In antwoord op de vraag: "Wat is EDI?" een korte excursie in de geschiedenis van de workflow wordt gegeven, de typen en het doel van interne en externe verspreiding van documenten van de organisatie worden bepaald. De succesfactoren van de implementatie van EDI-systemen in de onderneming en de rol van elektronisch documentbeheer als middel om de inkoop te optimaliseren, worden bekendgemaakt. Elektronische handtekeningen, certificatiecentra en operators worden beschouwd als belangrijke componenten van EDI. De organisatie van de workflow met overheidsinstanties wordt gepresenteerd als een manier om tijd en kosten te verminderen. Het EDM-systeem van de regering van Moskou wordt gegeven als een voorbeeld van de implementatie van een papierloze workflow op een schaal van megalopolis.
Wat is EDO?
Documentstroom - verplaatsing van documenten van een organisatie vanaf het moment dat ze zijn gemaakt of ontvangen tot de voltooiing van de uitvoering of verzending; een complex van werkzaamheden met documenten: ontvangst, registratie, mailing, controle op de uitvoering, vorming van zaken, opslag en hergebruik van documentatie, naslagwerk. Het concept van elektronisch documentbeheer is vastgelegd in de standaard van de staat. Het geeft een strikte maar beperkte definitie:
Elektronisch documentbeheer (EDF) is een enkel mechanisme voor het werken met documenten die in elektronische vorm worden ingediend, met de implementatie van het concept "papierloos papierwerk".
(GOST R 7.0.8-2013).
Workflow: van kleitabletten tot Industrie 4.0
De eerste documentbeheersystemen verschenen met de uitvinding van het schrijven, of liever, symbolisch schrijven. Het hoofd van de familie noteerde met sneden op een houten label het aantal zakken graan dat werd verzameld en de geboren lammeren. Dit kan worden beschouwd als het begin van de interne workflow van de onderneming.
De Assyrische priesters en functionarissen van de oude Chinese koninkrijken, nadat ze van de uitvinders een brief hadden ontvangen, pasten het onmiddellijk aan de taak van het openbaar bestuur aan - het innen van belastingen, het codificeren van wetten, het verzenden van bevelen aan gouverneurs en diplomatie. Deze workflow was min of meer geformaliseerd.
Het was al een interstate en zelfs interstate documentstroom.
Met de ontwikkeling van de beschaving werden de regels voor de uitwisseling van informatie op een medium ingewikkelder. De eerste revolutie in de workflow kwam met de uitvinding van betaalbaar papier. De schriftgeleerden die het belangrijkste op perkamentrollen noteerden, vermenigvuldigd met het aantal en vormden de massa van lagere ambtenaren - geen besluitvormers, maar kopieën van andermans documenten, kopieën maken, certificaten uitgeven, verzoeken schrijven, rekening houdend met de documenten die in de tijdschriften stroomden en belangrijke papieren naar een andere afdeling brachten.
En op dat moment, koeriers, koeriers, koeriers ... je kunt je vijfendertigduizend koeriers alleen voorstellen!
A. Griboedov
De bureaucratie heeft als managementtechnologie een instrument van enorme kracht gekregen. Soms verpletterde het de staat, de economie en de samenleving.
De tweede revolutie kwam met de uitvinding van typemachines. Managementtechnologie is niet veranderd; de productiviteit van bureaucraten en hun macht is toegenomen.
De derde - met de komst van computers en e-mail. In de eerste fase, die vandaag eindigt, zijn de technologieën voor de productie en levering van documenten veranderd. Managementtechnologieën bleven vrijwel ongewijzigd. De bureaucratie heeft deze revolutie verteerd. In deze fase verscheen het concept van EDI. Aanvankelijk reproduceerde elektronisch documentbeheer alle managementprocessen, procedures en routes van de traditionele circulatie van documenten zorgvuldig.
Vierde - komen en kloppen op de deur. De essentie is dat programma's en apparaten gegevens beginnen uit te wisselen en beslissingen te nemen zonder menselijke tussenkomst. De koelkast bestelt de levering van producten, het RTE-klassensysteem (realtime onderneming) ontvangt bestellingen, koopt grondstoffen, configureert de productielijn opnieuw en verzendt de producten naar de klant. In dit stadium krijgt de mensheid de kans om zich te ontdoen van de legers van klerken die geen beslissingen nemen en geen toegevoegde waarde produceren. Geavanceerde ondernemingen en staten doen dit al.
