Het is moeilijk om je een groot bedrijf, staat of onderwijsinstelling voor te stellen waarin een dergelijke positie niet bestaat. Het plannen van vergaderingen, het voorbereiden van documentatie, het werken met correspondentie, het ontvangen van oproepen zijn slechts een deel van de verantwoordelijkheden van de persoon die de functie bekleedt die we zullen bestuderen. Sinds 2016 is de cirkel van basisfuncties geschetst in de nieuwe regelgevende bepaling - de professionele standaard van de secretaris. Nu kan het worden gebruikt als basis voor het vormen van noodzakelijke service-instructies.
Beroepsfuncties
Ondanks de constante verandering in de lijsten van de meest populaire en gewilde beroepen ter wereld, blijft de positie van secretaris vrij wijdverbreid. Officieel in Rusland bestaat dit beroep al drie eeuwen. In 1720 keurde Peter I het goed, de vereisten voor werknemers waren vrij hoog: geletterdheid, kennis van wetten, het vermogen om documenten op te stellen.
Aanvankelijk waren alleen mannen secretaresses, tegenwoordig is het vooral een vrouwenberoep. Dit is deels te wijten aan het feit dat de uitvoering van secretariële taken doorzettingsvermogen, toewijding, het vermogen om hetzelfde en eentonige werk te verrichten vereist.
Wat zijn de eisen van moderne managers aan werknemers die een dergelijke functie bekleden? De secretaresse moet een zelfverzekerde gebruiker zijn van basiscomputerprogramma's op kantoor, in staat zijn om kantoorapparatuur te verwerken, met documentatie werken, goede communicatieve vaardigheden hebben (goede spraak, dialoogvaardigheden, beleefdheid, etiquette). Wees bovendien attent, georganiseerd, gedisciplineerd, emotioneel stabiel.
Wat betreft de noodzakelijke opleiding, er zijn geen strikte vereisten in dit verband in de professionele standaard van de secretaris. Als je een algemene opleiding hebt, is professionele ervaring of speciale cursussen voldoende. De aanwezigheid van een diploma van hoger onderwijs geeft in de regel echter een voordeel bij het aannemen van personeel.
Professionele standaard
Eisen voor secretarieel werk hebben in 2016 de vorm van een regelgevingshandeling gekregen. Er werd een algemene professionele standaard aangenomen voor een specialist in documentaire en organisatorische ondersteuning voor organisatiebeheer. Het hoofddoel van de norm is het optimaliseren van het personeelsbeleid. Het hoofd kan op hem focussen bij het beoordelen van de professionele kwaliteiten van de werknemer. Het document wordt ook gebruikt bij de voorbereiding van trainingsprogramma's voor de training van secretaresses.
Professionele standaard bevat:
- lijst van fundamentele arbeidsfuncties;
- lijst van vaardigheden, kennis, kennis die nodig is voor de uitvoering ervan;
- vereisten voor opleidingsniveau en werkervaring.
Het document vermeldt ook mogelijke functietitels en vereisten daarvoor. Het omvat bijvoorbeeld professionele normen "secretaris van het hoofd", griffier en anderen.
De structuur bevat verschillende semantische blokken:
- algemene informatie (aanduiding van het doel van de activiteit, codeerder);
- functionele kaart (lijst van arbeidsfuncties en kwalificatiecategorieën);
- beschrijving van arbeidsfuncties (specificatie van de takenlijst, vaardigheden die aan de werknemer zijn voorgeschreven);
- informatie over normontwikkelaars.
Het derde deel begint met de professionele standaard van de secretaris-beheerder, voor de kwalificatie, het opleidingsniveau en de ervaring waaraan de meest soepele eisen worden gesteld.
De belangrijkste functies van de werknemer in de bestudeerde functie zijn als volgt geformuleerd:
- georganiseerde verzameling van professionele informatie;
- informatieve ondersteuning over actuele kwesties;
- systematisering, documentatie en opslag van inkomende informatie;
- begeleiding van zakelijke evenementen;
- het creëren van de nodige voorwaarden voor het werk van het hoofd van de organisatie en administratieve ondersteuning.
