Alle acties van werknemers in de onderneming met betrekking tot de ontvangst en levering van materialen, goederen of andere kostbaarheden moeten correct worden uitgevoerd. Een van de belangrijkste documenten die nodig zijn voor de uitvoering van een dergelijke procedure is de volmacht voor het verkrijgen van goederen en materialen. Wat is het en hoe een dergelijk formulier correct in te vullen?
Beschrijving van het document
Bij elke onderneming of organisatie is er een service die zich bezighoudt met leveringen. Als afleverobjecten kunnen grondstoffen, materialen, verschillende goederen en andere waarden zijn. Dit alles is nodig om ervoor te zorgen dat de productie elke dag ononderbroken blijft werken. De technologie van dit proces is eenvoudig. Neem eerst contact op met leveranciers. Dan moet u betalen volgens voorafgaande overeenkomst. En pas daarna kunt u voor de goederen gaan en een volmacht meenemen om goederen en materialen te ontvangen.
Wat geeft dit document en waarom is het zo belangrijk? Ten eerste bevestigt het de autoriteit van de werknemer en het feit dat hij in het belang van een bepaalde onderneming handelt. Hoe anders kan de leverancier ervoor zorgen dat ze de goederen bij de juiste persoon afleveren? Ten tweede bevestigt de volmacht voor de ontvangst van goederen en materialen dat de werknemer handelt in het kader van een eerder gesloten overeenkomst. Na ontvangst van de goederen moet de werknemer deze verstrekken vrachtbrief. Soms moet u ook een document hebben dat de betaling met u bevestigt. Maar in de meeste gevallen moet vooraf over de financiële kant van de zaak worden onderhandeld.
Soorten volmachten
Zodat er geen problemen zijn wanneer u de overeengekomen goederen ontvangt, moet u heel voorzichtig zijn met het opstellen van begeleidende documenten. En hiervoor moet absoluut alles over elk van hen bekend zijn. Er moet dus worden opgemerkt dat de volmacht voor het verkrijgen van goederen en materialen een andere geldigheidsduur kan hebben. Het maximum is niet meer dan vijf jaar. Dergelijke langlopende documenten worden zelden gebruikt. Vooral als het gaat om het verkrijgen van specifieke goederen en materialen. Hier wordt alles uitgevoerd op basis van een contract. Daarom zijn dergelijke volmachten meestal van eenmalige aard. In de regel worden ze uitgegeven voor een periode van niet meer dan tien dagen. Bovendien moet worden bedacht dat de koper de ontvangst van goederen niet alleen aan zijn werknemer kan toevertrouwen, maar ook aan een persoon die geen lid is van de onderneming. Hier zit een zeker risico in. U kunt alleen gevaar vermijden als u met een dergelijke onbevoegde persoon concludeert dat hij alle kosten voor de goederen garandeert als ze verloren zijn.
Goed voorbeeld
Het is helemaal niet moeilijk om een volmacht op te stellen om goederen en materialen te ontvangen. U hoeft geen monster bij de hand te hebben. Het belangrijkste is om te weten welke gegevens in dit document moeten worden vermeld.
Het gaat bijvoorbeeld naar het postkantoor voor correspondentie of een verkoper gaat naar de winkel om briefpapier te ontvangen. Wat heeft hij hiervoor nodig? Uiteraard moet eerst een overeenkomst worden gesloten op basis waarvan de factuur wordt opgesteld. Het vermeldt elk item per item met vermelding van het aantal eenheden. Nu blijft het alleen over om het over te dragen aan een geautoriseerde persoon van de onderneming. Hoe weet een leverancier welke werknemers aankomen om de goederen te ontvangen? Op basis waarvan zou hij hem moeten geloven? Mondeling worden dergelijke problemen niet opgelost. Hiervoor is er een volmacht om goederen en materialen te ontvangen. Monster kan willekeurig worden gemaakt. Het belangrijkste is dat de volgende punten duidelijk in het document worden vermeld: wie, op welke basis en wat moet worden ontvangen.Als al deze feiten op papier worden aangegeven en worden bevestigd door de handtekening van het hoofd, heeft de leverancier geen twijfel.
Leeg formulier
In het geval dat de levering en ontvangst van goederen permanent zijn, moet er snel een volmacht worden opgesteld om goederen en materialen te ontvangen. In dit geval is blanco de handigste optie. Het is niet nodig om de tekst elke keer opnieuw uit te vinden en de juiste woorden te selecteren. Het blijft alleen om de ontbrekende kolommen in te vullen en u kunt de weg op.
Om rekening te houden met alle noodzakelijke aspecten, moet u weten dat een dergelijke volmacht de volgende informatie moet bevatten:
- volledige naam van de onderneming of organisatie;
- naam van het document zelf en zijn details;
- plaats en datum van afgifte (verplicht in woorden);
- bedrijfsgegevens;
- gegevens over de werknemer of advocaat (functie, F. I. O., paspoortgegevens);
- taak voor de werknemer (wat moet er gebeuren);
- vervaldatum van de burger.
De informatie moet zo volledig en begrijpelijk mogelijk zijn, zodat niemand de volmacht kan betwisten om goederen en materialen te ontvangen. Het formulier moet noodzakelijkerwijs de handtekening van het hoofd (soms de hoofdaccountant) bevatten, samen met het ronde zegel van het bedrijf.
Volmacht
Elk bedrijf heeft een medewerker die een administratie moet bijhouden en een volmacht moet afgeven om goederen en materialen te ontvangen. De vorm van het document kan in dit geval zowel door de staat worden gebruikt als ontwikkeld. Het is bekend dat de Goskomstat van de Russische Federatie in oktober 1997 in resolutie 71a twee typische intersectorale vormen van volmacht heeft goedgekeurd: M-2 en M-2a.
Ze lijken erg op elkaar en verschillen alleen omdat de eerste een extra tabel heeft waarin alle gepresenteerde informatie wordt gedupliceerd. Op de snijlijn wordt het gescheiden van de hoofdvorm en aan de handen van de ontvanger gegeven. Hiermee kan de gemachtigde de uitvoering van de aan hem toegewezen taak bevestigen. Anders zijn beide vormen identiek. Hun vulling is niet moeilijk. Schrijf op de voorkant het volgende:
1. Naam van het document, datum van afgifte en geldigheid.
2. Gegevens over het ontvangende bedrijf (naam, zichtrekening en naam van de bank die de service uitvoert).
3. Volledige informatie over de gemachtigde.
4. Naam van de leverancier.
5. De basis voor het ontvangen van de goederen (rekeningnummer).
Op de achterkant wordt opgemerkt:
1. De naam van materiële activa met een indicatie van hun hoeveelheid.
2. Handtekening van de ontvanger, het hoofd van het bedrijf en de hoofdaccountant.
3. Afdrukken.
Met een dergelijke vorm in de hand, kunt u veilig gaan voor de goederen.
