Hoe dingen in mappen te ordenen? Waarom is een nomenclatuur nodig en wat wordt algemeen verstaan onder deze term? Hoe bestanden, mappen op te slaan en hoe kunt u documentatie in de onderneming anders organiseren? Momenteel is kantoorwerk zo'n complex takenpakket dat een systematische aanpak en uiterste nauwkeurigheid vereist. Over wat de nomenclatuur van zaken is en waar het voor bedoeld is, moet niet alleen de werknemers kennen die verantwoordelijk zijn voor de workflow binnen het bedrijf, maar ook al het managementpersoneel dat geïnteresseerd is in controle over de werkprocessen van de organisatie.
Algemene terminologie
Rekening houdend met de nomenclatuur van zaken, moet allereerst worden opgemerkt dat deze term wordt gebruikt om een dergelijke systematiseringsmethode aan te duiden, die de vorming van een lijst van zaken binnen de onderneming en de instelling inhoudt. Voor elk van hen zijn opslagperioden duidelijk voorgeschreven, met aandacht voor de regels die door de huidige wetgeving van ons land van kracht zijn geworden.
Theorie en het dagelijkse leven
Wat is de nomenclatuur van zaken in praktische toepassing? Dit is zo'n distributieschema dat helpt om uitgevoerde documentatie te groeperen en zo cases te creëren. Om dit te doen, keurde het bedrijf de regeling, classificatie goed en paste het vervolgens in de praktijk toe. Een indexindex wordt ook geïntroduceerd voor cases, documenten. U moet de opslagduur specificeren en het ontwerp van de kaartindex bepalen, gebruikt als referentiemateriaal en gebruikt om te zoeken naar documentatie van het aantal onvervulde. Bij de beantwoording van de vraag wat de nomenclatuur van zaken is, moet worden opgemerkt dat de term wordt gebruikt om een dergelijk boekhoudkundig document aan te duiden, dat het werk regelt van afdelingen die verantwoordelijk zijn voor administratief werk, archieven. De nomenclatuur beschrijft duidelijk al die gevallen, de opslagduur is binnen een decennium, dat wil zeggen die behorende bij het aantal tijdelijke opslagdocumentatie.
Waarom is dit nodig?
Wie moet weten wat de naamgeving van zaken is, hoe deze in praktijk te brengen? Allereerst zijn dit de personen die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van de workflow in de onderneming, evenals het hoofd van de instelling, rechtspersoon. De nomenclatuur helpt om snel het benodigde document te vinden als de soort of inhoud bekend is. De kwaliteit van de vorming, uitvoering van de nomenclatuur van gevallen bepaalt hoe snel het mogelijk zal zijn om met documentatie binnen de muren van de instelling te werken. Momenteel is het feit van de beschikbaarheid van de nomenclatuur verplicht voor elke juridische entiteit, of het nu een instelling of organisatie of onderneming is.
Op het niveau van de staat is de Unified State Customs Service aangenomen - dit is zo'n systeem dat de regels voor het bijhouden van documentatie schetst. In de bijlagen daarbij vindt u de momenteel relevante steekproef van de nomenclatuur van zaken. Bovendien heeft een dergelijke systematische informatiebron voor alle staten alle bepalingen verzameld die moeten worden geleid door de ontwikkeling en toepassing van de nomenclatuur van zaken voor een jaar in een instelling of onderneming.
Vraagfuncties
Momenteel is nomenclatuur op kantoor een complex concept dat verschillende soorten en groepen documentatie omvat. Het is gebruikelijk om te praten over een typische, geschatte, specifieke nomenclatuur.Individuen worden meestal geïntroduceerd op het niveau van de instelling als geheel en van een afzonderlijke structurele eenheid.
Typische, voorbeeldige nomenclatuur wordt gebruikt om documentatie te combineren die qua aard en samenstelling vergelijkbaar is. Het model regelt ook het specifieke indexeringssysteem dat binnen een bepaald bureau wordt gebruikt. Het is noodzakelijk om een dergelijke lijst met casenamen toe te passen. Maar de benadering is adviserend van aard, hoewel het in het algemeen redelijk en gemakkelijk is om zich eraan te houden, omdat het helpt om het hele volume officiële papieren in het bedrijf te stroomlijnen.
Het systeem als basis voor de bestelling
Elke moderne onderneming moet de huidige documentatie systematiseren, en het is de nomenclatuur die een dergelijke classificatiegids vertegenwoordigt die de problemen van de organisatie kan oplossen. Dit is een document waarin de namen van alle zaken van de onderneming die kunnen worden gestart, regel voor regel worden aangegeven. Tegelijkertijd wordt duidelijk aangegeven hoe lang het papier moet worden bewaard. De nomenclatuur van boekhouding, personeelsdiensten en de onderneming als geheel moet door haar hoofd worden goedgekeurd.
