Het is belangrijk voor de hoofden van organisaties om het werk van werknemers zo te organiseren dat dit het grootste rendement oplevert en hun potentieel volledig onthult. Om dit te doen, moet je weten hoe je autoriteit praktisch kunt delegeren, gebruikt om de prestaties van het bedrijf te verbeteren zonder de huidige stand van zaken te schaden.
definitie
Delegatie manifesteert zich als een uniforme verdeling van rechten en plichten tussen de onderwerpen van het systeem. De principes werden geformuleerd in het begin van de twintigste eeuw door P. M. Kerzhentsev.
Delegatie is het verlenen van autoriteit om taken uit te voeren aan een verantwoordelijke persoon met een gelijktijdige opdracht aan hem verantwoordelijkheid voor het resultaat. Delegatie stelt u in staat om taken correct tussen medewerkers te verdelen en wordt gebruikt om de uiteindelijke doelen van de organisatie te bereiken.
Verantwoordelijkheid ligt in de inzet van de werknemer om het werk op een kwaliteitsvolle manier te doen en tot een goed einde te brengen. Medewerkers zijn op het gebied van hun activiteiten verantwoordelijk voor hogere autoriteiten.
Bevoegdheden (bevoegdheden) fungeren als beperkte rechten om de betrokken middelen te gebruiken om bepaalde taken uit te voeren. Elke positie in de organisatie gaat gepaard met specifieke bevoegdheden. Een verandering van functie leidt ook tot een vervanging van de competenties van de werknemer.
toepassing
Delegatie is de overdracht van bepaalde bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan werknemers van het bedrijf en de gelijkmatige verdeling van verschillende functies tussen hen. Er wordt een handeling uitgevoerd die de officiële delegatietaken definieert als een leider die in staat is om snel alle actuele problemen op te lossen en vakkundig de werknemers te gebruiken die het best in staat zijn om elk specifiek type taak aan te kunnen.
doelen
Delegatie van autoriteit wordt gebruikt om bepaalde doelen van de organisatie te bereiken, zoals:
- verbinding van de "menselijke factor" - verhoging van de activiteit en interesse van werknemers op lager niveau;
- een toename van de efficiëntie (efficiëntie) van werknemers als gevolg van de verbetering van hun kwalificaties en de verwerving van nieuwe vaardigheden;
- ontladen van senior management met het vrijmaken van tijd voor het oplossen van strategische, operationele en managementkwesties.
Taak delegatie
De volgende soorten taken zijn geschikt voor delegatie:
- routine;
- onbelangrijke kwesties;
- voorbereidende werkzaamheden;
- gespecialiseerd werk.
Maar niet alle taken kunnen worden overgedragen aan gewone werknemers. De taak van elke leider is om die taken op te lossen die van invloed kunnen zijn op de toekomstige activiteiten van de organisatie.
Dit zijn vragen van vertrouwelijke aard, en niet-standaard strategische problemen en onverwachte situaties die snelle oplossing vereisen.
Daarom niet gedelegeerd:
- doelen stellen;
- beheer van ondergeschikten;
- risicovolle taken;
- ongewoon werk;
- strategische en managementbeslissingen nemen;
- Vertrouwelijke taken
- ontwikkeling van organisatiebeleid.
Vereisten voor onderwerpen van delegatie
Tijdens het overdragen van instructies kunnen zowel leidinggevenden als werknemers een aantal problemen ondervinden.Effectief beheer van bevoegdheidsdelegatie is alleen mogelijk door analyse van alle bestaande en waarschijnlijke obstakels die van invloed zijn op het beheer en de monitoring van lopende activiteiten.
Problemen die zich soms voordoen bij de directeur of afdelingshoofd en belemmerende delegatie:
- angst om je huidige positie en bijbehorende kracht te verliezen;
- twijfel over de paraatheid van andere werknemers, lage evaluatiekenmerken van hun activiteiten;
- overmatig zelfvertrouwen, overmatige ambitie;
- zelftwijfel, angst dat zijn acties verkeerd worden begrepen.
Problemen die soms door werknemers worden geïdentificeerd bij het uitvoeren van toegewezen taken:
- twijfel over de juistheid van de gebruikte beslissingen;
- gebrek aan ervaring;
- fundamentele meningsverschillen met de baas;
- onwil om andere artiesten te leiden, vooral met betrekking tot straffen.
