Ieder van ons schreef minstens meerdere keren in zijn leven formele brieven en notities. Waar we ook zijn en wat we ook doen, onze zakelijke correspondentie vindt plaats op elk gebied, dat moet worden uitgevoerd om enkele punten te achterhalen, informatie te verduidelijken, een vraag te stellen, enzovoort. Was dit fenomeen eerder al vaker voor bij papiertoepassingen en bij het sturen van brieven naar leidinggevenden (evenals zakenpartners), tegenwoordig is deze categorie breder verspreid in onze omgeving.
U moet weten hoe u zakelijke correspondentie op de juiste manier uitvoert, zelfs als u een bestelling plaatst in een online winkel en wilt communiceren met zijn vertegenwoordiger.
In dit artikel beschrijven we enkele van de belangrijkste punten waaruit zakelijke communicatie bestaat. We zullen aandacht besteden aan de nuances waarmee rekening moet worden gehouden bij het uitwisselen van brieven met onze partners; wat niet moet worden verwaarloosd als u niet incompetent en onbeleefd aan de gesprekspartner wilt verschijnen, en ook de regels onthoudt die in elke situatie moeten worden nageleefd.
Indien van toepassing
Uiteraard wordt zakelijke correspondentie meestal in het werkproces gebruikt. Als u in een bedrijf werkt, zult u zeker de noodzaak tegenkomen om dit soort correspondentie op te stellen. Omdat we het hebben over zakelijke kwesties, is het gemakkelijk te begrijpen dat de schrijfstijl geschikt moet zijn - zo geformaliseerd en officieel mogelijk.
De verdere indruk van de werknemers van het bedrijf, waar de brief wordt verzonden, over u en uw bedrijf hangt af van hoe goed u erin slaagt zakelijke correspondentie tot stand te brengen. Daarom moet het proces van het schrijven van de tekst en het ontwerp ervan zo verantwoord mogelijk worden benaderd.
Allereerst raden we u aan om vertrouwd te raken met onze instructies als u op zoek bent naar zakelijke correspondentie. Daarin zullen we, zoals hierboven al opgemerkt, enkele theoretische punten en praktische kwesties presenteren. Aan het einde van het artikel proberen we enkele voorbeelden te geven van wendingen die typerend zijn voor de formele schrijfstijl. Uiteindelijk kunt u op basis van dit artikel onafhankelijk teksten van hoge kwaliteit maken voor verdere communicatie met aannemers.
Soorten correspondentie
Ik zou onmiddellijk de aandacht willen vestigen op de typen, en meteen bespreken wat zakelijke correspondentie is. U kunt dus een aanvraagbrief selecteren en dienovereenkomstig antwoordbrief; een brief informatieve aard (meestal verzonden naar de klant); een bedankbriefje (uit dank voor de geleverde dienst), een kennisgevingsbrief, een herinnering, een waarschuwing; aanbevelingsbrief; garantie en begeleidende brief. In feite zijn dit slechts de meest gebruikte typen die zowel echte als elektronische zakelijke correspondentie vormen. Daarom zullen we elkaar in de praktijk vaker ontmoeten.
structuur
Het is logisch dat het voor een handiger organisatie om een brief te schrijven, nuttig zou zijn als we met zijn bepaalde structuur of plan werken. Hiermee kunt u de taak opdelen in kleinere fasen, die veel gemakkelijker te voltooien zijn. Denk bijvoorbeeld aan de regel in uw brief om de onderwerpen die u moet beschrijven zo nauwkeurig mogelijk te behandelen. Als u bijvoorbeeld een vraag schrijft over de prijs van een bepaald product, probeer dan kort het motief te vermelden: waarom schrijft u naar het bedrijf (omdat u dit of dat product wilt kopen of bestellen); verduidelijk het hoofddoel (om erachter te komen hoeveel het u kost om 10 eenheden goederen met bepaalde opties te bestellen).Geef ten slotte op in welke vorm u de berekening wilt ontvangen en vraag of korting wordt gegeven op een dergelijk productievolume.