De belangrijkste doelstellingen van de invoering van de nomenclatuur
Zo'n officiële paper vereenvoudigt de systematisering van de interne workflow. In feite is het zo'n plan, dat duidelijk aangeeft welke algoritmen moeten worden gebruikt om uitgevoerde documenten te verspreiden en in welke zaken ze moeten worden geplaatst. Dit vormt het archiefsysteem van de onderneming en vergemakkelijkt de oriëntatie tussen de verzamelde papierbronnen.
Tegelijkertijd bevatten de nomenclatuur van personeelszaken, boekhouding en de algemene voor de onderneming een duidelijke definitie van tijdsintervallen met betrekking tot verschillende categorieën documentatie. Het gestructureerde systeem geeft precies aan hoeveel tijd om documenten op te slaan die in een specifiek geval zijn gerangschikt. Wanneer u een case maakt met behulp van uitgevoerde documenten, moet u er onmiddellijk van uitgaan hoe lang de houdbaarheid zal zijn. Deze fase wordt het primaire onderzoek genoemd, waarmee de waarde van de documentatie kan worden bepaald.
Index, systeem en basisinformatie
De nomenclatuur van zaken geeft officieel aan volgens welk systeem zaken moeten worden geïndexeerd. Deze informatie is relevant voor registratie, omdat de index die wordt vastgesteld door de nomenclatuur een element is van het registratienummer dat aan elk individueel document in de onderneming wordt toegekend. De nomenclatuur is een informatieve referentie waarmee u snel de structurele kenmerken van een bepaalde juridische entiteit kunt analyseren.
Documentatie wordt gebruikt wanneer het nodig is om een casuslijst te maken. Dit is relevant voor de opslag van effecten, die wettelijk een termijn van meer dan een decennium hebben, inclusief permanente opslag. Dit maakt de nomenclatuur van zaken het belangrijkste boekhoudingsdocument dat wordt gebruikt in de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor administratief werk in de onderneming.
Boekhouding en verdere ontwikkeling
Vaak is de nomenclatuur van zaken het handigste document waarmee het boekhoudsysteem bij de onderneming wordt geïmplementeerd, waarmee u tijdelijke zaken kunt regelen, dat wil zeggen voor een periode van tien jaar.
Een ander belangrijk doel van de nomenclatuur van zaken is de toepasbaarheid ervan bij het vormen van een referentiekaartbestand, noodzakelijk om relevante informatie over de uitgevoerde documentatie te behouden. Het classificatiesysteem dat wordt gebruikt bij de vorming van de nomenclatuur wordt de basis voor het creëren van een archiefkast die referentie-informatie biedt over de documentenstroom binnen de organisatie.
Hoe ziet het eruit?
Een voorbeeldnomenclatuur van gevallen kan er als volgt uitzien.
Bij het opstellen van documentatie is het noodzakelijk om uw bedrijfsnaam, afdelingen waarvoor de nomenclatuur is ingevoerd, en de huidige datums aan te geven.
Dit is belangrijk!
Soms lijkt het de ondernemer dat met een relatief kleine workflow de introductie van de nomenclatuur slechts een puinhoop is, overmatig "papierwerk" dat geen echte voordelen zal opleveren. Deze benadering van de vraag is categorisch onjuist. Het is noodzakelijk om de juiste, geschikte te introduceren, rekening houdend met de naamgeving van de specifieke organisatie in elk modern bedrijf. Bij het ontwikkelen van een document moet ervoor worden gezorgd dat dit het volledige volume van de workflow van de onderneming beslaat, inclusief de fasen van creatie. Het is noodzakelijk dat alle sectoren van de activiteiten, processen en activiteiten van het bedrijf worden weerspiegeld in de nomenclatuur.
U kunt de algemeen aanvaarde vereisten voor het opstellen van een dergelijk normatief document lezen in rechtshandelingen die op het niveau van de staat zijn aangenomen. De werkregels die zijn ingevoerd voor het archief van bedrijven, standaardinstructies voor de documentencirculatie van bedrijven zijn hieraan gewijd. In 1988 werd een statistisch systeem van documentatieondersteuning ontwikkeld, dat nog steeds relevant is. Documenten die regelmatig op het niveau van de staat worden aangenomen, worden afgerond, rekening houdend met de realiteit van vandaag, inclusief het gebruik van elektronische computers, terwijl de basistheorieën van systematisering en classificatie hetzelfde blijven.
