Elke ambtenaar heeft bepaalde rechten en verplichtingen met betrekking tot zijn officiële activiteiten. Ze worden direct beschreven in zijn functiebeschrijving, worden aangegeven in de arbeidsovereenkomst. In het artikel zullen we de rechten en plichten van de documentmanager in deze geest analyseren. Overweeg welke eisen aan deze medewerker worden gesteld, dat hij moet weten welke verantwoordelijkheid voor hem is voorzien.
categorie
Wat betekent "taakverantwoordelijkheden van een categorie 1-documentmanager"? Deze positie wordt vertegenwoordigd door verschillende categorieën - in termen van opleiding, professionele ervaring van de werknemer:
- Eerste. De aanwezigheid van professioneel hoger onderwijs op het gebied van documentbeheer, ervaring in de functie van documentmanager van de 2e categorie - minimaal 3 jaar.
- De tweede. De aanwezigheid van hoger beroepsonderwijs op het relevante gebied, werkervaring als documentspecialist - minimaal 3 jaar.
- Documentbediende. Deze werknemer moet een hogere beroepsopleiding hebben genoten op het gebied van documentbeheer. De werkgever heeft geen eisen aan zijn werkervaring.
Wat betreft de taken van een documentmanager, hun maximale set is bedoeld voor specialisten van de eerste categorie. Minimum - voor werknemers die nog geen categorie hebben.
Professionele kennis
De verantwoordelijkheden van een documentmanager beginnen met het feit dat een specialist over een bepaalde hoeveelheid kennis moet beschikken die nodig is voor officiële activiteiten.
De volgende standaardset wordt voorgeschreven in de functiebeschrijvingen:
- Normatieve, wetgevende, rechtshandelingen, orders, orders, andere beslissingen van hogere structuren met betrekking tot de documentatie van de activiteiten van de werkgever.
- De belangrijkste bepalingen van het Unified State Records Management System.
- Normen voor een uniforme structuur van organisatorische en administratieve documenten.
- Methoden voor het plannen, ontwerpen en verder ontwikkelen van documentatiesystemen.
- Technieken voor het ontwerpen, plannen, uitvoeren van documentatie-ondersteuning met behulp van computer- en computerapparatuur.
- De procedures voor registratie, classificaties, opslag, onderzoek van werkdocumentatie.
- De procedure voor het uitoefenen van controle over de uitvoering van documentatie.
- Vereisten voor het verwerken van verschillende documenten - inkomend, intern, uitgaand.
- Vereisten voor planning en rapportage van documentatie over de activiteitsvectoren van structurele eenheden van een organisatie.
- Organisatie van archivering.
- Regelgevingsdocumenten en methodologische ontwikkelingen over het ontwerp en gebruik van geautomatiseerde managementinformatiesystemen.
- Basisprincipes van documenteren.
- De basis van programmeren.
- Binnenlandse en buitenlandse ervaring op het gebied van documentatieondersteuning voor de activiteiten van de werkgever.
Algemene kennis
De verantwoordelijkheid van de documentmanager is ook het bezit van de kennis die nodig is voor elk lid van het team, een medewerker van de servicesector, die op kantoor werkt:
- De procedure voor het bedienen van een computer, ander kantoor, computerapparatuur.
- Fundamenten van sociologie, ergonomie, sociale psychologie.
- Grondslagen van economie, evenals personeelsbeheer, management, arbeidsorganisatie.
- Russische arbeidswetgeving.
- De regels van het interne werkschema van de werkgever.
- Charter, collectieve arbeidsovereenkomst van de werkgever.
- De bepalingen van de Russische grondwet.
- Bestaande normen en regels voor arbeidsbescherming.
- Kantoorethiek.
- De cultuur van communicatie.
- Basisprincipes van het bestuursrecht.
- Brandveiligheidsvoorschriften.
Leiderschap in activiteiten
De taken van een documentmanager op school, bij een onderneming in een commercieel bedrijf zijn ook het beheer van de volgende handelingen in hun activiteiten:
- Grondwet van de Russische Federatie.
- Huidige Russische wetgeving.
- Charter van de organisatie in dienst.
- De collectieve arbeidsovereenkomst van de werkgever.
- Het interne arbeidsreglement in de organisatie van de werkgever.
- Bestellingen, besluiten, directe bestellingen van de werknemer.
- Taakomschrijving.
Functionele verantwoordelijkheden van een documentmanager
Dit is een essentieel onderdeel van alle functiebeschrijvingen. De verantwoordelijkheden van een documentmanager in een organisatie hangen natuurlijk af van de vector van zijn activiteit, het aantal documentmanagers en andere factoren.
De standaardset is als volgt:
- Ontwikkeling en implementatie van technologische processen van werken met documentatie (documentaire gegevens) op basis van het gebruik van computer- en kantoorapparatuur. Dit omvat boekhouding, controle, uitvoering, uitgifte van certificaten, operationele opslag.
- Deelname aan de planning, organisatie, verbetering van de afdeling documentbeheer van de organisatie in dienst. Monitoring van de algemene stand van zaken op kantoor.