In geval van problemen moet de bevoegde manager eerst persoonlijke obstakels aanpakken die de effectieve regulering van het werk belemmeren, en vervolgens zorgvuldig de problemen van de ondergeschikte onderzoeken. Een analyse van de situatie geeft mogelijke managementfouten aan en stelt u in staat om geïnformeerde en geïnformeerde beslissingen te nemen, bijvoorbeeld met betrekking tot het vervangen van de uitvoerder of het verwijderen van onnodige werklast, of voor het oplossen van psychologische problemen, zowel van uzelf als van de uitvoerder.
Delegatieproces
Elke leider moet ernaar streven dat hij bij het organiseren van het werkproces gelijkmatige werkverantwoordelijkheden in het hele team plant, macht gebruikt en de verantwoordelijkheid voor het voltooien van taken niet opgeeft.
Delegatie in een organisatie is verdeeld in verschillende fasen:
Fase I - overdracht van instructies aan de uitvoerder;
Fase II - de aannemer voorzien van autoriteit en middelen;
Fase III - de formulering van de verplichtingen van de werknemer die het noodzakelijke resultaat van de implementatie aangeeft.
Tijdens de controle over de activiteiten van ondergeschikten is een middenweg belangrijk. Overmatige hechtenis kan leiden tot stagnatie en gebrek aan initiatief van de werknemer. Als u het proces niet beheerst, zal het resultaat kritisch verre van het gewenste zijn vanwege de ongecoördineerde werkstroom. Het is noodzakelijk om vooraf feedback te geven en respect en een hoge autoriteit onder werknemers te bereiken.
Vaak zondigen beheerders door ongewenst en oninteressant werk over hun ondergeschikten te verschuiven, vooral als ze zelf slechts oppervlakkig bekend zijn met dit onderwerp. Maar dit is niet altijd correct, omdat de baas nog steeds verantwoordelijk is voor de werkstroom. Als het hoofd zelf geen idee heeft welke resultaten bij de uitgang moeten worden verwacht, hoe kan hij dan de activiteiten van de ondergeschikte controleren? Het antwoord is duidelijk.
Ervaren leidinggevenden geven werknemers liever taken die iets gecompliceerder zijn dan ze eerder hebben uitgevoerd. Dergelijke taken helpen het potentieel van ondergeschikten het meest volledig te onthullen. In dit geval is het echter beter om bestellingen op papier te plaatsen om de motivatie van werknemers te vergroten.
Bij het verdelen van competenties in het organisatiesysteem is het uiterst belangrijk om de volgende aspecten te overwegen:
- de bevoegdheden moeten volledig voldoen aan het vastgestelde plan van de taak, het is het doel dat de reikwijdte van de bevoegdheden bepaalt, en niet andersom;
- de bevoegdheden van alle werknemers moeten vakkundig worden gekoppeld in één complex zonder inconsistenties en zorgen voor het evenwicht van de hele structuur;
- alle bevoegdheden moeten duidelijk en concreet zijn, zodat werknemers altijd kunnen achterhalen wat van hen wordt vereist en welke middelen voor hen beschikbaar zijn.
De juiste afhandeling van bevoegdheden verhoogt de efficiëntie van de hele organisatie. Medewerkers krijgen een duidelijk inzicht in het werk dat aan hen wordt toegeschreven en de doelen die voor hen worden gesteld, en bereiken daarmee de beste resultaten.
De voordelen
Over het algemeen wordt het delegatieproces gekenmerkt door de aanwezigheid van twee positieve aspecten:
- De vrije tijd van het hoofd is vrij om problemen op te lossen die persoonlijke participatie vereisen. Er is een mogelijkheid om zich te concentreren op het plannen van de groeivooruitzichten van het bedrijf en de administratieve strategie.
- Delegatie is een van de beste manieren om creatief ontwikkelde en actieve medewerkers te motiveren die willen groeien en leren. Het kan worden gebruikt voor training voordat het een hogere positie krijgt. Helpt bij het ontwikkelen van nieuwe kennis, vaardigheden en vaardigheden bij werknemers die worden gebruikt voor meer succesvolle activiteiten.
