Zakenreizen worden vertegenwoordigd door zakenreizen waarbij werknemers van de onderneming belangrijke problemen voor de organisatie oplossen. Reizen kunnen binnen Rusland of in andere landen zijn. Ze worden betaald door de werkgever, waarvoor de werknemer een onkostennota over een zakenreis opstelt. Dit document bevat informatie over hoeveel geld aan de reis is uitgegeven. Op basis van dit rapport moet de accountant het vereiste bedrag aan de werknemer overmaken om de gemaakte kosten te dekken.
Document concept
Voor zakenreizen is het voorrapport in 2017 opgesteld in de vorm van AO-1. In 2018 is de vorm van dit document ongewijzigd gebleven. Dit document is goedgekeurd door de statistische autoriteiten, maar elk bedrijf heeft de mogelijkheid om toevoegingen aan dit rapport te doen.
U kunt niet alleen nieuwe kolommen toevoegen, maar ook enkele regels uitsluiten die als overbodig worden beschouwd. Het onkostenrapport voor een zakenreis wordt gepresenteerd door het primaire boekhoudingsdocument. Het dient als bevestiging dat het geld dat voor de reis aan de werknemer is uitgegeven, voor een of ander doel is verzonden.
Compilatie Nuances
Het opstellen van een onkostennota tijdens een zakenreis is vrij eenvoudig. Dit proces wordt uitgevoerd door een verantwoordelijke persoon of een representatieve medewerker die een bepaald bedrag voor de reis van het hoofd van het bedrijf heeft ontvangen. Om er zeker van te zijn dat deze middelen daadwerkelijk tijdens de zakenreis zijn gebruikt, wordt een rapport opgesteld en naar de accountant van het bedrijf gestuurd.
Het rapport wordt gecontroleerd door de hoofdaccountant en vervolgens voor ondertekening overgedragen aan de directeur. Als de werknemer meer heeft uitgegeven dan wat hij vóór de reis heeft ontvangen in de vorm van een voorschot, dan kan hij een vergoeding ontvangen. Het wordt uitgegeven in contanten van de kassa van de organisatie. Hiervoor ontvangt een burger eerst een betalingsopdracht, die aangeeft voor welk doel de middelen zijn uitgegeven.
Welke formulieren kan ik gebruiken?
Bij het opstellen van een onkostenrapport kunnen werknemers van ondernemingen de volgende documenten gebruiken:
- AO-1-formulier goedgekeurd door statistici;
- een formulier dat speciaal door een bepaald bedrijf is ontwikkeld op basis van het AO-1-formulier;
- elektronisch document, als het bedrijf elektronisch documentbeheer gebruikt.
Als het bedrijf besluit zijn eigen vorm te ontwikkelen, is het belangrijk om hier enkele vereiste gegevens in te voeren. Als ze afwezig zijn, kan dit bepaalde problemen met belastinginspecteurs veroorzaken.
Hoe is het opgemaakt?
Alle werknemers van het bedrijf die op zakenreis gaan, moeten weten hoe ze een onkostennota voor een zakenreis kunnen invullen. Met behulp van dit document kunnen zij de geldigheid en wettigheid van de gemaakte kosten bevestigen. De ontwerpregels omvatten:
- een rapportageformulier wordt door een deskundige op de boekhoudafdeling aan de werknemer verstrekt;
- U kunt de documentatie zelf invullen of met de hulp van een accountant;
- gegevens worden direct na de reis ingevoerd;
- sommige informatie past in de accountants van het bedrijf.
De werknemer moet andere documenten bij een dergelijk rapport voegen, die dienen als bevestiging van bepaalde uitgaven. Ze worden gepresenteerd door verschillende cheques, ontvangstbewijzen of andere betalingsdocumenten.
Een voorbeeld van een reiskostenrapport is hieronder te vinden.
Welke informatie is inbegrepen?
Het invullen van dit document gebeurt op basis van officiële documenten die beschikbaar zijn voor de werknemer van het bedrijf, die arriveerde na een zakenreis.Als de berekeningen contant zijn gemaakt, worden verschillende betalingsdocumenten aan het rapport toegevoegd. Als niet-contante uitgaven werden gebruikt, is een uittreksel van de bank vereist.