De plaats van EDI-systemen tussen informatiesystemen
Afhankelijk van de mate van volwassenheid van het informatiesysteem in de onderneming of instelling, kan het EDI-systeem zijn:
- Een afzonderlijk geïmplementeerd softwareproduct wisselt af en toe gegevens uit met andere subsystemen via interfaces of handmatig.
- Afzonderlijke software, diep geïntegreerd in het enterprise managementsysteem, gegevensuitwisseling wordt online georganiseerd of bij het optreden van een bepaalde gebeurtenis.
- De module van een groot enterprise managementsysteem (ERP of PLM-klasse).
Onder de systemen die op de wereldmarkt worden gepresenteerd, nemen EDI-systemen een plaats in tussen workflowsystemen en Record Management-systemen.
De directe implementatie van elektronisch documentbeheer op basis van westerse systemen bij een Russische onderneming (organisatie) is zelden succesvol. Het wereldbeeld en de ethische verschillen tussen bedrijfsmodellen en servicemodellen zijn te groot. Een ontroerend obstakel is ook de ontroerende Russische liefde voor de bureaucratie, niet als technologie en als middel, maar als een zelfstandig doel van een bediende of ambtenaar.
Elektronisch documentbeheer: soorten en doel
De circulatie van documenten van een onderneming of organisatie is verdeeld in twee hoofdtypen - extern en intern. Historisch gezien werd eerst de automatisering van de interne workflow ontwikkeld.
In een goed gebouwde informatieomgeving van een onderneming of organisatie zijn alle subsystemen voor documentbeheer met elkaar verbonden, wisselen gegevens met elkaar uit en zijn ze uitgerust met een kruisverwijzingssysteem. Zo is de definitief overeengekomen tekst van het contract bijvoorbeeld beschikbaar voor logistiek voor het vormen van betalingsaanvragen, voor financiers voor controle, voor technologen en ontwerpers - in termen van mandaat, enz.
Het belangrijkste doel van het interne EDI-systeem is om de systeemdeelnemers de informatie te verstrekken die nodig is voor hun werk en het nemen van beslissingen op het gebied van management, techniek, financiën en personeel. Het organiseren van controle over de implementatie van genomen beslissingen is ook een van de belangrijkste functies van EDI. Elektronisch documentenbeheer is ook een manier om een elektronisch archief te organiseren.
De externe EDI heeft extra functies - het stelt organisaties in staat om juridisch en financieel belangrijke documenten uit te wisselen via communicatiekanalen. Een belangrijke rol hierin wordt gespeeld door elektronische handtekening, waarmee de afzender nog betrouwbaarder kan worden geïdentificeerd dan de gebruikelijke handtekeningen en stempels op traditionele documenten.
Automatisering van workflow binnen de onderneming
Op het moment van de beslissing over automatisering heeft het bedrijf een papieren workflowsysteem. Medewerkers maken documenten in verschillende programma's en verzenden deze per e-mail naar elkaar. Het heeft een bepaalde volwassenheid en wordt weerspiegeld in wettelijke documenten: voorschriften, instructies en voorschriften.
Het team dat bij automatisering zal worden betrokken, moet absoluut de set van deze documenten bestuderen en begrijpen hoeveel ze de bedrijfsprocessen weerspiegelen die zich daadwerkelijk in de organisatie hebben ontwikkeld. In het elektronische documentbeheersysteem moet elke informatiestroom de werkelijke stroom weerspiegelen:
- materiaal;
- financiële;
- arbeid.
En dien een specifiek bedrijfsproces.
Het op basis van een dergelijke analyse gecreëerde bedrijfsmodel moet niet alleen in het informatiesysteem worden geïmplementeerd, maar moet ook worden weerspiegeld in de bijgewerkte wettelijke documentatie.