Beginselen van delegatie
Voor een gestructureerde aanpak van de delegerende autoriteit is het raadzaam om de onderstaande principes te volgen. Anders kan het falen ervan leiden tot moeilijkheden bij het beheer en bijgevolg tot een onbevredigende werking van het systeem als geheel.
Functioneel Definitie Principe
Het is gebaseerd op het volledige en duidelijke bewustzijn van elke manager van de structurele integriteit van de organisatie: welke rechten en verplichtingen elke entiteit van het systeem heeft, welke informatie- en serviceverbindingen tussen hen zijn gemaakt, de richting en de resultaten van hun werk. Met andere woorden, een ervaren beheerder weet altijd wat te verwachten en van wie precies.
Scalair principe
Het is gebaseerd op een duidelijke scheiding van taken. Elke aannemer moet weten aan wie hij de resultaten van zijn werk rechtstreeks moet rapporteren en wiens activiteiten hij onafhankelijk moet reguleren. Dit principe duidt op een keten van officiële relaties tussen ondergeschikten en leiders van het gehele organisatiesysteem. Hoe expressiever deze lijn, des te effectiever management en communicatie tussen medewerkers. Elke ondergeschikte heeft een nauwkeurig begrip nodig van wie bevoegdheden aan hem delegeert en aan wie zaken moeten worden overgedragen die niet binnen zijn bevoegdheid vallen.
Autoriteit niveau Principe
Combineert de twee bovenstaande principes. Elke werknemer moet zich duidelijk bewust zijn van de hoeveelheid bevoegdheden die aan hem zijn gedelegeerd en zijn eigen problemen oplossen met de problemen die overeenkomen met zijn machtsniveau, en deze kwesties niet doorverwijzen naar een hoger management.
Anders kan er een patstelling ontstaan wanneer managers opnieuw gedwongen zullen worden om problemen aan te pakken die al zijn overgedragen aan ondergeschikten. Bij het gebruik van deze regel moet niet alleen de overdracht van bevoegdheden plaatsvinden, maar ook de delegatie van verantwoordelijkheid.
Principe op basis van verwachte resultaten
Toont aan dat alle activiteiten van de organisatie zorgvuldig moeten worden gepland. Alle taken moeten duidelijk omschreven doelen en specifieke verwachte resultaten hebben. Anders zal de manager eenvoudigweg niet in staat zijn om taken op competente wijze tussen werknemers te verdelen, zonder een volledig idee te hebben of ondergeschikten voldoende autoriteit hebben voor het aan hen gedelegeerde werk.
Principe van eenheid van commando
Het is gebaseerd op de nauwe relatie tussen de aannemer en de manager. Hoe hoger het niveau van samenwerking, hoe sterker het gevoel van persoonlijke verantwoordelijkheid van een ondergeschikte en hoe minder waarschijnlijk het is om tegenstrijdige orders te ontvangen. Het is belangrijk dat de taak door slechts één baas aan de werknemer wordt gedelegeerd om verwarring te voorkomen en een situatie waarin "de linkerhand niet weet wat de rechterhand doet."
Principe van onvoorwaardelijke aansprakelijkheid
Hoewel bij het delegeren van instructies aan een ondergeschikte tegelijkertijd bevoegdheden en verantwoordelijkheid voor de resultaten van het verrichte werk worden overgedragen, is dit geen reden om de verplichtingen die hem zijn opgelegd uit het hoofd te verwijderen. Het is de baas die besluit de taak te delegeren, dus hij is nog steeds verantwoordelijk voor het werk van ondergeschikten en de uitvoering van de taak. Artiesten zijn verantwoordelijk voor het verrichte werk en managers zijn verantwoordelijk voor de acties van ondergeschikten.Dit principe is van bijzonder belang bij het delegeren van staatsmachten en anderen met een hoog machtsniveau.
Het principe van correlatie van autoriteit en verantwoordelijkheid
Geeft aan dat de gemachtigde autoriteit moet voldoen aan de verplichtingen die zijn toegewezen aan de ondergeschikte. Als de omvang van de bevoegdheid minder is dan de verantwoordelijkheid, dan kan de aannemer de aan hem overgedragen werkzaamheden niet volledig uitvoeren;
Elke beheerder moet de bevoegdheidsdelegatie en verantwoordelijkheid competent organiseren. De hierboven besproken principes zullen hem hierbij helpen.
