De auditor heeft niet de fysieke mogelijkheid om alle zakelijke transacties die ernstige zorgen baren te verifiëren wanneer het aantal operaties voor de verslagperiode aanzienlijk is. In dergelijke situaties heeft het bedrijf, als het een voldoende systeem voor interne controle heeft, het recht om een testcontrole te kiezen in plaats van totale controle over alle transacties. Deze controlestandaard die bijna overal aanvaardbaar is, vervangt een continue documentaire audit van de financiële en zakelijke activiteiten van een onderwerp.
Huidige auditpraktijk
Het monitoren van alle transacties en zakelijke gegevens was in voorgaande jaren gebruikelijk. Bij moderne audits wordt dit als verouderd beschouwd en is het praktisch niet van toepassing. De auditor is niet verplicht om alle transacties te controleren, hij op zijn niveau beslist in hoeverre documentaire verificatie moet worden toegepast in een bepaalde organisatie.
De steekproefmethode van de audit is gebaseerd op de postulaten van de waarschijnlijkheidstheorie. Er wordt aangenomen dat elk monster bijna identieke kenmerken heeft van de volledige gegevens die het vertegenwoordigt. De selectie en verificatie van een deel van de boekhouding van de totale hoeveelheid vergelijkbare gegevens biedt de auditor redelijke gronden om een objectief oordeel te geven over de betrouwbaarheid van de financiële overzichten van de organisatie.
Ter plaatse controleren
In de planningsfase is de auditor zich bewust van rekeningsaldi en boekhoudkundige posten die waarschijnlijk afwijkingen bevatten. Deze kennis wordt gebruikt bij de selectie van bepaalde rapportageposten, balansen en operatieklassen waarvoor controleprocedures zullen worden uitgevoerd.
Het concept van een auditsteekproef verwijst naar een bepaald deel van de boekhouding die is geselecteerd voor documentverificatie. Het percentage items of transacties dat in detail wordt onderzocht, wordt bepaald door het eigen bedrijf, op basis van professionaliteit en ervaring, oordeel van de auditor en correlatie van de tijdens de analyse van de steekproef verkregen gegevens met andere gegevens.
Selectie van bewerkingen voor tests
Internationale en nationale normen van de “auditsteekproef” maken het verzamelen van controle-informatie mogelijk op basis van zowel een statistische set van records voor analyse als de selectie van elementen op basis van materialiteit, materialiteit of professionele oordeelsvorming van de auditor zonder toepassing van een bepaald systeemalgoritme.
Auditstandaard 530 "Audit Sampling" stelt de volgende voorwaarden vast voor de selectie van transacties voor gedetailleerde verificatie:
- er moet rekening worden gehouden met het doel van de controleprocedures en de kenmerken van de categorie van werkzaamheden;
- het aantal inschrijvingen moet voldoende zijn voor een aanvaardbaar laag risiconiveau;
- elke boekhoudkundige bewerking uit de algemene set records biedt gelijke kansen voor opname in de steekproef.
Selectie van items voor documentaire verificatie
De gebruikte selectiemethode moet ervoor zorgen dat elke eenheid in de steekproef essentieel is voor het verkrijgen van statistisch betrouwbare luisterresultaten:
- een representatief aantal records van elke klasse van operaties moet worden geselecteerd;
- Medewerkers van klanten hoeven de verificatiemethode die de auditor hanteert niet te kennen en te begrijpen;
- dezelfde methode mag niet worden gebruikt tijdens de audit van het volgende jaar;
- de steekproef moet de gehele periode en alle secties van typische financiële transacties omvatten;
- bij het selecteren van transacties moet het concept materialiteit worden toegepast;
- er wordt meer aandacht besteed aan records waar fraude of fouten waarschijnlijk zijn;
- als de betrouwbaarheid van het bewijs laag is, is het noodzakelijk om de steekproefomvang te vergroten.
Het doel van de ISA-steekproefmethode is het evalueren van de waarheidsgetrouwheid van bepaalde aspecten van boekhoudkundige informatie. De standaard wordt toegepast wanneer het aantal transacties groot is, omdat de totale studie van alle operaties in dergelijke omstandigheden uiterst inefficiënt en arbeidsintensief zal zijn. De hoeveelheid gegevens die voor verificatie is geselecteerd, moet voldoende zijn om redelijke zekerheid te verkrijgen over de juistheid van de door de controlecliënt ingediende financiële overzichten.
Criteria voor de geldigheid van conclusies
De volgende soorten controlemonsters worden onderscheiden - representatief en niet-representatief. Correcte controle-informatie kan alleen worden verkregen als resultaat van tests van een geselecteerde groep records waarin de kenmerken van de elementen van belang voor het onderzoek overeenkomen met de structuur van de globale gegevensset.
Als het geheel van alle transacties significante verstoringen bevat, maar de geselecteerde operaties voor de controlewerkzaamheden vrijwel zonder verstoringen zijn, is de steekproef niet representatief en kan dit tot verkeerde conclusies leiden.
Het gebruik van niet-representatieve monsters tijdens de audit verhoogt de risico's van de auditsteekproef aanzienlijk.
Methoden voor het selecteren van transacties voor verificatie
De volgende controlemethoden voor ISA's zijn als volgt:
- Blok bemonstering. Voor gedetailleerd onderzoek is een opeenvolgende reeks elementen geselecteerd. Hoewel deze methode zeer effectief kan zijn, bestaat het risico dat het activiteitenblok niet de kenmerken van alle transacties weerspiegelt.
- Willekeurige bemonstering. Er is geen gestructureerde benadering voor de selectie van elementen.