Medewerkers van de organisatie maken de meeste documenten in elektronische vorm in verschillende programma's en verzenden ze per e-mail naar elkaar. De vorm van documenten is gereguleerd, maar de regels voor dergelijke mailings, de timing en de inhoud van de reactie zijn niet erg geformaliseerd. Dit kan al een EDI-systeem worden genoemd op embryonaal ontwikkelingsniveau. Nu kunnen we praten over de automatisering van elektronisch documentbeheer - het bouwen van een systeem voor het maken, vullen, verwerken en routeren van elektronische documenten. Een belangrijke toevoeging aan het systeem zal een subsysteem zijn voor het bewaken van prestaties en rapportage.
Als de volwassenheid van de processen bij de onderneming voldoende is, is er alle kans dat de overgang naar elektronisch documentbeheer succesvol zal zijn. De belangrijkste succesfactor bij de implementatie zijn de werknemers van de onderneming. Ze vormen ook het grootste risico.
Tijdens de organisatie van elektronische documentbeheersystemen moet het implementatieteam niet alleen de vormen van documenten en standaardgoedkeuringsroutes aanpassen, maar vaak ook de basislogica van het systeem. Anders is het onmogelijk om te voldoen aan de eisen van een klant die ervan overtuigd is dat de bedrijfsprocessen die zich historisch in hun organisatie hebben ontwikkeld, niet kunnen worden verbeterd en in geen geval kunnen worden aangeraakt.
Een dergelijk compromis leidt tot een stijging van de prijs van zowel de implementatie zelf als de ondersteuning van het systeem - elke installatie van updates van de leverancier verandert in een implementatie in het klein. De kwaliteit van het systeem is verminderd.
Zoals de Gartner Group heeft aangetoond, zijn werkelijk unieke bedrijfsprocessen, zoals die die het bedrijf een concurrentievoordeel geven, zelfs minder dan 1-5% bij toonaangevende ondernemingen. De resterende processen, zonder afbreuk te doen aan de organisatie, kunnen (en moeten) worden vervangen door standaardprocessen uit de basissysteemconfiguratie.
De basisconfiguratie is eigenlijk de algemene ervaring van de meest succesvolle ondernemingen in de industrie. De overgang naar standaard bedrijfsprocessen leidt tot lagere transactiekosten en een toename van de algemene bedrijfsefficiëntie. Elektronisch documentbeheer zal gemakkelijk en handig zijn. Dit zal de eenmalige inspanning voor organisatieverandering, aanpassing van de regelgeving en opleiding van werknemers volledig betalen. Tijdens de training is het noodzakelijk om geduldig en consistent aan gebruikers uit te leggen wat EDI is, hoe het hun leven en het leven van de hele onderneming ten goede zal veranderen.
EDI tussen ondernemingen. Workflow-ecosystemen
EDI-systemen (Electronic Data Interchange) verschenen in het Westen in de jaren '70 van de XX eeuw.
Ze voerden elektronische documentcirculatie tussen organisaties uit, stelden ondernemingen in staat om bestellingen op de markt te plaatsen en te ontvangen, verzending van gefabriceerde producten naar de klant te regelen en passende logistieke en financiële documenten in elektronische vorm te genereren.
Indien nodig werden papieren documenten opgesteld aan het einde van de maand of het kwartaal, hun vorming, levering, acceptatie, teruglevering vertraagde het commerciële en productieproces niet. Tegelijkertijd werd de EDI-standaard voor gegevensuitwisseling gevormd, die de implementatie van XML overleefde.
Verbinding met elektronisch documentbeheersysteem EDI heeft de commerciële en productieactiviteiten van ondernemingen aanzienlijk versneld.
EDI met de overheid
Komt ook uit het Westen. Aan het einde van de vorige eeuw konden de personen met een financiële en economische activiteit een inkomensverklaring in elektronische vorm indienen. In de twintigste eeuw kregen ook Russische acteurs deze kans. In de afgelopen jaren is het verstrekken van informatie aan de belastinginspectie, pensioenfonds (pensioenfonds) en arbeidsinspectie in elektronische vorm verplicht geworden, eerst voor grote, vervolgens voor middelgrote en in de laatste fasen - voor kleine ondernemingen en organisaties.
Ondernemingen moeten een overeenkomst sluiten met de FIU over elektronisch documentbeheer. Burgers kregen ook de gelegenheid om hun communicatie met de belastingdienst in elektronisch formaat te vertalen. Elk jaar groeit de populariteit van dergelijke diensten onder de bevolking.
