Het staatsbedrijf en de sfeer van kantoorwerk is de belangrijkste tak van het openbare leven van elke staat. Gedocumenteerde informatie is wettelijke gegevens. Wetgevende activiteiten dragen bij tot de opbouw van burgerlijk recht en orde en welzijn, die zeer belangrijk zijn.
Het concept van gedocumenteerde informatie
Een dergelijke benaming wordt op het eerste gezicht niet vaak gebruikt in de jurisprudentie, maar is tegelijkertijd zeer belangrijk. Op basis van de federale wetgeving is gedocumenteerde informatie een soort set van bepaalde gegevens die met het oog op veiligheid op een tastbaar medium wordt vastgelegd.
Dit materiaal gaat ook uit van de aanwezigheid van details over de beschikbare bronnen van zijn oorsprong, waarmee in het algemeen de aard van deze gegevens of hun media kan worden bepaald, ongeacht de vorm van presentatie. Zonder hen verliest het concept van gedocumenteerde informatie zijn betekenis. Vereisten vervullen inherent twee fundamentele functies: informatie en veiligheidscertificering. Met andere woorden, enerzijds bevatten ze de nodige gegevens en anderzijds maken ze het onmogelijk om documenten te vervalsen.
Internationale organisatie voor standaardisatie
Het beheer van gedocumenteerde informatie wordt gereguleerd door verschillende rechtshandelingen, federale besluiten, bevelen, internationale regelgevingsdocumenten. De Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) neemt dus voortdurend rechtstreeks deel aan de ontwikkeling van dogma's, regels en voorschriften met betrekking tot de vorming, opslag en het gebruik van informatie. Er worden ontwikkelingen gemaakt in de richting van het elimineren van schendingen van de discrepantie in de inhoud van de werkelijkheid, in de vorming van vereisten voor de vorm van gegevenspresentatie.
Tekenen van gedocumenteerde informatie
Het eerste en belangrijkste teken is de aanwezigheid van een materiële drager. Als zodanig kan absoluut elk object van de omliggende wereld handelen, inclusief objecten en fysieke velden waar bepaalde acties of informatie worden weergegeven. Dezelfde gegevens kunnen op verschillende media worden opgenomen. Het zal ook waar zijn dat verschillende materialen op dezelfde site kunnen worden gedocumenteerd.
Het volgende belangrijkste kenmerk van gedocumenteerde informatie is het vermogen om opgenomen materiaal te identificeren. Dit wordt geleverd met behulp van de ondersteunende rol van rekwisieten. Hun aanwezigheid helpt bij het vaststellen van het doel van de gegevens, hun aard, bron, tijdstip van documentatie. In sommige gevallen bieden de details de noodzakelijke mate van bescherming van een bepaald monster in de vorm van een bijgevoegde elektronische digitale handtekening.
Het derde kenmerk van gedocumenteerde informatie is de mogelijkheid om verschillende variaties en vormen te selecteren die de inhoud ervan overbrengen. Het kan ook worden opgeslagen op verschillende media in verschillende vormen zonder de inhoud en details te verliezen. Dat wil zeggen dat de opslag van gedocumenteerde informatie de mogelijkheid inhoudt deze te kopiëren. Dergelijke materialen kunnen bestaan in de vorm van verschillende modificaties.
Document Informatie Management
Volgens de versie van de Internationale Organisatie voor Standaardisatie zijn gedocumenteerde informatie gegevens die moeten worden opgeslagen en gebruikt onder speciale controle. Op het gebied van ondergeschiktheid is direct de drager van materiële aard waarop dit materiaal is opgeslagen.De set vereisten voor gedocumenteerd informatiebeheer wordt gepresenteerd in sectie 7 van ISO 9001: 2015. Als je probeert deze verplichtingensthesis samen te vatten en weer te geven, hebben ze de volgende vorm:
- regelmatige analyse van het niveau van toegankelijkheid van informatie voor zover nodig, op de plaats waar nodig en op het tijdstip wanneer nodig;
- regelmatige beoordeling van de mate van beveiliging van gedocumenteerde gegevens;
- het oplossen van problemen met betrekking tot de organisatie van de processen van distributie, zoeken, toegangscontrole en gebruik van informatie;
- beoordeling van de impact van effectieve processen voor het beschermen en opslaan van documenten tegen verschillende fouten, bijvoorbeeld of hun leesbaarheid is gegarandeerd;
- verificatie van de naleving van de regels voor inbeslagname en opslag.