Taakomschrijving
In zijn werk laat de secretaris zich leiden door de huidige wetgeving, het charter van de organisatie, orders en orders van het hoofd, zijn eigen functiebeschrijving. In het laatste document worden professionele taken toegewezen aan de ambtenaar. Beginnend met het uitvoeren van officiële taken, moet de werknemer bekend zijn met de belangrijkste bepalingen van de instructies. De bepalingen ervan kunnen als bewijs dienen in geval van een conflict van werksituaties. Daarom moet de inhoud van de instructies specifiek zijn. En sluit de mogelijkheid van dubbele interpretatie uit.
De functiebeschrijving van de secretaris voor professionele normen is opgesteld met inachtneming van de specifieke kenmerken van een bepaalde organisatie en omvat de volgende secties:
- algemene bepalingen;
- werknemersfuncties
- werk verantwoordelijkheid;
- werknemersrechten;
- andere voorwaarden en vereisten.
De algemene bepalingen geven aan tot welke categorie de werknemer behoort en aan wie ondergeschikt is, de procedure voor benoeming en ontslag, vereisten voor kwalificaties, kennis en vaardigheden. Het volgende beschrijft in detail wat precies de functie van de werknemer is en welke rechten hij heeft. In het gedeelte over officiële verantwoordelijkheid worden die inbreuken op het werk aangegeven waarvoor de werknemer kan worden gestraft.
De functiebeschrijving wordt goedgekeurd door het hoofd van de organisatie en wordt onder de aandacht van de werknemer gebracht (onder handtekening).
Professionele standaard "secretaris van het hoofd"
In overeenstemming met de bepalingen ervan is het wenselijk om werknemers met een hogere opleiding (op bachelorniveau) of middelbaar beroepsonderwijs te aanvaarden voor deze functie. Daarnaast wordt werkervaring (minimaal twee jaar) op prijs gesteld.
De professionele norm geeft een overzicht van de belangrijkste arbeidsacties van een werknemer:
- coördinatie van tijdelijke plannen met het hoofd;
- de keuze van de planningsvorm en het management van de organisator van de baas;
- coördinatie van vergaderingen, onderhandelingen met partners, klanten, werknemers;
- de leider informeren over de tijd en het schema van aankomende evenementen.
De secretaris van een leider moet over een aantal vaardigheden beschikken om de bovenstaande acties uit te voeren. Stel doelen, bepaal de volgorde en prioriteit van hun implementatie, help de manager bij de verdeling van de werktijd, zorg voor informatiebeveiliging en kies de handigste manieren om op de hoogte te blijven van aankomende evenementen. Aan de hand van deze stellingen wordt meestal de functiebeschrijving van de secretaris van het hoofd van de professionele norm opgesteld.
Hij moet ook bekend zijn met de specifieke kenmerken van de kernactiviteiten van de organisatie, de bepalingen van het arbeidsrecht en de regels voor het voeren van zakelijke onderhandelingen.
De vermelde arbeidsactiviteiten van de secretaris van het hoofd omvatten een aantal verschillende verantwoordelijkheden:
- werkdag planning;
- organisatie van telefoongesprekken en zakenreizen;
- werken met bezoekers bij de receptie;
- organisatie van werkevenementen en vergaderingen;
- het handhaven van de noodzakelijke werkende staat in het kantoor van het hoofd;
- controle over de uitvoering van orders en instructies;
- voorbereiding van werkdocumentatie;
- ontwikkeling van lokale besluiten indien nodig;
- opslag van documentatie;
- organisatie van informatie-interactie van medewerkers en management van de organisatie
De belangrijkste verantwoordelijkheden van de secretaris van het hoofd
De functie van secretaris van het hoofd van de organisatie is een constante interactie met mensen en de bereidheid om klanten en bezoekers te adviseren over basiszaken. Veel hangt natuurlijk af van de specifieke kenmerken van de hoofdactiviteit van de instelling en de positie van het management.Ze hebben een significante invloed op het opstellen van de functiebeschrijving van de secretaris volgens de professionele norm.