Elementen van externe EDI-systemen
Cliënt - een organisatie of persoon die deelneemt aan een EDI en een elektronische handtekening heeft. De EDI-operator biedt zijn klanten een platform voor documentuitwisseling.
Elektronische handtekening (ES) - een speciaal gevormde gegevensset waarmee u de EDI van de deelnemer uniek kunt identificeren. Deze kit is bevestigd aan een elektronisch document en bevestigt de authenticiteit ervan.
Een elektronische handtekening is informatie in elektronische vorm die is gekoppeld aan andere informatie in elektronische vorm (ondertekende informatie) of anderszins is gekoppeld aan dergelijke informatie en wordt gebruikt om de ondertekenaar van informatie te bepalen. (Federale wet van 6 april 2011 nr. 63-FZ "Op elektronische handtekening ")
Drie klassen van elektronische handtekeningen worden geaccepteerd in de Russische Federatie. Ze verschillen in het niveau van bescherming en doel.
- Eenvoudige handtekening - bevestigt dat het document is verzonden door een specifieke persoon - de eigenaar van deze handtekening. Het wordt gebruikt om de identiteit van de afzender van de e-mail naar het adres van officiële instellingen op verschillende niveaus of specifieke ambtenaren te bevestigen.
- Verbeterde ongekwalificeerde handtekening - certificeert zowel het verzenden van een elektronisch document door een specifieke persoon als het feit dat er vanaf het moment van ondertekening geen wijzigingen in het document zijn aangebracht. Het wordt gebruikt bij het certificeren van documenten waarvoor afdrukken optioneel is. Deze handtekening wordt gegenereerd met behulp van coderingstools, certificaten uitgegeven door een niet-erkende certificeringsinstantie zijn toegestaan.
- Enhanced Qualified Electronic Signature (CEP) - wordt gegenereerd met coderingssoftware die is gecertificeerd door de FSB. CEP gebruikt een certificaat van een geaccrediteerde certificeringsinstantie die garant staat voor de authenticiteit van de handtekening. ED ondertekend door CEP heeft gelijke rechten als een document op papier dat is gecertificeerd door persoonlijke handtekening. Protest CEP is alleen mogelijk bij gerechtelijk bevel. CEP wordt gebruikt voor interactie tussen overheidsinstanties die staatsinformatiesystemen gebruiken
Certificeringsinstantie (CA) - een staat of openbare organisatie die elektronische handtekeningen (certificaten) uitgeeft.
De reputatie van de CA wordt geaccepteerd door alle partijen die betrokken zijn bij de verspreiding van elektronische documenten. De CA geeft certificaten uit voor organisaties en personen - deelnemers aan de omzet. Tijdens transacties bevestigt de CA de authenticiteit van een bepaalde elektronische handtekening.
Het geaccrediteerde certificatiecentrum staat in een contractuele relatie met de root CA en moet voldoen aan alle vereisten van de wetgeving van het land van vestiging.
EDI-operator - commerciële organisatie die deelnemers een technologisch platform biedt voor de implementatie van EDI. De voorziening wordt op commerciële basis uitgevoerd met het sluiten van een contract. De operator EDI is onderworpen aan verplichte certificering in overheidsinstanties
Elektronisch handelsplatform (ETP) is een complex van communicatiekanalen, software en hardware, ontworpen om de handel tussen commerciële en overheidsorganisaties, evenals particulieren, te organiseren.
Het elektronische handelsplatform verenigt verkopers en kopers van verschillende producten en diensten in een enkele informatieomgeving en biedt hen een aantal gerelateerde diensten. Veel bronnen van het wereldwijde netwerk bieden diensten om leveranciers en consumenten bij elkaar te brengen, hen te helpen een deal te sluiten en in meer of mindere mate als garant voor een dergelijke deal op te treden.
Om hun kosten te minimaliseren, kunnen kopers elektronisch bieden organiseren in de vorm van directe en omgekeerde veilingen, concurrerende aanbestedingen, offerteaanvragen en aanbiedingen, het optimaliseren van de kosten.Verkopers krijgen eenvoudig, snel en gemakkelijk toegang tot de markt en een handig platform voor het promoten van hun producten.