Wat gebeurt er
De vormen van gedocumenteerde informatie hangen voornamelijk af van de aard van het materiële medium. Er zijn verschillende hoofdtypen. De meest voorkomende:
- papier;
- geluidsopnamen;
- videomateriaal;
- elektronisch gedocumenteerde informatie.
Soorten gegevens op tastbare media
Informatie, voorbij de versie van veel onderzoekers, voorbij de criteria van ordelijkheid en de mate van organisatie is verdeeld in gedocumenteerd en ongedocumenteerd. Wat is het verschil tussen hen?
Gedocumenteerd is een specifieke organisatorische, officiële vorm van bestaan van informatie. Het doel van het bestaan van dit soort gegevens houdt verband met het algemeen welzijn en de rechtsstaat. De soorten gedocumenteerde informatie kunnen verschillen. Het hangt immers allemaal af van het gehanteerde classificatiecriterium.
Voor toegankelijkheidscriteria is informatie:
- met beperkte toegang;
- staatsgeheim materiaal;
- vertrouwelijke aard;
- met onbeperkte toegang, openbaar.
Indien mogelijk gebeurt het:
- vrij verspreid;
- gegevens waarvan de openbaarmaking strikt verboden is;
- Informatie bekendgemaakt in overeenstemming met de federale wetgeving;
- materiaal waarvan de openbaarmaking mogelijk is met instemming van een bepaalde kring van personen.
Gedocumenteerde informatie-eigenschappen
Gedocumenteerde informatie zijn gegevens die in bepaalde objectieve omstandigheden bestaan en een aantal functies hebben.
Zijn eigenschappen omvatten:
- vast karakter, dat wil zeggen het bezit van de bron, het moment van documentatie en de opslagplicht;
- relevantie - het vermogen om aan de eisen van een potentiële consument te voldoen, om aan verzoeken te voldoen;
- waarde - data geschikt voor het doel;
- volledigheid - de optimale verhouding tussen ontvangen en noodzakelijke informatie;
- nut - de mate van noodzaak;
- betrouwbaarheid - toont het niveau van objectiviteit van informatie;
- nieuwheid - relevantie, aangezien gedocumenteerd materiaal een uitleg is van informatie die verouderd kan zijn of niet meer geldig kan zijn;
- actualiteit;
- toegankelijkheid - het vermogen van de consument om vrijelijk gegevens te ontvangen;
- beveiliging - gebrek aan ongeautoriseerde toegang;
- ergonomie - de optimale verhouding tussen het volume en de vorm van gegevens voor een bepaalde consument;
- adequaatheid - overeenstemming van informatie met de realiteit, bereidheid om reële objectieve omstandigheden weer te geven.
Bescherming van gedocumenteerde informatie in de Russische wetgeving
Drie bronnen van federale wetgeving bieden gedocumenteerde informatie-aanduiding. De eerste bron geeft een enge interpretatie. Het stelt dat gedocumenteerde informatie de registratie is van belangrijke gegevens met behulp van een materieel medium door het proces van het documenteren van de nodige gegevens, wanneer er details zijn die het mogelijk maken om het materiële medium ervan te identificeren, aan te wijzen of te bepalen (informatiewet, artikel 2).
Een andere bron heeft een bredere interpretatie.Het stelt dat een document de aanwezigheid van een medium betekent met opgenomen informatie van tekst-, geluids- of grafische aard. De inhoud is bedoeld voor verzending op een specifiek tijdstip naar het beoogde doel.
Voorbeelden van gedocumenteerde gegevens
Gedocumenteerde informatie is rechtshandelingen, papieren, archieven die voor verschillende doeleinden worden opgeslagen. De opgeslagen informatie is in de meeste gevallen bedoeld voor openbaar gebruik. Voorbeelden hiervan zijn:
- rechtshandelingen, regelgevingskader;
- documenten die informatie bevatten over noodsituaties van ecologische, demografische, sanitaire-epidemiologische, meteorologische aard;
- documenten in bibliotheekcollecties en andere verschillende fondsen van informatiesystemen;
- informatie van massamedia en andere openbare informatie in overeenstemming met de wetgeving van de Russische Federatie.
Op basis van het voorgaande is het vermeldenswaard dat documenten en gedocumenteerde informatie in totaal de belangrijkste elementen van staatsveiligheid en algemeen welzijn zijn. Het is vaak een repository van strategisch belangrijke informatie voor de staat. Dat is de reden waarom dit soort informatie zorgvuldig moet worden opgeslagen, rekening houdend met de eisen van de nationale wetgeving.