De volgende informatie is opgenomen in de documentatie:
- informatie over de gereisd burger;
- gegevens over de accountant die verschillende paragrafen van dit rapport invult;
- de naam van de organisatie waarin de burger werkt;
- personeelsnummer;
- doel van het voorschot, vertegenwoordigd door huishoudelijke of amusementskosten;
- informatie over kostenoverschrijdingen of kassaldi;
- geeft documenten weer die de kosten van de burger bevestigen tijdens een zakenreis;
- Het totale bedrag dat een bedrijfsmedewerker tijdens een zakenreis heeft uitgegeven
- handtekening van de burger.
Na het bestuderen van dit rapport zet de accountant zijn handtekening erop. Bovendien geven ze het nummer en de datum van het rapport aan. De te boeken uitgaven worden vermeld, evenals het aantal boekhoudkundige rekeningen. Een correct opgesteld en geverifieerd document wordt voor studie en ondertekening aan de directeur van het bedrijf overgedragen.
Hieronder ziet u een voorbeeld van het invullen van een onkostennota tijdens een zakenreis.
Welke documenten zijn bijgevoegd?
Een werknemer van het bedrijf tijdens een zakenreis moet alle betalingsdocumenten opslaan die bepaalde kosten bevestigen. Ze worden vastgelegd in het rapport tijdens de voltooiing ervan. Deze documentatie kan in verschillende vormen worden gepresenteerd. Daarom zijn de volgende documenten aan het rapport gehecht:
- cheques van de kassier beschouwd als de meest voorkomende documentatie;
- strikte meldingsformulieren;
- warrants in contanten;
- ontvangsten;
- overhead;
- andere betalingsdocumenten.
Al deze papieren moeten zorgvuldig worden gecontroleerd en opgeslagen onder optimale omstandigheden. Als ze verloren gaan, kan de werknemer niet aantonen dat hij de van de werkgever ontvangen middelen echt heeft besteed voor de noodzakelijke doeleinden. In dit geval kan de boekhouding weigeren kosten te vergoeden.
Als geld wordt uitgegeven in organisaties en winkels waar geen cheque van een kassier wordt uitgegeven, moet u commodity-cheques aanvragen.
Wat zijn de moeilijkheden?
Tijdens het invullen van een onkostendeclaratie tijdens een zakenreis, kunnen verschillende problemen optreden. Deze omvatten:
- als een persoon naar een ander land wordt gestuurd, moet hij de uitgaven bevestigen met betalingsdocumenten die van buitenlanders zijn ontvangen, maar als hij geen kennis van een vreemde taal heeft, heeft hij mogelijk geen andere ontvangsten en cheques;
- vaak gaat een burger onmiddellijk na zo'n reis op vakantie, zodat hij geen tijd heeft om onmiddellijk na aankomst een rapport op te stellen, maar u kunt ook documentatie onmiddellijk na een rustperiode opstellen;
- alle documenten ontvangen van buitenlanders moeten in het Russisch worden vertaald.
Het hangt van de juistheid van het invullen van het rapport en het opstellen van andere documenten af of de kosten correct aan de burger worden vergoed.
