Zelfs het rijkste bedrijf dat het meest kosteneffectieve product bezit, denkt aan redelijke besparingen. Alleen in dit geval heeft ze meer middelen en kansen om haar eigen bedrijf te laten drijven en verder te ontwikkelen.
Het is geen geheim dat hoe groter de onderneming, hoe hoger de kosten. Bovendien nemen secundaire begrotingsonderdelen, waaronder het afdrukken van documenten, het leeuwendeel in beslag. En gezien de huidige wisselkoers van de dollar, kunnen de afgedrukte bestanden echt 'goud' zijn.
Hoeveel geld kost het om documenten af te drukken?
Volgens statistieken gepubliceerd door Hewelett-Packard besteedt elke onderneming die kan worden geclassificeerd als middelgrote en grote onderneming ongeveer 6% van haar winst aan papierkosten. Voor sommigen lijkt dit percentage, als percentage, klein, maar dat is het helemaal niet.
Als het gemiddelde maandelijkse inkomen van het bedrijf 10 miljoen roebel is, dan kost het ongeveer 600 duizend roebel om de documentatie af te drukken! Het is heel moeilijk om zo'n figuur klein of onbeduidend te noemen.
Redelijk optimaliseren van de printkosten zal een nieuwe en nog niet erg populaire service helpen - print outsourcing.
Wat is print outsourcing en hoe werkt het?
Deze service helpt alleen geld te besparen voor middelgrote, grote en zeer grote ondernemingen met grote interne en externe workflows. Uitbesteding van afdrukken wordt soms 'kopieeronderhoud' genoemd.
Het berekenen van het exacte cijfer van de afdrukkosten is soms niet alleen moeilijk, maar gewoon ongelooflijk. Dit gebeurt omdat aankopen door verschillende afdelingen worden gedaan:
- Het kantoor (papier) wordt overgenomen door de officemanager, secretaris of een andere medewerker van AXO.
- De IT-afdeling is verantwoordelijk voor de tijdige aanschaf en reparatie van drukapparatuur.
- De navulpatronen worden, net als alle andere verbruiksartikelen, verzorgd door de inkoopafdeling.
In verschillende steden en regio's dupliceren tientallen, honderden en zelfs duizenden werknemers elkaars werk dag na dag. Kantoorapparatuur moet van tijd tot tijd niet alleen worden aangepast of bijgetankt, maar ook worden gerepareerd. De kosten stijgen wanneer het geld van het bedrijf irrationeel wordt gebruikt: de printer heeft geen inkt meer en het contract ziet er vaag uit, vellen "test" afdrukken, wanneer u de werking van afdrukapparatuur moet controleren, enz.
Uitbesteding van afdrukken is niets meer dan een uitgebreide service voor afdrukapparatuur. Het enige voordeel hiervan is dat de klant alleen betaalt voor de kopieën van gemaakte documenten.
Hoe wordt de afdrukboekhouding bijgehouden en hoe de kopieerteller uit de printer te verwijderen?
Op alle nieuwe modellen van printtechnologie wordt een teller van geproduceerde exemplaren verstrekt. Het is mogelijk om handmatig metingen uit deze teller te nemen, of het is ook mogelijk in de automatische modus.
De handmatige methode, die zorgt voor het gebruikelijke afdrukken van een configuratiepagina, is niet de meest handige, maar de meest accurate. Het gebruik van verschillende software die helpt printers te controleren (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, etc.) is populair.
Alle weergegeven programma's tonen de hoeveelheid inkt in de cartridges, de aanwezigheid van afgedrukte vellen, de geschatte tijd tot de cartridge wordt vervangen, etc.
Een belangrijk minpunt dat de automatische methode heeft, is verplichte integratie met internet. Niet elke openbare of particuliere instelling loopt het risico interne gegevens te lekken.
De voor de hand liggende voordelen van het gebruik
Ongeacht de gekozen methode kan print outsourcing een effectievere manier worden genoemd om het afdrukken van documenten te verwerken. Bovendien kunt u samenwerken met een andere printserviceprovider en de werktijden van de IT-afdeling optimaliseren, die zich niet alleen bezighoudt met het reguliere onderhoud van de printer, maar ook met het tanken, instellen en repareren.
In dit geval kunt u de kwantitatieve efficiëntie van de cartridges, hun technische kenmerken en het tanken volledig vergeten.
Dit serviceformaat voorziet in betaling na voltooiing van het werk, dat wil zeggen dat geld wordt betaald voor gedrukte documenten van hoge kwaliteit. Net als andere overeenkomsten voorziet de uitbestedingsovereenkomst in duidelijke deadlines voor de levering van diensten, hun kosten en betalingstermijn.