De algemene bepalingen geven aan dat de functie behoort tot de categorie van technische uitvoerders, de vereisten voor de opleiding en de duur van de dienst van de werknemer worden bepaald. De afspraak wordt direct door het hoofd gemaakt. Om de nodige kennis en vaardigheden te formuleren, kan een professionele standaard van de secretaresse worden gebruikt. Deze omvatten: kennis van de basisprincipes van kantoorwerk; kennis van de methoden van registratie en verwerking van informatiegegevens; PC-eigendom bekendheid met de regels van zakelijke correspondentie en communicatie; kennis van interne regels en veiligheidsprocedures en nog veel meer.
Het tweede deel van de instructies beschrijft de taken van de werknemer. In het derde deel - zijn rechten. De secretaresse van de manager heeft bijvoorbeeld het recht om kennis te maken met ontwerpbesluiten met betrekking tot zijn activiteiten, suggesties te doen voor het optimaliseren van zijn werk, informatie en documenten op te vragen die nodig zijn om opdrachten uit te voeren, enz.
Het laatste deel van de instructie beschrijft de maatregelen voor werknemersaansprakelijkheid in geval van onjuiste uitvoering van officiële taken, die materiële schade veroorzaken.
Secretaris-klerk
De hoofdtaak van de medewerker is om de workflow van de unit of de hele organisatie te besturen (vaak zijn er meerdere medewerkers in de staf die deze functie uitvoeren). De lijst met sleutelverantwoordelijkheden wordt vermeld in de professionele standaard van de secretaris-bediende:
- archivering en juiste opslag van documenten;
- organisatie van werk met documenten;
- de vorming van zaken in overeenstemming met de nomenclatuurvereisten van de organisatie.
Om naar deze functie te solliciteren, heeft de aanvrager middelbaar beroepsonderwijs nodig.
Tijdens de organisatie van het werken met documenten, kan de secretaris-bediende inkomend materiaal ontvangen en verwerken, sorteren en indien nodig registreren, voorbereiden door het hoofd, doorsturen naar de directe uitvoerders en een database onderhouden.
Om een goede opslag van documenten te garanderen, moet de bediende een naamgeving van zaken kunnen ontwikkelen, de juistheid van het papierwerk kunnen controleren, gevallen kunnen vormen en de timing van hun opslag-, distributie- en dossierdocumenten kunnen bepalen.
Voordat de documenten voor opslag naar de archieven worden verzonden, controleert de griffier de bewaarcondities (permanent of langdurig), stelt een interne inventaris op en stelt de dossieromslagen op.
Referent of secretaris-beheerder?
Het kan soms moeilijk zijn om de hiërarchie van secretariële posten en hun verantwoordelijkheden op te lossen. Wat is bijvoorbeeld het fundamentele verschil tussen de assistent-secretaresse en de beheerder? De functies die ze uitvoeren, zijn tenslotte vergelijkbaar.
De functiebeschrijving van de secretaris-beheerder volgens de professionele norm voorziet in:
- ontvangst en distributie van inkomende telefoontjes;
- organisatie van werk met bezoekers;
- implementatie van coördinerende functies.
Hij moet bekend zijn met de regels van zakelijke etiquette, telefoongesprekken (met klanten, partners, mediavertegenwoordigers en anderen), een gesprek kunnen voeren en een conflictsituatie kunnen oplossen. De coördinerende functies van de beheerder zijn meestal om een logboek bij te houden van bewegingen van werknemers, koerierritten en chauffeurroutes.
Er is nog geen afzonderlijke professionele standaard voor de secretaris-referent, maar zijn taken zijn in veel opzichten vergelijkbaar met de assistent-manager. Net als de beheerder werkt hij met correspondentie, beantwoordt oproepen, ontmoet en begeleidt bezoekers, stelt hij reisschema's op. Dit alles houdt echter rechtstreeks verband met de figuur van het hoofd van de organisatie. In sommige gevallen kunnen zijn verantwoordelijkheden worden uitgebreid, wat tot uiting komt in het werkschema (kan onregelmatig zijn).
