In de loop van de activiteiten van elke onderneming verschijnt een groot aantal handelspapieren. Onder deze massa vallen personeelsdocumenten op in een apart complex. In ons artikel willen we het hebben over welke soorten er bestaan, hoe ze worden opgeslagen.
Werknemersrelaties
Een goed georganiseerde workflow bij de onderneming is de sleutel tot het succes van haar activiteiten. Daarom moeten handelspapieren altijd de nodige aandacht krijgen en daarom correct worden opgemaakt en opgeslagen.
Het is goed eraan te herinneren dat de arbeidsrelaties tussen de werkgever en werknemers altijd worden geregeld door de arbeidswetgeving van de Russische Federatie. Op basis van zijn artikelen moet de organisatie het ontslag, de opvang en de overplaatsing van medewerkers goed organiseren. Al die papieren waarin de fasen van de arbeidsactiviteit van de werknemers worden aangegeven, dit zijn de documenten over het personeel (personeel, personeel).
De taak van deze artikelen is om de arbeidsrelaties tussen werknemers en de werkgever goed uit te voeren en veilig te stellen. Opgemerkt moet worden dat personeelsdocumentatie een van de belangrijkste aspecten van de personeelsdienst bij elke onderneming is. De juistheid en tijdigheid van papierwerk moeten onder controle van het hoofd zijn.
De meeste documentatie is verplicht en wordt geleverd door de arbeidswetgeving van de Russische Federatie, instructies voor het bijhouden van werkboeken, pensioenwetgeving en andere voorschriften.
Soorten documenten over personeel
Documenten over personeel kunnen worden onderverdeeld in de volgende typen:
- Documenten die verband houden met het personeel van de onderneming.
- Documenten die de promotie van werknemers bevestigen.
- Documenten die de implementatie van arbeidsdiscipline bevestigen.
- Documenten met betrekking tot beëindiging van het dienstverband.
Zoals we kunnen zien, bevatten de documenten over personeel veel papieren die de relatie tussen werkgevers en werknemers regelen. Ze regelen allemaal bepaalde kwesties met betrekking tot het personeel van de onderneming.
Primaire personeelsdocumenten zijn onderverdeeld in twee soorten:
- In boekhoudkundig personeel.
- Over de boekhouding van werkuren en berekeningen met betrekking tot beloning.
Documenten over personeel omvatten: bestellingen, arbeidscontracten, diploma's, certificaten, werkboeken, persoonlijke bestanden, kaarten, certificaten voor certificering van werknemers, persoonlijke volmacht.
Document opslag
De laatste jaren is er helaas een trend geweest van onvoldoende aandacht voor de veiligheid van handelspapieren. Volgens de resultaten van inspecties van de archiefdienst van de staat, werden conclusies getrokken die suggereren dat de opslag van documenten op personeel onder normale omstandigheden alleen wordt waargenomen in 20% van de geverifieerde ondernemingen.
Hoewel elk bedrijf de wettelijke regels moet naleven. De juiste houding ten opzichte van handelspapieren houdt rechtstreeks verband met de behoefte om organisaties bij te staan bij pensioenverzekeringsinstellingen en andere overheidsinstanties. Schendingen van documentbeheer kunnen ongewenste gevolgen hebben en worden ook beboet.
Documenten over personeel (soorten effecten worden door ons in het artikel gegeven) getuigen van de werkervaring van mensen, en vormen ook de basis voor de benoeming van pensioenen en andere betalingen aan burgers. In het geval dat de werkgever fouten maakt die het inkomen van de werknemer onderschatten, kan een persoon dit feit voor de rechtbank aanvechten.
Bovendien is het de moeite waard om te begrijpen dat het opslaan van documenten op personeel noodzakelijk is, omdat alleen op basis daarvan historische informatie kan worden hersteld. Het is niet tevergeefs dat voor personeelspapieren de langste bewaartermijnen wettelijk zijn vastgelegd.