- Een ETP voor het plaatsen van een staatsbestelling is een ETP geselecteerd door het RF Ministerie van Economische Ontwikkeling en het FAS voor open veilingen in elektronische vorm.
- ETP voor de verkoop van onroerend goed van debiteuren (failliet). Ze werden alle elektronische sites die openbare aanbestedingen uitvoeren.
- ETP voor het plaatsen van bestellingen onder 223-ФЗ.
- ETP voor commerciële klanten - commerciële ondernemingen bieden hier volgens flexibelere regels.
- Commerciële gespecialiseerde ETP's gemaakt voor een specifiek bedrijf. Bijvoorbeeld: een Gazprom-site voor de verkoop van aardolieproducten.
- Commerciële multidisciplinaire elektronische handelsplatforms met een universele set producten en diensten.
ETP's zoals AliExpress en E-bay zijn algemeen bekend.
Voor hen worden consumentenrechten beschermd door zowel de regels van de platforms als het ratingsysteem - elke koper evalueert de verkoper.
Overheidsdiensten
De website van State Services integreert de internetportals van veel overheidsinstanties en -diensten in één geconsolideerd portaal. Het werd gecreëerd bij de ontwikkeling van het staatsconcept van “Single Window” om de communicatie met de overheid voor burgers te vereenvoudigen. Nadat hij eenmaal is ingelogd met een gekwalificeerde elektronische handtekening, kan een burger van de Russische Federatie informatie ontvangen over zijn:
- Het eigendom.
- Belastingen.
- Onderwijs.
- Pensioenuitkeringen.
- Te vervoeren.
- Naar de documenten.
En vele andere belangrijke punten.
U kunt belastingen, boetes en overheidskosten controleren en betalen. Een burger heeft ook de mogelijkheid om de afgifte van een officieel document, certificaat, paspoort, visum, certificaat, enz. Te vragen. Hiervoor hoeft hij niet naar de instelling zelf, of zelfs naar het multifunctionele centrum te gaan - de aanvraag wordt elektronisch ingediend, in dezelfde vorm worden verstrekt kopieën van benodigde documenten.
Na het opstellen van het gevraagde document is één bezoek aan de MFC voldoende, waar de documenten worden geverifieerd, een registratie van biometrische parameters (indien nodig) en de afgifte van het vereiste document. Dit type elektronisch documentbeheer bespaart veel tijd voor zowel burgers als werknemers van instellingen - ze hoeven geen tijd te besteden aan de eerste ontvangst van burgers en documenten, en voor persoonlijke toevoegingen en correcties hebben ze ook geen persoonlijke aanwezigheid nodig.
Het elektronische documentbeheersysteem van de regering van Moskou
In de hoofdstad is het MosEDO-systeem gevormd dat sinds 2011 met succes werkt. Elektronische documentcirculatie met zijn hulp wordt onderling uitgevoerd door overheidsinstanties, diensten, commerciële en publieke organisaties. Het systeem is goed ingeburgerd en geniet een welverdiende erkenning bij Muscovites.
Het systeem wordt geïmplementeerd en onderhouden door Electronic Moscow OJSC en verenigt meer dan 78.000 gebruikers van 3.000 organisaties. Kantoorwerk, organisatorische en administratieve en managementworkflow van de regering van Moskou worden volledig overgezet naar het MosEDO-systeem. De elektronische documentcirculatie van de overheid van de grootste stad is een uitstekend bewijs van de vooruitzichten en de levensvatbaarheid van EDI-systemen bij overheidsinstanties.
Met de ontwikkeling van technologie zal elektronisch documentbeheer het traditionele de komende jaren vervangen. De belangrijkste redenen voor EDI zijn de redenen die het biedt:
- Snelheid.
- Lage kosten.
- Gemak voor alle deelnemers.
- Hoge beveiliging.
- Effectieve controle.
Nu al wordt het grootste deel van de inkoop in het land uitgevoerd met behulp van EDI. Traditionele documentatie wordt opgesteld na voltooide transacties. Binnenkort worden alleen papieren documenten uitgegeven in de belangrijkste, uitzonderlijke gevallen en de vraag "Wat is EDI?" eindelijk zijn relevantie verliezen.