- Voorbereiding van voorstellen voor een reeks maatregelen voor ergonomische werkomstandigheden, rationalisatie van werkplekken van werknemers op de documentatieondersteuning van de organisatie.
- Ontwikkeling van uniforme documentatiesystemen, bladen met business papers voor verschillende doeleinden, managementniveau, classificatoren van documentgegevens.
- Organisatie en implementatie van een documentbeheersysteem.
- Maatregelen om de samenstelling van documentatie, verschillende informatie-indicatoren te stroomlijnen, hun aantal te verminderen, zoeken naar business papers te organiseren.
- Deelname aan de selectie van documenten die zijn ingediend voor opslag in de staat, aan het onderzoek van de waarde van handelspapieren.
- Deelnemen aan doelen stellen, plannen, ontwerpen, bedienen en verbeteren van informatiesystemen, informatiebeheersystemen.
- Deelname aan de ontwikkeling van innovatieve informatietechnologieën, die gebaseerd zijn op het gebruik van microprocessor- en computertechnologie, ontwerp en verdere update van databases.
- De studie en synthese van geavanceerde Russische en buitenlandse ervaring op het gebied van ondersteunende activiteiten voor documentatie.
- Ontwikkeling van normatieve en methodologische documentatie op het gebied van hun competentie.
- Deelname aan de selectie, plaatsing, training en geavanceerde training van personeel van de documentatie-afdeling.
Natuurlijk kunnen de verantwoordelijkheden van een documentmanager in de kleuterschool enigszins verschillen. De richting van de activiteiten van de organisatie is rechtstreeks van invloed op de invulling van dit gedeelte van de functiebeschrijving.
Tweede variatie
Als we het hebben over de taakverantwoordelijkheden van een documentmanager op school, kan de volgende set hier worden gepresenteerd:
- Bijhouden van gegevens in overeenstemming met administratieve documentatie.
- Zorgen voor volledige, hoogwaardige en moderne uitvoering van officiële taken.
- Rationeel gebruik van materiële, technische middelen als onderdeel van de uitvoering van werktaken.
- Behoud van toevertrouwde documentatie tegen openbaarmaking van commerciële, officiële geheimen.
- Registratie van inkomende correspondentie.
- Monitoring van de tijdige uitvoering van documentatie.
- Voorbereiding en levering aan het archief van uitgevoerde documenten.
- Beveiligingsmonitoring van vertrouwde handelspapieren.
- Voorbereiding van rapportage, planningsdocumentatie.
- Afdrukken en dupliceren van kantoordocumenten.
- Voorbereiding van ontwerpopdrachten voor educatieve activiteiten.
- Uitgifte van certificaten aan medewerkers en studenten.
- Onderhouden en verstrekken van boekhoudkundige (maandelijkse) urenstaten.
- Uitvoering van andere instructies van hun directe leiderschap.
Specialistische rechten
We hebben de taakverantwoordelijkheden van een documentmanager bij de instelling bepaald. Nu vermelden we de rechten van deze werknemer:
- Suggesties doen voor het verbeteren van de organisatie van documentatie-ondersteuning, de rationalisatie ervan in het kader van bestaande normen.
- De eis van de diensten, afdelingen, individuele medewerkers die de documentatie in de organisatie voorbereiden om bepaalde normen en normen te volgen.
- Ontwikkeling en implementatie van uniforme, uniforme documentatiesystemen, urenstaten van business papers, naleving van vereisten en richtlijnen op het gebied van documentbeheer.
Uitgebreide rechten
Een werkgever kan de lijst met rechten van een documentbeheerder aanvullen met de volgende bepalingen:
- Het recht om van managers, werknemers van de onderneming de nodige documentatie te vragen om de prestaties te waarborgen.
- Het recht om een gemeenschappelijke bibliotheek, informatiefondsen, diensten van sociale, medische, huishoudelijke eenheden van het bedrijf in dienst te gebruiken.
- Het recht om op de voorgeschreven manier in beroep te gaan tegen de bevelen van zowel het afdelingshoofd als het management van de onderneming.
verantwoordelijkheid
De verantwoordelijkheden van een toonaangevende documentmanager zijn natuurlijk breder dan de functionele verantwoordelijkheden van een gewone specialist. Maar ze zijn allebei verantwoordelijk voor hun activiteiten. Standaard is dit als volgt:
- Voor het niet uitvoeren van functionele taken (aangegeven in de functiebeschrijvingen).
- Voor inconsistente realiteitsgegevens over de status van de uitvoering van instructies en taken.
- Voor overtreding van de regels van het interne werkschema in de organisatie van de werkgever.
- Voor overtreding van veiligheidsvoorschriften in de onderneming, brandveiligheidsnormen.
We hebben de basisrechten en -plichten van een documentmanager onderzocht. Zoals uit het artikel blijkt, moet de werknemer ook een bepaalde hoeveelheid kennis hebben bij het solliciteren naar deze functie. Voor onjuiste uitvoering van taken is hij verantwoordelijk.