Het is niet nodig om te zeggen dat documenten niet verloren kunnen gaan; bovendien moeten ze in de juiste omstandigheden worden bewaard. Het hoofd en hoofd van de personeelsafdeling van elke organisatie moet alle voorwaarden bieden die nodig zijn voor huidige en archiefopslag.
De belangrijkste vereisten voor de inhoud van effecten zijn onder meer:
- Beschikbaarheid van een aparte ruimte voor huidige opslag.
- Dozen of kasten met papieren moeten worden afgesloten met een sleutel.
- Documenten moeten worden beperkt.
- Voor het archief moet u een aparte ruimte selecteren en de toegang daartoe beheren.
Opslag tijd
De bewaartermijnen van documenten voor personeel zijn het langst in vergelijking met andere handelspapieren. Documenten met een lange houdbaarheid zijn onder meer:
- Alle administratieve documenten - bestellingen, bestellingen, besluiten.
- Lijsten van werknemers.
- Medewerker boekhoudkaarten.
- Persoonlijke zaken.
- Persoonlijke accounts van werknemers.
- Outfits en urenstaten.
- Arbeidscontracten en overeenkomsten.
- Notulen van de vergadering.
- Lijsten van mensen die met pensioen gaan met een preferentieel pensioen.
- Boekhoudkundige ontvangst en ontslag van werknemers.
We hebben verre van de volledige lijst gegeven van die papieren die 75 jaar zijn bewaard. De volgende documenten zijn uitzonderingen:
- Handelt bij arbeidsongevallen - 45 jaar.
- Tariefblad - 25 jaar.
- Notulen van de vergaderingen van de commissie over de betaling van vergoedingen voor langdurige dienst - 15 jaar.
Gedurende de gespecificeerde tijd moet het bedrijf de veiligheid van effecten waarborgen op de manier voorgeschreven door de wet.
Voorbereiding van documenten
Het archief van documenten over personeel in de onderneming moet zich in een aparte ruimte bevinden, waarin geen toegang is voor onbevoegden. Zaken die volledig zijn voorbereid en naar behoren zijn voorbereid, worden erop overgedragen. Het is vermeldenswaard dat de voorbereiding van papieren begint in het stadium van hun creatie.
De personeelsafdeling is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van documenten op personeel. Voor het gebruiksgemak wordt de hele massa papieren als volgt door personeelsfunctionarissen gerangschikt:
- Er worden cases opgesteld voor elk type document: voor bestellingen, persoonlijke bestanden, protocollen, enz. Koppen die de nomenclatuur weerspiegelen, worden op mappen aangegeven.
- Aan alle gevallen worden rekeningnummers toegewezen en een inventaris is bijgevoegd.
- Er is een vertrouwelijke veilige huidige opslag aanwezig: in een kluis of in een afgesloten kast.
- Alle case sheets worden ingediend en genummerd. En de plaats van de firmware is verzegeld met het zegel van de onderneming en gecertificeerd door de handtekeningen van de verantwoordelijke personen.
- In elk geval moeten interne voorraden zeker aanwezig zijn.
- Op de omslagen van de voltooide documenten worden alle details vermeld: bewaartermijnen, namen, datums.
Vorming van een persoonlijk dossier
Het persoonlijke bestand bevat al die documenten die informatie bevatten over de werknemer van de onderneming en zijn arbeidsactiviteit. In principe moeten persoonlijke bestanden worden aangelegd voor alle medewerkers van de organisatie. Maar in de regel geven personeelsfunctionarissen deze momenteel alleen uit voor vooraanstaande specialisten en het hoofd. De organisatie heeft het recht om onafhankelijk te beslissen welk soort papier de werknemers krijgen. Daarom kan de samenstelling van documenten van een persoonlijk bestand bij verschillende ondernemingen verschillen. Maar in het algemeen moet het de volgende artikelen bevatten:
- Inventarisatie van casusdocumenten.
- Samenvatting en autobiografie.
- Profile.
- Kopieën van artikelen over de beschikbaarheid van onderwijs.
- Kopieën van specificaties.
- Kopieën van de bestelling na goedkeuring van de post.