Een bedrijf dat een dergelijk contract heeft afgesloten, bevrijdt zich volledig van veel kleine zorgen: papier, apparatuur en andere verbruiksgoederen kopen, zich geen zorgen maken over het repareren van apparatuur, besparen op elektriciteit en documenten afdrukken voor de persoonlijke behoeften van werknemers.
Welke stempel wordt niet betaald?
De overeenkomst biedt inderdaad alleen een kwaliteitsafdruk. Een gedrukt kwaliteitsvel mag niet bevatten:
- verschillende stippen op papier;
- strepen en opdruk;
- verschillende vreemde geluiden;
- papierstoringen en mechanische schade;
- beeldvervorming;
- tonerdeeltjes.
Wat zijn de manieren om voor de service te betalen?
De kosten van één exemplaar van het document, dat door de klant wordt betaald, omvatten alle kosten voor materiaal, onderhoud en reparatie van apparatuur.
De tegenpartij kan verschillende manieren aanbieden om voor zijn diensten te betalen:
- Meestal sluiten ondernemingen traditionele overeenkomsten die de kosten van elk exemplaar omvatten.
- Grote ondernemingen met een enorme workflow zijn geïnteresseerd in één prijscontract. Met andere woorden: voor onbeperkt gebruik van apparatuur betaalt het bedrijf maandelijks een enkel tarief.
- Klanten die duidelijk hun kleine behoeften kennen, kunnen beter een contract met een vaste prijs gebruiken. In dit geval omvat de verplichte maandelijkse betaling een paginalimiet tegen een speciale prijs, en als het bedrijf meer dan de gespecificeerde standaard afdrukt, wordt een afgedrukt document dat boven de norm is gemaakt, gekocht tegen de gebruikelijke prijs.
Valkuilen en verborgen nadelen
Ondanks de vele voordelen van de service, heeft het veel verborgen nadelen:
- Vanwege de hoge kosten van de service is het raadzaam om alleen grote organisaties te gebruiken. De prijs is exclusief te wijten aan de originele cartridges en reserveonderdelen voor hun apparatuur.
- Elke leverancier levert uitsluitend service voor zijn producten, en de overgang naar printers van een ander merk kan een behoorlijk cent opleveren. Gezien de huidige situatie op de wereldmarkt voor valuta kan afhankelijkheid van een buitenlandse producent nauwelijks als veilig worden aangemerkt. Geen enkel kantoorapparaat en het gratis onderhoud kost dergelijke risico's.
- Bij het installeren van apparatuur, sta op een laser. Het is een feit dat het veel gemakkelijker en handiger is om een duidelijk overzicht van afgedrukte exemplaren bij te houden.
- Sommige printers hebben geen afdruktellers.
- Geen enkele leverancier overweegt om af te drukken op andere formaten dan A4. Als de organisatie een document in A3-formaat moet afdrukken, wordt dit geteld als 2 A4-vellen.
- Overschakelen naar print outsourcing op kantoor is een lang proces. De praktijk leert dat de coördinatie van alle clausules van het contract maximaal twee maanden kan duren, terwijl de organisatie grote problemen zal hebben met de overdracht van vestigingen in de regio's. Experts merken op dat het invoeren van een service gemiddeld lang kan duren (van 3 tot 6 maanden). Vestigingsmanagers in regio's kunnen conflicteren met innovatie. Er kunnen veel redenen zijn, maar de meest voorkomende is een persoonlijk belang bij het werken met een bepaalde leverancier.Voor dergelijke functionarissen kan alleen in vreselijke dromen van centralisatie van de pers worden gedroomd, en dit kan een serieus probleem worden. Voordat u zo'n serieuze beslissing neemt - de overgang naar het uitbesteden van kantoordrukwerk, moet u goed nadenken en de situatie analyseren met de workflow in het bedrijf.
Probeer de afdrukkosten voor kantoren per maand, kwartaal en jaar te berekenen. Het cijfer moet kloppen! Houd tegelijkertijd rekening met alle verborgen kosten (energieverbruik, de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan het onderhoud van printers, het afdrukken van persoonlijke bestanden door werknemers, enz.). Bekijk de offerteaanbiedingen voor afdrukken op kantoor vandaag. Kies nooit een leverancier die wordt geleid door een uitzonderlijk lage prijs. Een dergelijke samenwerking is beladen met hoofdpijn. Belangrijke ervaring en reputatie, het aantal succesvolle projecten.