Natuurlijk is deze informatie al duidelijk - je moet alleen logisch analyseren wat je wilt schrijven. Bovendien moeten we het ontwerp en de eisen niet vergeten. We zullen u hier later meer over vertellen.
Schrijfbehoeften
De regels voor zakelijke correspondentie zeggen dus dat alle letters in de eerste plaats kort moeten zijn. Dit is de hoofdregel dat het zal worden gelezen. Mee eens, we houden er allemaal niet van als we met veel informatie worden belast. Als deze brief van zakelijke aard is, mag deze niet enorm zijn - in dit geval kan deze eenvoudig worden genegeerd. Als u de informatie niet onmiddellijk kunt verminderen, doet u dit nadat u het eerste concept van uw brief hebt geschreven.
Ten tweede moet uw partner (correspondentiedeelnemer) begrijpen wat er op het spel staat. Dat wil zeggen, de brief moet informatief en begrijpelijk worden gemaakt. Het is noodzakelijk om de informatie die u wilt overbrengen op een zodanige manier in te voeren dat extra vragen worden vermeden en geen tijd wordt verspild aan het verduidelijken van details.
Ten derde moet de brief zo respectvol mogelijk worden gemaakt naar uw partner of bedrijfsmedewerker die hem zal lezen. Het is waar - hoe meer respect je toont aan je gesprekspartner, hoe groter de kans is dat hij op de juiste manier op je verzoek zal reageren en uiteindelijk het gewenste effect zal bereiken.
Correspondentie in het Engels
In sommige gevallen moeten de onderhandelingen in het Engels (of een andere dan de Russische) taal zijn. Dit is normaal, vooral als er relaties zijn met buitenlandse tegenpartijen. Het is opmerkelijk dat de regels van zakelijke correspondentie op elke taal van toepassing zijn: alleen stilistische wendingen kunnen verschillen. Jouw taak is om de meest geschikte te kiezen voor de situatie waarin jij en je partner (gesprekspartner) zich bevinden.
Zakelijke correspondentie in het Engels vereist natuurlijk kennis hiervan op een voldoende hoog niveau, dus als dit niet om u gaat, raden wij u aan contact op te nemen met professionele vertalers. Het is belangrijk dat de vertaling wordt uitgevoerd door een persoon die over gespecialiseerde spraak beschikt, die is opgenomen in de taal van zakelijke correspondentie.
Een voorbeeld. binnenkomst
Hoe je het in een gesprek ook start, is heel belangrijk. In dit verband zakelijke etiquette Correspondentie verschilt niet van live communicatie: het eerste is om de gesprekspartner te begroeten en hem op de een of andere manier in het gesprek te introduceren. De begroeting kan de standaard "Hallo" zijn, maar de introductie moet meer individueel zijn. U kunt bijvoorbeeld het korte doel van uw brief aangeven ("We nemen contact met u op om wat informatie over uw product te verduidelijken. Allereerst zijn we geïnteresseerd in de kosten van het A1-model). Een andere optie: "Als voortzetting van ons telefoongesprek over het A1-model, schrijf ik u met een vraag over de kosten van dit product"). U kunt ook eenvoudig uw situatie beschrijven: "Ik schrijf u omdat de partner in 2010 contact heeft opgenomen met ons bedrijf en u de mogelijkheid biedt om namens u op dit gebied samen te werken."
