Betalingen via internet zijn al lang gemeengoed, maar de uitwisseling van documenten, vooral tussen particulieren, gebeurt nog steeds op papier. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is ontworpen om dit probleem op te lossen en documentuitwisseling te vergemakkelijken. Juridische entiteiten werken al lange tijd met EDS, individuele ondernemers gebruiken het om bepaalde gegevens te verzenden (bijvoorbeeld btw bij het huren van overheidsgebouwen), terwijl particulieren hun handtekening kunnen gebruiken om toegang te krijgen tot de website van State Services. Hoe krijg je een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening en welke voordelen biedt het?
Wat is dit
Een gekwalificeerde elektronische handtekening zijn de details die de waarheid van het elektronische document bevestigen, de afwezigheid van vervormingen daarin vanaf het moment dat de handtekening daadwerkelijk werd geïnstalleerd. Hiermee kunt u ook de eigendom van het document vaststellen. Dergelijke details kunnen alleen worden verkregen als gevolg van cryptografische conversie van code, informatie.
Een certificaat van elektronische handtekening is een document dat het recht bevestigt om een openbare sleutel van een elektronische handtekening te bezitten. Het certificaat kan alleen worden verkregen bij de CA (certificatiecentrum) of op het kantoor van hun bevoegde vertegenwoordigers.
De certificaathouder is een persoon die op zijn naam een certificaat van elektronische handtekening heeft ontvangen. Elke eigenaar van het certificaat heeft twee sleutels: openbaar en privé. Verificatie van elektronische handtekeningen wordt uitgevoerd met behulp van de openbare sleutel. Het wordt op zijn beurt geassocieerd met een persoonlijke sleutel, waardoor de elektronische handtekening wordt gegenereerd en het document wordt ondertekend.
classificatie
Een eenvoudige elektronische handtekening, zoals de naam al aangeeft, is de eenvoudigste versie van EDS. Het maakt ook gebruik van wachtwoorden, codes of andere middelen die de vorming van de handtekening door de eigenaar bevestigen.
Verbeterde ongekwalificeerde elektronische handtekening kan alleen worden verkregen met behulp van cryptografische informatieconversie. Hier kunt u niet zonder een persoonlijke handtekeningssleutel. Via een dergelijke elektronische handtekening is het niet alleen mogelijk om de persoon te identificeren die het document heeft ondertekend, maar ook om wijzigingen te detecteren die na de ondertekening zijn aangebracht.
Een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening heeft alle tekenen van ongekwalificeerd zijn. Het enige verschil is dat voor de verificatie en het maken van meer serieuze middelen voor cryptografische bescherming deze moeten worden gecertificeerd door de FSB van Rusland. Bovendien is er een verschil: een gekwalificeerd certificaat van elektronische handtekening kan alleen worden uitgegeven bij een certificatiecentrum dat de accreditatie heeft doorstaan. De lijst met erkende CA's kan worden bekeken op de website van de Staatsdiensten.
gelijkwaardigheid
Federale wet nr. 63 erkent een document ondertekend met elke elektronische handtekening, zowel eenvoudig als verbeterd, gelijk aan een handmatig ondertekend papieren document. Er is echter één kenmerk: tussen de partijen die elektronische documenten uitwisselen, moet vooraf een overeenkomst worden ondertekend.
Een gekwalificeerde handtekening is ook een analoog van een handtekening die met zijn eigen hand is gemaakt, maar het kan het zegel van de organisatie vervangen. De rechtsgeldigheid van documenten die zijn ondertekend door een gekwalificeerde digitale handtekening wordt erkend door regelgevende instanties. Ze kunnen in de rechtbank worden gebruikt.
Toepassingsgebied
Allereerst is dit natuurlijk elektronisch documentbeheer. Elektronische handtekeningen helpen externe en interne uitwisseling van documenten tot stand te brengen in alle gevallen waarin een handgeschreven handtekening vereist is.
Intern documentbeheer maakt gebruik van niet-gekwalificeerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen om overeenkomsten en andere documenten die de interne processen van de organisatie regelen, goed te keuren en goed te keuren. Als een directeur bijvoorbeeld een overeenkomst ondertekent met een elektronische handtekening en hij wordt overgedragen naar de uitvoering.
Belangrijkste factor
Bij extern documentbeheer is de aanwezigheid van een gekwalificeerde elektronische handtekening een zeer belangrijke voorwaarde, omdat zij degene is die garant staat voor rechtsmacht. In andere gevallen wordt het elektronische document door de regelgevende instanties niet als het origineel erkend, wat betekent dat het geen juridische kracht heeft en niet in gerechtelijke procedures kan worden gebruikt. Bovendien kan een document dat is ondertekend door een verbeterde gekwalificeerde digitale handtekening worden opgeslagen in een digitaal archief, terwijl de legitimiteit ervan behouden blijft.
EDS kan worden gebruikt voor rapportage aan regelgevende instanties. Velen hebben al begrepen hoe snel en gemakkelijk elektronische rapportage wordt gedaan. Bovendien kan elke organisatie de meest handige manier voor zichzelf kiezen, of het nu gaat om 1C-producten, afzonderlijke software of de sites van FSS en de Federal Tax Service. Een gekwalificeerd certificaat van een elektronische handtekeningsleutel is de basis van dergelijke acties, het moet worden uitgegeven door een geautoriseerde of geaccrediteerde certificeringsinstantie. Maar de verzendmethode is niet kritisch.
