert de sterke en zwakke punten van de onderneming. Het eerste deel geeft algemene conclusies, en het tweede bevat gedetailleerde informatie over de bestede middelen en de resultaten.

5. Accountantsverklaring. Toont de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

deelnemers

Afhankelijk van de complexiteit van de organisatie, de structuur, het aantal werknemers en de specifieke kenmerken van het bedrijf, hangt het af van wie de audit zal uitvoeren. Overweeg de vereiste deelnemers aan de audit.

1. Initiator en persoon die de audit goedkeurt. In de regel is dit een van de leiders van de onderneming of hun plaatsvervangers.
2. Auditcommissie. Verplichte vereisten voor deelnemers - hoger onderwijs en werkervaring van ten minste een bepaalde periode.
3. Het hoofd van de commissie. Deze functie wordt toegewezen aan werknemers van een van de onafhankelijke divisies van het bedrijf (afdelingen die direct ondergeschikt zijn aan de eigenaar van de onderneming en niet deelnemen aan het belangrijkste bedrijfsproces - beveiligingsservice, strategische ontwikkelingsservice, enz.). Soms zijn er externe experts bij betrokken.
4. Gecontroleerde personen. Dit kunnen alle werknemers van de organisatie zijn die over de informatie beschikken die nodig is voor verificatie.

In gerenommeerde bedrijven creëren vaak speciale commissies om de audit te controleren.

De volgorde van de

De audit van bedrijfsprocessen wordt uitgevoerd volgens duidelijk omschreven vereisten. De belangrijkste bedrijfscycli van het bedrijf worden onderzocht - levering, productie, verkoop, investeringen (investeren in modernisering en uitbreiding), evenals beheer.

Fase 1: het bestuderen van de algemene patronen

Interne audit begint met het verzamelen van basisinformatie over de activiteiten van de onderneming, haar structuur en de activiteiten van eenheden. Kortom, het wordt verkregen uit de documenten van de onderneming - een strategisch plan, managementregels, functiebeschrijvingen, codes, enz. Alle gegevens worden ingevoerd in het rapport dat aangeeft:

• organisatiestructuur;
• lijst van belangrijke bedrijfsprocessen;
• beschrijving van het werk van eenheden: namen, functies, inkomende en uitgaande documenten, resultaten van activiteiten.

Vaak worden na rapportage interviews met medewerkers afgenomen. Hiermee kunt u in een vroeg stadium onnauwkeurigheden detecteren om het verschil te zien tussen de werkelijke stand van zaken en hoe werknemers zelf de organisatie vertegenwoordigen.

Fase 2: Gedetailleerde analyse van bedrijfsprocessen

In dit stadium is het noodzakelijk om de volgorde en kenmerken van verschillende activiteiten in de onderneming te beschrijven. Voor het gemak zijn tabellen samengesteld die elk bedrijfsproces afzonderlijk beschrijven.

Daarnaast zijn gedetailleerde diagrammen en activiteitendiagrammen samengesteld die de organisatiestructuur van het bedrijf, de volgorde van werkinstructies, interacties tussen medewerkers van dezelfde afdeling en verschillende afdelingen weerspiegelen. De hele procedure moet worden gedocumenteerd. Indien mogelijk wordt het aanbevolen om audio- en video-opnamen te organiseren.

Fase 3: Modellering

Het doel van deze fase is om informatie over het bedrijf en zijn processen in visuele grafische vorm te systematiseren. Het model moet de structuur van bedrijfsprocessen, de kenmerken van hun implementatie en de volgorde van de workflow weergeven.

Eerst wordt een structureel model opgesteld dat de interactie van afdelingen, documentatie, de structuur van bedrijfsprocessen (van algemene groepen tot privétaken) weergeeft. Bovendien laat het zien hoe gegevens, bronnen en documenten worden verplaatst tussen de hoofddeelnemers.

Het afgewerkte model is consistent met architecten, toonaangevende programmeurs en specialisten van de organisatie.

In dit stadium is een gedetailleerd workflowschema ontwikkeld. Hiervoor krijgt elk document zijn eigen unieke registratienummer / code. In een vereenvoudigde vorm ziet het er zo uit:

Als tijdens de inspectie afwijkingen worden geconstateerd, moet de oorzaak duidelijk worden vastgesteld. Het kan extern of intern, objectief of subjectief zijn (bijvoorbeeld lage motivatie van werknemers).

Fase 4: Voorbereiding van het rapport en presentatie van de resultaten

Op basis van de ontvangen informatie moet de commissie aanbevelingen en suggesties ontwikkelen om processen te verbeteren. In dit geval is het noodzakelijk om belangrijke vragen te beantwoorden:

• Welke negatieve bijwerkingen kan ik tegenkomen?
• Moet ik alle documentatie bijwerken?
• Hoe lang duurt het om het effect van de veranderingen te zien?

Vervolgens stelt de manager een rapport en conclusie op, evenals een presentatie van de resultaten. Door de audit van bedrijfsprocessen kunnen bedrijfseigenaren leren over de 'zwaktes' en problemen in de organisatie. Tegelijkertijd wordt meteen rekening gehouden met het standpunt van twee kanten - verifieerbaar en verifieerbaar.

Verbetering en ontwikkeling van bedrijfsprocessen kunnen maatregelen omvatten voor aanvullende opleiding van werknemers, softwareontwikkeling, voorstellen voor de promotie van personeel en personeelswijzigingen.

Controlemethoden en informatiebronnen

Het starten van een bedrijf en belangrijke wijzigingen in de onderneming vereisen het gebruik van de meest nauwkeurige en betrouwbare informatie. Dit zijn voornamelijk wiskundige voorspellingen, vergelijking en herberekening van gegevens. De gegevensbronnen zijn documenten:

• schattingen, werkuitvoeringlogboeken;
• documenten voor het plaatsen van bestellingen;
• leveringscontracten;
• facturen;
• kaarten voor het berekenen van de productiekosten;
• inventariskaarten;
• boekhoudkundige registers;
• rapporten over de aankomst en afgifte van materiële middelen, magazijnboekhoudkaarten;
• bankafschriften, credit / debit contante documenten, etc.

Het is ook noodzakelijk om informatie over de procesindicatoren te verzamelen - niet alleen de exacte waarden, maar ook hoe de berekende waarden worden berekend, welke maatregelen worden genomen in geval van afwijkingen. Deze gegevens kunnen worden verkregen tijdens het bewaken van de voortgang van het werk, evenals in interviews met werknemers, klanten en leveranciers.

Belangrijkste prestatie-indicatoren

Afhankelijk van het doel waarvoor de audit van bedrijfsprocessen wordt uitgevoerd, worden verschillende criteria en beoordelingsmethoden gebruikt.

Met behulp van een gebalanceerde scorekaart kunt u direct zien op welke werkproblemen zich problemen voordoen. De moeilijkste periode in dit opzicht is de start van een bedrijf, wanneer er niets is om indicatoren mee te vergelijken. Dat is de reden waarom veel jonge bedrijven externe deskundigen bij de controle betrekken die potentiële risico's kunnen inschatten lang voordat ze het werk van de onderneming ernstig belemmeren.