Nieuwe kantoorregels

De kantoorregels werken in federaal verband uitvoerende organen autoriteiten breiden zich niet uit tot werken met handelingen die staatsgeheimen bevatten. Op basis van de vereisten ontwikkelt de geautoriseerde structuur richtlijnen voor het invullen, onderhouden en bewaren van papieren. Bij het goedkeuren van de regels voor kantoorwerk worden deze gecoördineerd met de leiding van het staatsarchief.

Handelingen maken

De regels van administratief werk in de federale uitvoerende organen schrijven voor dat deze structuren speciale formulieren kunnen gebruiken, standaard papiervellen in A5- of A4-formaat. Het maken van handelingen in elektronische vorm is toegestaan. Ongeacht het formulier moet het document de vereiste gegevens bevatten, die zich op de voorgeschreven manier bevinden. Vormen worden ontwikkeld in overeenstemming met hun hoek- of longitudinale spelling. In het eerste geval bevinden de details zich in de bovenste hoek links van het blad. Bij de longitudinale methode worden ze bovenaan in het midden van het formulier geplaatst. De papieren regels voor papierwerk maken het gebruik van sjablonen mogelijk bij de voorbereiding van elektronische handelingen. Op elk vel moeten inspringingen worden aangebracht: links minimaal 20 mm, rechts minimaal 10 mm en boven- en onderkant 20 mm. Elektronische sjablonen en voorbeeldformulieren moeten worden goedgekeurd door het hoofd van de uitvoerende federale overheid.

benodigdheden

De regels voor papierwerk in papierwerk bepalen dat de handelingen moeten worden bijgewoond door:

1. Staat embleem van Rusland.
2. De naam van de structuur waaruit de handeling bestaat.
3. De naam van de structurele eenheid.
4. De naam van de functie van de gemachtigde persoon die het document maakt.
5. Referentie-informatie over de structuur.
6. De naam van het documenttype.
7. Datum van compilatie.
8. Registratienummer.
9. Link naar de gegevens van de binnenkomende handeling.
10. Plaats van uitgave (compilatie).
11. Een balk om de toegang tot inhoud te beperken.
12. Geadresseerde.
13. Gier van goedkeuring.
14. Resolutie (instructies voor de uitvoering van de handeling).
15. Text.
16. Referentieteken.
17. Neem op over de applicatie.
18. Handtekening (opmerking over elektronische handtekening).
19. Gier op goedkeuring.
20. Visa.
21. Print locatie.
22. Record van de kunstenaar.
23. Een opmerking over de uitvoering van de wet en deze naar het bedrijfsleven verzenden.
24. Verslag van ontvangst van het document.
25. Link naar de act.

De samenstelling van de gegevens wordt vastgesteld overeenkomstig het type en het doel van de handeling. De algemene regels voor papierwerk bepalen dat de goedkeuring van het papier wordt gecertificeerd door het visum van een geautoriseerde werknemer. Deze bepaling is van toepassing op interne handelingen van de structuur. Coördinatie van documenten opgesteld in de federale uitvoerende instelling met andere staatsorganen wordt gecertificeerd door handtekening, protocol of brief.

Levering, ontvangst en registratie van handelingen

In het administratieve werk van uitvoerende federale organen worden de volgende documenten gebruikt:

1. Inbox.
2. Sent.
3. Internal.

Het verzenden en bezorgen van handelingen gebeurt via telecommunicatie, post, koeriersdienst. Algemene papierwerkregels schrijven de eerste verwerking van inkomende papieren voor. Hierna worden registratie en voorlopige overweging van handelingen uitgevoerd voor verdere overdracht aan hun management. De initiële verwerking van effecten omvat verificatie van de correcte levering, beschikbaarheid van documentatie en applicaties. Hostspecialisten sorteren ook certificaten voor en niet onderworpen aan registratie. Dit laatste wordt uitgevoerd op de dag van ontvangst, voorbereiding (ondertekening of goedkeuring) of op de volgende dag (werkdag), tenzij anders bepaald door de wet.

Transfer naar structurele eenheden

De regels voor administratief werk bij de federale overheid bepalen dat handelingen na registratie ter overweging aan het management moeten worden voorgelegd. Het is echter toegestaan ​​om effecten naar een andere official te sturen. Dit vereist de publicatie van de relevante beslissing door het hoofd. Documenten of hun kopieën met besluiten (uitvoeringsinstructies) moeten door de dienst voor kantoorbeheer aan de verantwoordelijke personen worden overgedragen. De oorspronkelijke handeling is verzonden naar structurele eenheid waaraan de uitvoering ervan is toevertrouwd. Als verschillende afdelingen optreden als uitvoerende kunstenaars, wordt het origineel overgedragen aan de verantwoordelijke van hen, terwijl de andere exemplaren kopieën ontvangen. Als de geautoriseerde eenheid toegang heeft tot een elektronische kopie, kan de oorspronkelijke handeling in de registratiedienst blijven, als dit is gespecificeerd in de relevante voorschriften.

Handelingen indienen

Na ondertekening door het hoofd van het uitvoerend orgaan of een andere bevoegde medewerker, worden de documenten overgedragen aan de medewerkers van de kantoorafdeling. Deze laatste voeren hun registratie en verzending uit. De regels van administratief werk in uitvoerende organen verplichten werknemers om de juistheid van compilatie, volledigheid en de conformiteit van het aantal exemplaren met de mailinglijst te verifiëren. Onjuist voltooide handelingen moeten worden teruggestuurd naar de eenheden die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan. Als er geen overtredingen zijn, moeten de papieren worden verzonden op de dag van hun registratie of op de volgende dag (werkdag). De overdracht van documenten van de ene structurele eenheid naar de andere gebeurt via de kantoorafdeling.