- Arbeidsovereenkomst.
- Allerhande hulp.
- Kopieën van orders voor benoeming, ontslag en verhuizing.
De interne inventaris moet informatie bevatten over de serienummers van elk document in het bestand. Een dergelijk document wordt ondertekend door de persoon die het heeft opgesteld.
In de case moet er een vragenlijst zijn die veel informatie bevat over de biografie, opleiding, burgerlijke staat van de werknemer. Om het correct in te vullen, gebruiken werknemers meestal een werkboek, militair ID en paspoort, diploma.
Personeelsadministratie documenten
Personeelsgegevens worden bijgehouden door een personeelsfunctionaris. Op basis van primaire effecten wordt de operationele boekhouding van veranderingen en bewegingen in het aantal werknemers van de onderneming uitgevoerd. De boekhoudkundige documenten omvatten: bestellingen, kaarten, personeel, loonlijst en vele andere documenten.
Bij aanwerving krijgt elke werknemer een personeelsnummer toegewezen, dat vervolgens wordt vermeld in alle documenten voor personeelsboekhouding en salarisadministratie. Zelfs als een persoon naar een nieuwe functie of bij ontslag wordt verplaatst, blijft zijn personeelsnummer bij hem en wordt het niet toegewezen aan een andere persoon.
Personeelsorders
Bestellingen van documenten over personeel zijn een van de belangrijkste documenten op het gebied van personeel. Ze zijn gegroepeerd in afzonderlijke gevallen en hebben tegelijkertijd hun eigen nummering. Binnenin de map wordt gesynchroniseerd in chronologische volgorde.
Sommige bestellingen worden in een uniforme vorm gemaakt en vullen in de toekomst alleen de benodigde kolommen in. De rest wordt naar behoefte opgesteld, maar tegelijkertijd moeten alle documenten aan bepaalde eisen voldoen.
De organisatie van documenten over personeel, inclusief bestellingen, wordt uitgevoerd op basis van de bewaarvoorwaarden. Het is logisch om ze in te dienen in gevallen die dezelfde deadlines hebben. Zo moeten bijvoorbeeld toelatings- en ontslagopdrachten 75 jaar worden bewaard, wat betekent dat ze gescheiden moeten worden gehouden van de jaarlijkse documenten die gelden voor het verlof en slechts vijf jaar moeten worden bewaard.
Als de onderneming groot is en de documentenstroom behoorlijk behoorlijk is, kunnen verschillende soorten papier als een afzonderlijke kwestie worden opgesteld (bijvoorbeeld vakantiebestellingen - een map, bestellingen voor zakenreizen - een andere). Dit zal het werken met documenten enorm vergemakkelijken. Bovendien wordt elk individueel geval vastgelegd in de nomenclatuur van de organisatie. Als de bestelling een bijlage heeft, wordt deze ook opgeslagen. Maar wat betreft de redenen voor de bestellingen - rapporten, verklaringen, handelingen, ze worden afzonderlijk opgeslagen.
Zoals de praktijk laat zien, worden de bestellingen en de gronden ervoor bij elkaar gehouden in het huidige papierwerk, maar ter voorbereiding op archiefopslag worden ze gereorganiseerd en in verschillende mappen ingedeeld. Verklaringen worden bijvoorbeeld maximaal 75 jaar bewaard, maar ze maken deel uit van het persoonlijke dossier.
Alle andere bases hebben een opslagperiode van maximaal vijf jaar, dus worden ze tot een afzonderlijk bedrijf gevormd.
Bestel opslag
Om de houdbaarheid van bestellingen te bepalen, moet u de standaardlijst met documenten gebruiken. Het wordt periodiek herzien en bijgewerkt. Op dit moment is de in 2010 samengestelde lijst relevant. Volgens hem moeten de gronden voor bestellingen ongeveer vijf jaar worden bewaard, en de meeste bestellingen zelf worden maximaal 75 jaar bewaard (bij de uitvoering van taken, zakenreizen, naamsverandering, vakanties en certificeringen).