Verklaring van materiaal
Verder moet u, nadat u een inleiding in uw brief hebt geschreven, verduidelijken waarom u schrijft. Geef bijvoorbeeld na het stellen van een vraag over de prijs van een product op wat u interesseert. U kunt dit schrijven: "We willen graag het N-de aantal eenheden van producten bestellen die moeten worden afgeleverd op het adres X." In het geval van de voortzetting van het telefoongesprek, kunt u uw verzoek vermelden - waarom hebt u de persoon geschreven nadat u hem aan de telefoon had gesproken (bijvoorbeeld om uw intentie om de transactie te voltooien te bevestigen): "Namelijk: wij zijn geïnteresseerd in product N, op voorwaarde dat dit wordt afgeleverd met optie X ". Als u rekening houdt met de derde versie, kunt u ook beginnen met het ontwikkelen van het thema van uw wens om samen te werken met het bedrijf.Beschrijf dat het in uw belang is en dat de partner concreet voordeel zal halen uit de interactie met u als hij daarmee instemt: "U zult geïnteresseerd zijn om te weten dat de koers van ons bedrijf is veranderd, waarna het nog dichter bij de belangen van uw bedrijf is gekomen."
aanbod
Elke zakelijke correspondentie (de voorbeelden die we noemen, hebben ook noodzakelijkerwijs deze eigenschap) vereist een logische volgorde. Als je in eerste instantie schreef waarom je schrijft, moet je dit idee verder uitwerken en uitbreiden. Geef meer in het algemeen aan wat u van de gesprekspartner zou willen - trek hem misschien een vooruitzicht op de voordelen van een overeenkomst met u. Dit deel zou, volgens alle logica, de 'piek' van je brief moeten zijn, het hoogtepunt van een soort. Als je aanvankelijk soepel benaderde wat je in de eerste plaats interesseert, dan moet je in dit deel "de kaarten onthullen". Alle zakelijke correspondentie (voorbeelden van bovenstaande brieven zijn geen uitzondering) moet op zo'n soepele curve worden opgebouwd. Dan zal de lezer van uw regels uw humeur begrijpen en dus zal het voor hem prettiger zijn om met u te communiceren. Maak geen steile sprongen, schakel niet van het ene onderwerp naar het andere.
Zoals de voorbeelden laten zien, kunt u, als u bijvoorbeeld twee niet-gerelateerde kwesties moet bespreken, een opdeling maken in delen van het artikel en het in alinea's opdelen. Dit is handig voor de lezer, die visueel het moment ziet waarop u van de ene vraag naar de andere gaat; zo is het voor jou, want in dit geval schrijf je alsof we het over twee verschillende letters hebben.
Als we het over onze voorbeelden hebben, zou je moeten schrijven: "Bovendien willen we producten N opnieuw bestellen, waarover we een maand eerder hebben samengewerkt." Of: "Tegen een prijs die geschikt is voor onze voorwaarden, willen we een permanente samenwerking met u op dit gebied tot stand brengen, waardoor het verkoopkanaal wordt uitgebreid tot X-Y duizend eenheden." Tot slot kunt u: "Als uw interesse om met ons te werken nog steeds geldig is, laat het ons dan weten."
Elke tweede steekproef van zakelijke correspondentie is gebaseerd op dit principe, dus daar is niets mis mee. Integendeel, het vaak markeren van koppen helpt om beter te navigeren, omdat het "vaste tekst" verwijdert, er een soort van "anker" in maakt, waaraan u visueel kunt hechten.
Laatste deel
Ten slotte moet u de brief eindigen op dezelfde manier waarop u deze bent begonnen. Als je bedankt schrijft, schrijf dan dat je graag wilt samenwerken met het bedrijf dat je beschrijft; als dit een commercieel aanbod is, moet u dankbaar zijn voor de aandacht voor uw brief en hopen op verdere interactie met deze persoon. U moet begrijpen dat de manier waarop u uw brief afmaakt, grotendeels de uiteindelijke mening over u en uw bedrijf bepaalt. Alle zakelijke correspondentie (voorbeelden van brieven bewijzen dit voortdurend) is gebaseerd op hoffelijkheid - vergeet dus niet om uw gesprekspartner te bedanken, hoop te uiten, hem te prijzen of uw aanbeveling achter te laten. Kies het einde voor uw tekst op een manier die volledig overeenkomt met het probleem dat in de brief wordt beschreven.