- Persoonlijk oordeel. De auditor gebruikt zijn eigen oordeel om, misschien, te kiezen voor transacties met de meest significante kosten en een hoog risico.
- Bemonstering met behulp van een random number generator. Deze benadering is in theorie het meest correct, maar vereist mogelijk meer tijd om bewerkingen te selecteren.
- Gestratificeerde bemonstering. De auditor verdeelt de werkzaamheden in verschillende secties (bijvoorbeeld hoge en lage kosten) en selecteert vervolgens uit elke sectie.
- Systematische bemonstering. Het bevat elementen in het logboek met vaste intervallen, bijvoorbeeld elk 20e element. Dit is meestal een redelijk effectieve selectiemethode.
Risicominimalisatie
Elke bemonsteringsmethode sluit risico's niet volledig uit. Ze zijn onderverdeeld in:
- gerelateerd aan de selectie van records voor gedetailleerde verificatie;
- er geen verband mee houden.
Wat is het risico van de controlesteekproef in zijn niet-representativiteit? De verkeerde vormingsmethode of een onvoldoende aantal elementen kunnen worden geselecteerd en toegepast. Een transactie die een aanzienlijk effect heeft op de balanspost of het saldo van de rekening kan worden overgeslagen. Deze risico's kunnen worden geminimaliseerd door het aantal records in de steekproef te vergroten.
Het risico van onjuiste auditresultaten bestaat zowel tijdens selectieve als totale documentaire controles. De reden kan onvoldoende kennis zijn van de specifieke kenmerken van de bedrijfsactiviteiten van de onderneming, het gebruik van ineffectieve of ontoereikende controlewerkzaamheden of een onjuiste uitvoering van de procedure. Risico's worden alleen geminimaliseerd door de competentie van auditors te vergroten.
Stadia van de vorming van de auditsteekproef
De fasen van het maken van een steekproef die nodig zijn om de betrouwbaarheid van balansposten en financiële overzichten te beoordelen, zowel in het geval van statistische methoden als in het geval van niet-statistische methoden, zijn de volgende:
- bepaling van de steekproefomvang;
- selectie van elementen in de steekproef en hun testen;
- evaluatie van de resultaten.
Optimale steekproefomvang
Het kiezen van de juiste grootte is uiterst belangrijk, omdat alleen op basis van representatieve gegevens conclusies kunnen worden getrokken die geldig zijn voor de hele set van rapportage-elementen.
De grootte van de auditsteekproef wordt berekend volgens de formules en de belangrijkste variabelen daarin zijn de steekproefrisico's, toelaatbare en verwachte fouten.De bepaling van de omvang ervan wordt beïnvloed door het doel van de audit, de identificatie en beoordeling van mogelijke fouten, de bepaling van de volledige set en bemonsteringseenheden.
Conclusies uit de resultaten van controletests
Na het testen van de elementen van het monster worden de volgende conclusies getrokken:
- De effectiviteit van het interne controlesysteem wordt geëvalueerd. Controletests bestaan uit het controleren van de beschikbaarheid van documenten die de organisatie en de werking van het interne controlesysteem certificeren.
- Verkrijgen van bewijs van de afwezigheid van significante fouten in het rekeningsaldo op basis van de resultaten van significante tests.
- Evaluatie van de elementen die nodig zijn voor een onafhankelijke beoordeling van de gecontroleerde entiteit (door middel van significante testen) onafhankelijk van klantenbeheer.
- Identificatie en beoordeling van mogelijke fouten. Afhankelijk van het doel van de auditprocedure is het mogelijk om het type en aantal fouten te bepalen, waarvan vele niet door de auditor werden verwacht in de planningsfase van de audit. Het bemonsteren van facturen en het afstemmen ervan met het factuurjournaal kan bijvoorbeeld leiden tot de identificatie van onjuiste btw-berekeningen. Controletests onthullen afwijkingen van het verwachte gedrag, en significante tests stellen registratiefouten vast.
Bepaling van de fit van de populatie en steekproefeenheden
Om dit te doen, moet de auditor ervoor zorgen dat de te testen elementen homogeen zijn, omdat ze volgens het vastgestelde criterium werden geselecteerd. In het algemeen geldt dat hoe groter de balansvaluta in geld, hoe groter de steekproefomvang. Grootte criterium is het meest gebruikt.
Een ander criterium is de mate van risico, afhankelijk van welke activa worden geclassificeerd: activa met een hoog of laag diefstalrisico, bijvoorbeeld contant geld - vaste activa. Ongeacht de criteria zal de nodige aandacht worden besteed aan bepaalde elementen uit de controlesteekproef. Obligaties die zijn verlopen, worden bijvoorbeeld in detail getest, ongeacht hun materialiteit.
De procedure voor het uitbrengen van een oordeel over de resultaten van het testen van een steekproef is alleen relevant als de daarin gevonden fouten ongeveer vergelijkbaar zijn met fouten in de algemene bevolking.
Volgens de waarschijnlijkheidstheorie wordt de steekproefomvang als volgt bepaald:
- voor een set van minder dan 5000 bewerkingen wordt rekening gehouden met de hele set elementen;
- voor een populatie van meer dan 5000 transacties, wordt de grootte bepaald rekening houdend met de volgende criteria: vereiste niveaus van veiligheid en nauwkeurigheid, foutenmarge, standaardafwijking, enz.
Een belangrijk criterium voor het bepalen van de omvang van de controlesteekproef is het niveau van garantie voor de betrouwbaarheid van het afgegeven oordeel. De 20 geselecteerde items voor testen uit elke klasse van activiteiten zijn niet representatief voor het garantieniveau van 90%. Conclusies op basis van een dergelijke steekproef kunnen onjuist blijken te zijn.