Een inkoopagent is een functie met een grote verantwoordelijkheidsdrempel. Deze persoon is verantwoordelijk voor het inkoopplan. Leveringen die zorgen voor een continue werkcyclus moeten op tijd zijn. De functie veronderstelt dat de aanvrager uitstekende communicatieve vaardigheden heeft, het vermogen om te onderhandelen en contacten te leggen.
De functiebeschrijving van de leverancier bestaat uit verschillende secties, met betrekking tot functies, rechten, vereisten voor een specialist, plichten.
Algemene informatie
Een vacante plaats kan worden ingenomen door een persoon die een hogere opleiding heeft genoten, bij voorkeur een economische. De totale werkervaring van de aanvrager moet minimaal 5 jaar zijn. Uiteraard worden alle vereisten bij elke onderneming aangepast. Afhankelijk van de specifieke kenmerken van de onderneming kan technische of bouwkundige opleiding vereist zijn. En misschien zijn er geen strikte vereisten voor werkervaring. De leverancier kan rechtstreeks rapporteren aan de algemeen directeur van de onderneming of het hoofd van de MTO-dienst.
De functiebeschrijving van de leverancier moet informatie bevatten over de toelatingsprocedure, welke functionaris het recht heeft om de persoon uit zijn functie te ontheffen. Ook moet in deze paragraaf informatie worden opgenomen over de vervanging van een specialist voor functies wanneer hij afwezig is vanwege vakantie of ziekte.
Wat zou moeten weten
De aanbestedende instantie moet informatie hebben over de nomenclatuur van de onderneming. Als we het hebben over de functiebeschrijvingen van de leverancier in de fabriek, is een dergelijke specialist verplicht om de normen voor materiaalverbruik, opslagperioden en de basisprincipes van het opslaan van materiaalactiva te kennen.
De inkoopfunctionaris moet de regels van de MTO-organisatie en laad- en losactiviteiten kennen. Informatie hebben over het opstellen van primaire boekhoudkundige documentatie, met name de circulatie van geldmiddelen en niet-geldmiddelen.
Net als alle andere specialisten moet de leverancier de basisprincipes van arbeids- en ondernemingsrecht, veiligheidseisen en sanitaire normen kennen.
Functionele verantwoordelijkheden
De MTO-specialist is een toonaangevende specialist, daarom moet de functiebeschrijving van de leverancier de mogelijkheid bieden dat een persoon deelneemt aan het opstellen van contracten en andere documenten.
De belangrijkste verantwoordelijkheden omvatten:
- resource accounting;
- tijdige levering van materiële activa;
- controle over de hoeveelheid inventaris op een bepaalde datum;
- deelnemen aan de organisatie van een magazijneconomie en de optimalisatie van de distributie van voorraden en materiële activa;
- het sluiten van leveringscontracten;
- deelnemen aan de ontwikkeling van maatregelen om diefstal uit de magazijnen van het bedrijf te voorkomen;
- operationele gegevens bijhouden van de verplaatsing van materiële activa om saldi te beheersen;
- verantwoordelijk voor het organiseren van logistiek, laden, lossen van producten;
- om rapporten en documenten te maken die worden voorzien door een interne documentenstroom;
- in aanwezigheid van ondergeschikten, bijvoorbeeld verhuizers, moet hij regelmatig veiligheidstrainingen geven.
Ook moet de functiebeschrijving van de leverancier voorzien in de procedure en de mate van verantwoordelijkheid van de specialist in noodsituaties, bijvoorbeeld als de lading verloren is gegaan langs de route van de verkoper naar de koper of niet voldoet aan de aangegeven kwaliteitsnormen. Wat moet de leverancier doen als de auto onderweg defect raakt?
Specialistische rechten
De functiebeschrijving van de leverancier moet de volgende punten bevatten met betrekking tot de rechten van een specialist:
- voorstellen doen om de kwaliteit van de procedure te verbeteren om de onderneming van waarden te voorzien;
- vereisen senior management om te helpen bij het werk;
- verzoek van de hoofden van alle structurele afdelingen om informatie, documenten die betrekking hebben op de uitvoering van onmiddellijke taken;
- Bekend zijn met conceptdocumenten.
Afhankelijk van de specifieke activiteiten van een juridische entiteit, kan de functiebeschrijving van een leverancier van een bouworganisatie bijvoorbeeld informatie bevatten over het recht van een specialist om de aanschaf van innovatieve materialen aan te bieden die zullen besparen.
Persoonlijke kwaliteiten
Natuurlijk kan de functiebeschrijving van de leverancier van de onderneming geen vereisten bevatten voor de persoonlijke kwaliteiten van een specialist, maar bij het aannemen geven ze waarschijnlijk de voorkeur aan een persoon met de volgende kenmerken:
- stressbestendigheid;
- communicatieve vaardigheden;
- mogelijkheid om in elke situatie te onderhandelen;
- zorg;
- mogelijkheid om snel van de ene taak naar de andere over te schakelen.
Overige taken
Ondernemers hebben vaak hoge verwachtingen van leveranciers. De functiebeschrijving van de leverancier kan dus een vereiste bevatten dat de specialist de markt moet onderzoeken voor de aankoop van materiële activa, marketingonderzoek moet doen. Andere bedrijven willen dat de leverancier de inklaring van leveringen en zendingen afhandelt. Hij loste problemen op met betrekking tot het zoeken naar opslagfaciliteiten en georganiseerde logistieke processen. Om over dergelijke extra taken te beslissen of niet, is het aan elke persoon om te beslissen.