Voorbeelden: "We hopen u als onze constante partner te houden in de hoop op stabiele samenwerking bij onze toekomstige activiteiten." Of: "We zijn oprecht dankbaar voor uw aandacht en hopen dat we in de toekomst samenwerking met u kunnen ontwikkelen." Of: "Bedankt voor uw aandacht. Ik hoop dat we uw belangen in de N-markt in de toekomst kunnen blijven waarborgen."
Etiquette en geletterdheid
Vergeet in geen geval hoffelijkheid. Zoals hierboven al vermeld, is het belangrijk als u geïnteresseerd bent in zakelijke correspondentie. Zinnen als "blij om mee te werken", "bedankt voor uw aandacht", "mijn excuses voor uw bezorgdheid", "we zullen blij zijn u te zien", "wilt u ons geen bedrijf maken" en anderen. De laatste twee hebben trouwens meer betrekking op uitnodigingen voor bedrijfsfeesten dan op zakelijk schrijven.
Voeg altijd, als een teken van respect, de zinnen 'alstublieft', 'dank u', 'vriendelijk', enzovoort toe, waar van toepassing.
Even belangrijk bij het schrijven van zakelijke brieven is menselijke geletterdheid. Meer precies, als u ten minste één elementaire fout maakt tijdens het maken van een brief, kunnen we zeggen dat de gesprekspartner een geheel andere mening over u zal vormen dan u verwacht. Probeer daarom zo bekwaam mogelijk te schrijven en controleer alles meerdere keren. Als u niet weet hoe u fouten kunt vinden en zelf kunt oplossen, gebruikt u de services van een corrector of gespecialiseerde services. Het is heel eenvoudig, maar het stelt je in staat om zelfverzekerd te zijn in je tekst.
Praktijk en training
In het netwerk zijn, zoals hierboven vermeld, veel voorbeelden van kant-en-klare zakelijke brieven over elk onderwerp. We hebben ze hier niet als geheel ingevoegd, omdat dit artikel in feite simpelweg niet genoeg ruimte heeft om zoveel informatie op te slaan. In ruil daarvoor hebben we besloten om enkele basisregels en -principes op te sommen, waarmee u hierboven vertrouwd bent geraakt. Dit is echter natuurlijk verre van alle stappen die moeten worden gezet op weg naar het bestuderen van zakelijk schrijven. In feite speelt de praktische rol de belangrijkste rol op dit gebied.
Als je bijvoorbeeld 5-10 voorbeelden van kant-en-klare brieven bestudeert, en ook ons artikel leest en enkele regels hieruit haalt, kun je binnenkort brieven schrijven op de manier die je nodig hebt. In feite is dit voldoende om elke brief te maken in het kader van zakelijke correspondentie.
Klaar voorbeelden
Omdat er, zoals hierboven al is opgemerkt, een groot aantal kant-en-klare voorbeelden is, is het verleidelijk voor studenten en beginnende specialisten om de kant-en-klare knowhow van iemand anders te gebruiken om hun eigen project op basis daarvan te maken. Ik wil zeggen dat dit in de praktijk niet wordt aanbevolen, tijdens de training - alsjeblieft.
Tijdens het bestuderen van wat er in andere brieven is geschreven, kunt u gemakkelijker navigeren wat u moet verduidelijken in uw correspondentie. Dit is normaal, omdat het de menselijke natuur is om rechtstreeks uit ervaring te leren.
Toegegeven, als u de opdracht krijgt om een volwaardige zakelijke brief op te stellen, probeer dan eerst de voorbeelden te bekijken en de meest geschikte voor uw taak te kiezen. Vervolgens moet u het zo veel mogelijk aanpassen aan de situatie die u volgens het algemene concept hebt ontwikkeld, maar tegelijkertijd opnieuw schrijven om uw eigen stijl van presenteren en schrijven vast te stellen. Misschien kunt u de informatie immers beter overbrengen en de communicatie productiever en efficiënter maken.
Leer en oefen! En u kunt uw eigen zakelijke brieven maken in een vrij korte periode!