Beroepsnormen van de secretaris van de academische afdeling
Dergelijke werknemers zijn te vinden in het personeel van een school, hogeschool of universiteit. De functie behoort tot de categorie onderwijzend personeel. Om de basisfunctionaliteit te bepalen, kan de werkgever de algemene standaard van een specialist in documentatieondersteuning gebruiken. Het ministerie van Arbeid heeft nog geen afzonderlijke professionele norm goedgekeurd voor de secretaris van de onderwijseenheid van de onderwijsinstelling. Voor werk is beroepsonderwijs (secundair) op het gebied van kantoorwerk of beroepsopleiding op basis van algemeen onderwijs noodzakelijk. Er zijn geen strikte vereisten voor de beschikbaarheid van werkervaring.
In deze functie heeft de werknemer:
- accepteert correspondentie, draagt deze over aan het hoofd van de educatieve organisatie en uitvoerende kunstenaars;
- voert papierwerk uit (inclusief elektronisch);
- bereidt ontwerpopdrachten op voor het contingent van studenten;
- stelt persoonlijke bestanden van studenten op;
- houdt lesuren van leraren bij;
- doet verzoeken, brieven;
- oefent controle uit over de uitvoering van orders en instructies van het hoofd.
Wetenschappelijk secretaris en zijn taken
Dit bericht behoort tot het veld van de wetenschap. Wetenschappelijke secretaresses zijn gewild in universiteiten, onderzoeksinstituten, academies, wetenschappelijke organisaties. In de regel leveren ze het werk van onderzoekers en proefschriften. De professionele standaard van de wetenschappelijke secretaris omvat de planning van wetenschappelijke evenementen (vergaderingen, conferenties, rondetafels), hun organisatie en gedrag, de voorbereiding van relevante documentatie en het toezicht op de uitvoering van genomen beslissingen.
Medewerkers met een wetenschappelijk diploma, ervaring in organisatorisch en wetenschappelijk werk (minimaal 5 jaar) en publicaties in peer-reviewed publicaties kunnen in deze functie worden benoemd.
Wetenschappelijk secretaris:
- verzamelt voorstellen in het jaarplan van wetenschappelijke ontwikkeling en onderzoek;
- controleert de tijdige uitvoering van vastgestelde thematische plannen voor wetenschappelijk werk en de voorbereiding van relevante rapporten;
- stelt ontwerp-werkplannen op voor de wetenschappelijke (wetenschappelijke en technische) raad, ziet toe op de uitvoering van zijn beslissingen;
- overweegt de benodigde materialen voor het verlenen van de academische rang en het verdedigen van een proefschrift;
- bereidt voorstellen voor een plan voor de publicatie van wetenschappelijke artikelen voor;
- ontwikkelt criteria voor het evalueren van de prestaties van medewerkers voor certificering;
- formuleert voorstellen voor geavanceerde training en stages voor wetenschappers.
Woordvoerder Functionaliteit
Vrij 'jong' beroep. In Rusland begon het populariteit te winnen rond het midden van de jaren 90 van de vorige eeuw. In de professionele standaard van de secretaris wordt de naam van deze functie niet afzonderlijk toegewezen. Maar voor veel organisaties is het hebben van een dergelijke medewerker een dringende behoefte. Hij is het die de publieke opinie over het bedrijf vormt. De belangrijkste verantwoordelijkheden omvatten: het organiseren van persconferenties; de inhoud van de website van de organisatie; voorbereiding van persberichten; het plannen van informatiecampagnes (in de pers, netwerken, op televisie) gericht op het creëren van een positief imago van het bedrijf.
De professionele standaard van de perssecretaris bepaalt dat de aanvrager een universitair diploma in journalistiek, reclame, filologie of PR moet hebben. Ervaring met werk (vanaf 3 jaar) op het relevante gebied, competente mondelinge en schriftelijke spraak, kennis van een vreemde taal zijn ook wenselijk.