Ontvangen van openbare diensten
Alle burgers van de Russische Federatie kunnen een elektronische handtekening verkrijgen om deze te gebruiken voor het ontvangen van openbare diensten, maar een gekwalificeerd certificaat van verificatie van een elektronische handtekening is in dit geval niet vereist: de eenvoudigste, niet-gekwalificeerde EDS is voldoende, het is zeer geschikt voor de behoeften van een individu. Met behulp hiervan kan elke burger een elektronische aanvraag ondertekenen, die naar de uitvoerende autoriteit kan worden gestuurd als een dergelijke documentenstroom mogelijk is.
Hoe een gekwalificeerde elektronische handtekening voor een persoon te krijgen? De eenvoudigste manier om een universele elektronische kaart te krijgen, die wordt uitgegeven vanaf 1 januari 2013 en een ingebouwde verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening heeft. Een dergelijke kaart is een uniek identificatiemiddel van een burger, met behulp hiervan is het mogelijk om verschillende openbare diensten via internet te betalen, bestellen en ontvangen. Door het concept is de kaart ontworpen om vele documenten te vervangen, zoals een pensioenbewijs en medisch beleid, om ze te combineren met een elektronische portemonnee, reisticket en elektronische handtekening.
ES gebruiken
Verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening is geschikt voor zowel interne als inter-zakelijke workflow. Het kan worden verkregen bij de certificeringsinstantie die is geaccrediteerd door het RF ministerie van Communicatie. Het beschermt het document tegen wijzigingen, bevestigt de integriteit en het auteurschap.
Verbeterde gekwalificeerde ES kan helpen bij het oplossen van een breed scala aan problemen. Het wordt bijvoorbeeld gebruikt voor rapportage aan de belastingdienst en voor de uitwisseling van elektronische documenten. Deze versie van het certificaat heeft het grootst mogelijke aantal functies, maar dit betekent niet dat het voor elke organisatie handiger is om het te gebruiken. Ten eerste hangt de prijs van het certificaat rechtstreeks af van het aantal functies. Ten tweede moet u bij het kiezen van een minder functioneel certificaat ervoor zorgen dat de beschikbare mogelijkheden volledig voldoen aan de behoeften van de organisatie.
Er zijn ook situaties waarin het gebruikte type certificaat wordt bepaald door de partij die het document ontvangt. Er zijn bijvoorbeeld documentbeheerders die alleen certificaten van hun certificeringscentrum accepteren, dus als u een certificaat kiest, moet u er ook voor zorgen dat er geen beperkingen gelden voor het gebruik ervan in het benodigde informatiesysteem.
Voordelen van elektronische documentuitwisseling
Aangezien nu alle organisaties en bedrijven de mogelijkheid hebben om de uitwisseling van wettelijk bindende elektronische documenten te organiseren, is het de moeite waard om de voordelen van dit proces te bespreken.
Allereerst is dit de snelheid waarmee documenten worden afgeleverd. Ongeacht het adres van de tegenpartij, de levertijd van documenten is tien keer korter dan die van papieren. Het gebruik van elektronische documenten vermindert ook de kosten in verband met de voorbereiding en overdracht van papieren exemplaren.
Er zijn meer serieuze economische voordelen, omdat elektronisch documentbeheer een aanzienlijke versnelling van bedrijfsprocessen impliceert. Het eenvoudigste voorbeeld hiervan is de snelle afronding en activering van transacties, waardoor een grotere kasstroom wordt bereikt. Dat wil zeggen dat het bedrijf, na elektronisch documentbeheer te hebben opgezet, de winst per tijdseenheid kan verhogen.
automatisering
Ook kan het gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekeningssleutel de verwerkingstijd, documenten verzenden en dit proces praktisch automatiseren. Volgens de wet kunnen brieven waarvoor rechtskracht vereist is, facturen, cognossementen, facturen, verrichte werkzaamheden, verrichtingen van diensten, facturen, verzoeningsacties van wederzijdse schikkingen, vrachtbrieven deelnemen aan een uitwisseling tussen bedrijven, volgens de wet.
Vanwege de snelheid en betrouwbaarheid van elektronische documentuitwisseling kunnen bedrijven zich geen zorgen maken over eenvoudige en tijdige rapportage aan de belastingdienst. Hiermee kunt u ook een deel van het geld besparen.
Belangrijke factoren
Een inter-bedrijfsdocumentstroom in elektronische vorm is alleen zinvol als elk document rechtsgeldig is en kan worden gebruikt in rechtszaken of andere instanties. Om juridische betekenis te geven aan een elektronisch document, moeten enkele problemen worden opgelost. Ten eerste het proces van ondertekening en verzending van een elektronisch document aan contractanten, en ten tweede de acceptatie en verificatie van een gekwalificeerde elektronische handtekening op documenten ontvangen van contractanten. Ten derde is het noodzakelijk om de opslag en verwerking van reeds ondertekende documenten, archiefopslag en navigatie daarop te organiseren. Ten vierde is het belangrijk om de legitimiteit van documenten in archiefopslag te behouden.
Eenvoudige oplossing
Om de eerste twee problemen op te lossen, kunt u gebruikmaken van de diensten voor uitwisseling tussen bedrijven, die worden beheerd door operators van elektronisch documentbeheer. Bij het kiezen van een dergelijke service moet rekening worden gehouden met enkele factoren, zoals de beschikbaarheid van de juiste licenties voor de exploitant, de mogelijkheid om de uitwisselingsservice te integreren in het bedrijfsinformatiesysteem en het in rekening brengen van documenten.
Twee andere taken kunnen worden opgelost met behulp van het elektronische documentbeheersysteem, dat al alle nodige functionaliteit heeft. Als de eerste documentvorming in het boekhoudsysteem plaatsvindt, kunt u er een elektronisch documentbeheersysteem in integreren.
Bij afwezigheid van een dergelijk systeem kunnen deze taken gedeeltelijk worden toegewezen aan de exploitant van de uitwisselingsdienst.