Artikelvormen
In de klassieke versie is dit document samengesteld als een tabel. Indexen, classificaties worden de basis voor de registratieprocessen van documentatie die binnen de onderneming wordt gegenereerd, van deze naar externe ontvangers en geaccepteerd voor verwerking door externe bronnen. Een goed samengestelde nomenclatuur is een handig hulpmiddel voor de vorming van andere classificaties die noodzakelijkerwijs gepaard gaan met het kantoorwerk van elk modern bedrijf. Een voorlopige beoordeling van de documentatie vereist dus vaak een classificering van problemen, onderwerpen voor discussie. Ook zijn speciale classificaties vereist voor de uitgevoerde documentatie. Bij de introductie van een elektronisch systeem is het noodzakelijk om navigators, representaties te ontwikkelen die verschillende structurele eenheden en uitvoerders weerspiegelen. Bovendien kunt u op basis van de nomenclatuur van gevallen een systeem ontwikkelen waarmee u de documentatie die onder speciale controle staat, evenals andere typen, kunt organiseren.
De nomenclatuur behoort tot de categorie planningsdocumentatie. Daarin vindt u de rubrieken van de voorgestelde gevallen voor planning, boekhouding in verschillende richtingen van activiteit, economische activiteit van de onderneming. De functies die aan het bedrijf zijn toegewezen, zijn zichtbaar in de nomenclatuur. Het document is voorbereid voor het volgende jaar, dus het is noodzakelijk om er niet alleen de beschikbare mogelijkheden en behoeften van de workflow in te leggen, maar ook die gepland in de nabije toekomst. Het is wenselijk dat bij het opstellen van de nomenclatuur de behoeften van het documentbeheersysteem bij de onderneming voor de komende vijf jaar redelijk nauwkeurig kunnen worden voorspeld, hoewel dit niet altijd haalbaar is in de huidige moeilijke economische omstandigheden die ondernemingen dwingen zich aan te passen.
Realiteit en plan
In de praktische toepassing wordt meestal de nomenclatuur van gevallen beschouwd als boekhoudkundige documentatie, die het gevolg is van de aanwezigheid van een nummer, een index voor elke vermelde rubriek. Op basis van het definitieve nomenclatuurverslag dat de resultaten van het jaar samenvat, kunnen we een conclusie trekken over het aantal en de categorieën van zaken die in de afgelopen periode zijn ingesteld. U kunt ook berekenen, zonder speciale inspanningen te doen en zonder tevergeefs tijd te verspillen, het aantal zaken, volumes, ingesteld in de afgelopen tijd. Dit geeft een kwantitatieve beschrijving van het documentaire fonds, het workflowsysteem. De behoefte aan een dergelijke analyse ontstaat zowel in het kader van een afzonderlijke structurele eenheid als de organisatie als geheel.
Nomenclatuur die als boekhoudkundige administratie fungeert, kan worden gebruikt wanneer bestanden naar het archief worden overgedragen.Dit geldt vooral voor die bedoeld voor tijdelijke opslag - niet meer dan een decennium. De nomenclatuur biedt ook een handige basis voor het vormen van een inventaris, met inbegrip van gevallen die bedoeld zijn voor permanente opslag of tijdelijke opslag, als de periode langer duurt dan een decennium. De nomenclatuur is handig wanneer een inventaris van zaken met documentatie over het personeel van het bedrijf wordt gevormd, evenals handelingen ter vaststelling van de vernietiging van documenten, de toewijzing van papieren die niet hoeven of kunnen worden opgeslagen.
De specifieke kenmerken van bepaalde soorten organisaties
Een verplichte maatregel is het opstellen van een nomenclatuur voor elke staatsinstelling. Dit document moet aanwezig zijn in gemeentelijke, ondergeschikte territoriale rechtspersonen. Een dergelijke verplichte procedure is het gevolg van de overdracht van documentatie gegenereerd in organisaties, instellingen voor opslag in de archieven van de gemeente of op federaal niveau.
Als we het hebben over een particuliere organisatie, dan is de vorming van de nomenclatuur ook noodzakelijk, maar de eisen die eraan worden gesteld, zijn veel minder streng. Enerzijds is het document ook multifunctioneel - het hangt niet af van de staatsparticipatie in het bedrijf. Het wordt aanbevolen om een nomenclatuur te ontwikkelen op het moment dat er net een juridische entiteit wordt opgericht. Tijdens de overname, fusie, is het noodzakelijk om een dergelijk systeem voor classificatie van documentstromen opnieuw te vormen, als tegelijkertijd een nieuwe juridische entiteit wordt gevormd. Volgens de regels is de ontwikkeling van de nomenclatuur een uiterst prioritaire taak, en het is noodzakelijk om eraan te werken, zelfs voordat de instructie wordt gevormd die de regels van de workflow beschrijft.