Soorten autoriteit
In het systeem van de organisatie kunnen, in overeenstemming met de huidige doelen en vereisten, verschillende soorten bevoegdheden worden onderscheiden. Ze worden bepaald door de activiteiten van afdelingen en hun algemene functionaliteit.
lineair
Deze bevoegdheden worden rechtstreeks overgedragen van de beheerder aan de aannemer en verder volgens de regeling. Een leider met lineair gezag is in staat om beslissingen te nemen binnen de grenzen van zijn competentie zonder voorafgaande coördinatie met andere bazen. Het sequentiële schema van deze bevoegdheden vormt een hiërarchie van administratieniveaus.
Bovendien vindt de delegatie van autoriteit en verantwoordelijkheid alleen plaats wanneer rekening wordt gehouden met het beginsel van eenheid van commandovoering en tegelijkertijd met de normen van beheersbaarheid. Wat betreft het principe van eenheid van commando, het werd hierboven overwogen.
Dit principe laat zien dat elke werknemer wordt gedomineerd door slechts één leider, en de werknemer rapporteert alleen aan zijn directe leidinggevende. En de beheersbaarheid is het aantal werknemers dat aan een bepaalde leider rapporteert.
Met een aanzienlijke toename van het aantal circuits in het leiderschapsplan, is er echter een sterke vertraging in de operationele uitwisseling van informatie. Daarom is het nodig om andere bevoegdheden in de organisatiestructuur te introduceren.
personeel
Om te bepalen welke categorieën personeelsbevoegdheden er zijn, moet u eerst de soorten personeelsapparatuur analyseren, waarvan het volgende wordt onderscheiden:
- Het adviesapparaat wordt gebruikt om gespecialiseerde taken op te lossen. Het kan zowel tijdelijk als continu werken.
- Attendant - wordt gebruikt om specifieke services uit te voeren (bijvoorbeeld de personeelsafdeling).
- Persoonlijk - een subcategorie van het bedienende apparaat. Gevormd wanneer aangenomen door het hoofd van een assistent of secretaresse. Alle leden hier hebben een hoge formele autoriteit.
Dienovereenkomstig zijn de bevoegdheden die kunnen worden overgedragen naar een van de apparaten verdeeld:
- Advies - gebruikt door het advieskantoor, wiens rechten worden beperkt door professionele aanbevelingen.
- Verplichte goedkeuringen - strekken zich uit tot de overweging door managers van hun beslissingen in samenhang met het apparaat.
- Parallel - worden gebruikt in gevallen waarin het apparaat beslissingen van de leiding kan omverwerpen, worden gebruikt om grove schendingen te voorkomen. Het gebruik van parallelle machten is bijvoorbeeld gerechtvaardigd bij het winkelen voor grote hoeveelheden, wanneer twee handtekeningen vereist zijn.
- Functioneel - bevinden zich op het hoogste niveau, kunnen beide bepaalde acties toestaan en annuleren. Het gebruik ervan is wijdverbreid, vooral op gebieden zoals werkgelegenheidscontrole en boekhoudmethoden.
Het gebruik van extra apparaten helpt om de managementstructuur in bedrijven met een groot aantal werknemers aanzienlijk te vereenvoudigen. Dankzij de nauwe en goed gestructureerde interactie van alle onderwerpen van het bedrijf, neemt de effectiviteit van de organisatie als geheel toe. Voor effectief leiderschap moeten andere aspecten in aanmerking worden genomen: de principes van delegatie van bevoegdheden, vereisten, kenmerken, types, enz.
Het gebruik van delegatie is belangrijk voor elke manager.Het helpt om het werkproces vakkundig te organiseren, waarbij de rechten en plichten van alle werknemers duidelijk worden verdeeld. Artiesten zijn veel gemakkelijker om te werken als ze weten wat er van hen vereist is en welke resultaten ze moeten bereiken. Daarnaast is delegatie een belangrijke factor die wordt gebruikt om de efficiëntie van elke medewerker te vergroten en extra tijd voor de manager vrij te maken om strategisch belangrijke taken op te lossen, wat dienovereenkomstig leidt tot een toename van de productiviteit en productiviteit van het hele systeem.