Bovendien kunt u door de opslagperioden navigeren op basis van afdelingslijsten die zijn opgesteld voor organisaties met bepaalde werkvelden. De regels voorzien in het onderzoek van de waarde van effecten.
Langdurige opslagpapieren moeten worden overgebracht naar het archief met personeelsdocumenten. Hierop wordt een inventaris opgemaakt, waarna ze worden overgedragen voor langdurige opslag.
Gevallen waarvan de opslagperiode is verstreken, kunnen worden vernietigd.
Hoe documenten te vernietigen?
Gearchiveerde papieren van de onderneming kunnen onafhankelijk worden vernietigd (als de opslagperiode is verstreken), of u kunt hulp vragen aan speciale organisaties die zich met dit probleem bezighouden.Hoe je het proces ook organiseert, er moet beslist een vernietigingsactie worden opgesteld.
Papier kan zelf worden verbrand, als hiervoor een veilige plaats is, of u kunt ze vernietigen met een speciaal apparaat. In dergelijke gevallen is de handeling in welke vorm dan ook geschreven. Maar grote hoeveelheden koffers zijn gemakkelijker in te leveren voor verwijdering. Maar in dit geval moeten alle acties vergezeld gaan van papierwerk. Bij acceptatie is het noodzakelijk om het aantal gevallen en hun gewicht te bepalen. Het is beter als de medewerker van de organisatie persoonlijk aanwezig is bij de vernietiging van papieren om de vertrouwelijkheid te bewaren.
Staatsarchief
In elke regio van de Russische Federatie bevindt zich een archief van documenten over personeel. Het hoofddoel van zijn activiteit is te zorgen voor een betrouwbare opslag van papieren bij het personeel van alle ondernemingen. Bovendien reageert het archief op vragen van ondernemingen en burgers over kwesties in verband met personeelspapieren. Deze richting van zijn activiteit is zeer noodzakelijk en relevant, omdat wanneer de organisatie gesloten is, mensen eenvoudigweg nergens heen kunnen om de nodige informatie te krijgen.
Om deze reden worden archieven geconfronteerd met de taak om alle papieren te bewaren. Momenteel worden niet alleen particuliere, maar ook budgettaire organisaties vaak geliquideerd en gesloten. In dit geval moeten ze documenten over het personeel voor opslag overdragen naar het staatsarchief. De volgende papieren moeten er 75 jaar in worden bewaard: orders, schikkingsbladen, documenten over verhuizing en ontslag, persoonlijke bestanden, enz.
Het is vermeldenswaard dat zaken vóór de overdracht volgens alle regels moeten worden voorbereid. Gemeentelijke archieven verlenen hun diensten mits voorafgaande goedkeuring van de indiening van documenten.
Het voorbereiden van papieren voor overdracht omvat de correcte uitvoering van alle gevallen, een deskundige beoordeling van effecten, evenals het samenstellen van voorraden.
Moet ik geld betalen voor opslag? Staats- en budgetbedrijven betalen niet voor archiefdiensten. Geliquideerde ondernemingen met een niet-statelijke vorm van eigendom dragen correct uitgevoerde zaken alleen over als er een overeenkomst is.
Zaken worden overgedragen na goedkeuring en coördinatie met de expert review commissie van het archief. Aanvaarding en overdracht van effecten worden uitgevoerd door werknemers van de instelling in aanwezigheid van de te liquideren organisatie. Dit proces is vrij lang en nauwgezet, omdat de status van documenten wordt gecontroleerd door ze visueel te bekijken. Aan het einde wordt een overeenkomstige handeling opgesteld.
In plaats van een nawoord
Documenten over personeel is een speciale categorie papieren die bij elke onderneming beschikbaar is. Hun belang is dat ze de relevantie niet erg lang verliezen. Zelfs na een lange periode kan er een situatie ontstaan waarin u zich opnieuw tot hen moet wenden. Het is niet voor niets dat deze papieren met speciale zorg worden opgesteld en vele jaren worden bewaard, niet alleen bij ondernemingen, maar ook in staatsarchieven.