Functies bij reizen naar het buitenland
Zakenreizen kunnen niet alleen binnen Rusland worden uitgevoerd, omdat het vaak nodig is om buitenlandse partners te bezoeken, daarom is een zakenreis naar het buitenland vereist. Hoe geeft u in dit geval een onkostendeclaratie af? Hiervoor wordt rekening gehouden met de functies:
- Bij terugkeer van een reis moet de werknemer binnen drie werkdagen een rapport opstellen;
- als het geld in vreemde valuta is uitgegeven, wordt dit zeker aangegeven in de documentatie;
- informatie over uitgaven in vreemde valuta moet worden ingevoerd zonder overdracht tegen de wisselkoers van de roebel;
- als documenten ter bevestiging van bepaalde uitgaven in een vreemde taal zijn opgesteld, moet u de vertaling per regel in het Russisch afhandelen;
- het vertaalproces kan worden uitgevoerd door een directe medewerker van het bedrijf of door medewerkers van gespecialiseerde bedrijven;
- als tickets voor verschillende voertuigen in een vreemde taal worden gemaakt, is de overdracht van gegevens waarnaar de volledige naam verwijst, zeker vereist.passagier, plaats van aankomst, vlucht, datum van vertrek en aankomst, evenals ticketprijs;
- het is niet nodig om informatie te vertalen die geen betekenis heeft, dit omvat bijvoorbeeld vluchtregels of kenmerken van bagagevervoer;
- er is geen overdracht nodig als een burger een elektronisch ticket heeft, omdat alle informatie is ingevuld op basis van de vereisten van de Unified International Codifier;
- een overschrijving is vereist voor alle andere ondersteunende papieren, waaronder een hotelrekening of een cheque voor autoverhuur.
Alleen wanneer aan alle bovenstaande vereisten wordt voldaan, kan een werknemer van het bedrijf de doelbesteding van geld ontvangen van de werkgever bevestigen. Als werknemers van gespecialiseerde bedrijven betrokken zijn bij de overdracht, zijn de kosten van dergelijke diensten inbegrepen in de andere kosten van het bedrijf.
Kan een werknemer op vakantie gaan na een reis?
Vaak gaan zakenreizen lang genoeg mee, dus na een dergelijke reis heeft de werknemer rust nodig. Het is toegestaan om na zo'n reis meteen vakantie te nemen. Hiervoor is het niet nodig om naar het werk te komen en onmiddellijk een voorschotrapport over een zakenreis over te dragen.
Het is toegestaan om documentatie onmiddellijk na het verlaten van de vakantie op te stellen, en niet binnen drie dagen na terugkeer van de reis.
Leveringstermijnen
Het document is binnen drie dagen te huur. Het aftellen begint met de volgende punten:
- terugkeer van een zakenreis;
- vakantie verlaten;
- terugkeer van ziekteverlof.
Daarom begint het aftellen in drie dagen vanaf het moment dat de burger weer aan het werk gaat om zijn carrière voort te zetten. Als de deadlines voor de overdracht van het voorschotrapport tijdens een zakenreis worden overtreden, leidt dit tot het feit dat de werknemer geen geld van het bedrijf ontvangt om de door hem gemaakte kosten te dekken. Bovendien kan deze situatie de basis worden om het bedrijf verantwoordelijk te houden als overtredingen door belastinginspecteurs worden vastgesteld.
Welke bedrading wordt gebruikt?
Om een correct ingevuld formulier van een voorschotrapport op een zakenreis goed te keuren, moeten de relevante gegevens in de boekhouding worden ingevoerd. Om dit te doen, gebruikt de accountant boekingen om inkomsten- of kostentransacties weer te geven. Kosten worden geboekt op rekening 71.
Als een burger meer aan een reis besteedt dan hij van de werkgever heeft ontvangen, kan hij op een vergoeding voor dergelijke uitgaven rekenen. Om dit te doen, moet hij ze bevestigen met officiële documenten. Alleen in dit geval wordt de benodigde informatie door de accountant ingevoerd in de boekhouding van het bedrijf.
conclusie
Zakenreizen kunnen om verschillende redenen door elk bedrijf worden vereist. Ze kunnen worden uitgevoerd in Rusland of in andere landen. Werknemers op zakenreis kunnen een vergoeding voor hun uitgaven verwachten. Om dit te doen, moeten ze betalingsdocumenten opslaan die de gemaakte kosten bevestigen.
Na een zakenreis wordt een voorschotrapport opgesteld door de medewerker van het bedrijf. Het bevat informatie over alle uitgaven tijdens de reis. Andere daaraan gehechte documenten worden bestudeerd door de accountant en de directeur van het bedrijf. Op basis van dit rapport worden de nodige gegevens ingevoerd in de boekhouding van de onderneming.