Boekhoudfuncties

De basisregels van kantoorwerk omvatten de procedure voor het samenvatten van informatie over inkomende, opgestelde, verzonden handelingen. Analyse en systematisering van informatie wordt uitgevoerd door de verantwoordelijke afdeling. Rapporten worden aan het hoofd van het uitvoerend orgaan verstrekt op de door hem aangegeven wijze. Voor het opnemen en zoeken naar handelingen in een elektronische database wordt verplichte informatie over de handelingen toegepast, in overeenstemming met de bijlage. Het is toegestaan ​​om extra gegevens te gebruiken.

Documentair Fonds

Het wordt gevormd uit handelingen die worden gebruikt in het werk van de staatsstructuur. Het uitvoerende federale orgaan ontwikkelt en keurt, in overeenstemming met de archiveringsafdeling, een lijst goed van documenten die tijdens zijn werkzaamheden zijn opgesteld, evenals de werking van zijn ondergeschikte instellingen. Bovendien wordt voor elke handeling de opslagperiode aangegeven. Het uitvoerend orgaan ontwikkelt ook albumsjablonen voor uniforme formulieren, gegenereerde documenten. De medewerkers die verantwoordelijk zijn voor deze activiteit coördineren deze met het hoofd van de structuur. De papieren regels schrijven de vorming van een nomenclatuur van handelingen voor. Verantwoordelijke werknemers moeten zorgen voor hun veiligheid, boekhouding en overdracht naar het archief.

nomenclatuur

De regels van het papierwerk omvatten de vorming ervan in de taken van de registrerende structurele eenheid. nomenclatuur:

1. Samengesteld op basis van de boekhoudkundige informatie van de afdelingen.
2. Goedgekeurd door het hoofd van de uitvoerende federale instantie. In dit geval moet een voorlopige coördinatie met de commissie van deskundigen worden uitgevoerd. Goedkeuring wordt uiterlijk aan het einde van de lopende periode uitgevoerd. De nomenclatuur treedt in werking vanaf begin volgend jaar (vanaf 1 januari).
3. Eens in de 5 jaar wordt het goedgekeurd door de State Archives Expert Check Commission. Handelingen van het Archival Fund die tijdens het werk zijn gemaakt, worden eraan overgedragen voor permanente opslag.
4. Bij het wijzigen van de structuur of functies van de federale overheid autoriteit moet worden overeengekomen met de commissie van deskundigen.

De namen van delen van de nomenclatuur zijn de namen van structurele eenheden.

Opslagspecificaties

Bij het vormen van cases worden ze gedistribueerd afhankelijk van de duur van de inhoud in het archief. Er zijn categorieën permanente en tijdelijke opslag.De regels voor personeelsmanagement voorzien in een periode van meer dan 10 jaar voor papieren over personeel. De tijdelijke opslagperiode kan korter zijn dan de opgegeven waarde. Gevallen vanaf de datum van hun vorming tot hun overbrenging naar het archief of vernietiging zijn vervat in de structurele eenheden op de plaats van samenstelling. Documenten kunnen worden afgegeven voor tijdelijk gebruik aan werknemers voor een door het hoofd van de instelling vastgestelde periode. Na het verstrijken van deze periode kunnen ze worden geretourneerd. Andere overheidsinstanties geven handelingen uit in overeenstemming met hun schriftelijke verzoeken met toestemming van het hoofd van de uitvoerende federale instantie of zijn plaatsvervanger. In uitzonderlijke gevallen is het verwijderen van effecten uit permanente opslag toegestaan. Tegelijkertijd schrijven de regels voor kantoorwerk aan de federale autoriteiten voor om een ​​kopie van de papieren die op de vastgestelde manier zijn gecertificeerd, evenals een besluit over de redenen voor de afgifte van originelen achter te laten.

Transfer naar het archief

Gevallen van een tijdelijke (meer dan 10 jaar) en permanente opslagperiode worden niet eerder dan een jaar, maar uiterlijk drie jaar na de datum van het einde van hun administratieve dienst verzonden. Overdracht van effecten geschiedt overeenkomstig de voorraden. Gevallen met een tijdelijke opslagperiode van minder dan 10 jaar (inclusief) worden niet overgedragen naar het archief. Aan het einde van de opgegeven periode zijn ze onderhevig aan vernietiging. De basis voor het samenstellen van inventarissen is de nomenclatuur van cases.

Kenmerken van het werken met elektronische handelingen

De regels van kantoorbeheer bepalen dat het creëren, verwerken en opslaan van informatie kan worden uitgevoerd in het informatiesysteem van de staatsstructuur. In dit geval moeten elektronische handelingen worden opgesteld in overeenstemming met de eisen die gelden voor papieren handelingen. Ze moeten ook de vereiste details hebben, behalve het staatsembleem van Rusland. De samenstelling van elektronische handelingen wordt bepaald door de lijst van documenten, waarvan het ontwerp, de opslag en het daaropvolgende gebruik uitsluitend in digitale vorm worden uitgevoerd bij het organiseren van het interne werk van de structuur. Deze lijst wordt ontwikkeld in overeenstemming met de aanbevelingen van het State Archive. De lijst van handelingen, waarvan de samenstelling, opslag en vervolgens gebruik in digitale vorm zal worden uitgevoerd, wordt goedgekeurd door het hoofd van de instelling in overeenstemming met de archiefafdeling.

Elektronische handelingverwerking

Documenten moeten worden ondertekend door een gekwalificeerde verbeterde digitale handtekening van een gemachtigde ambtenaar. Het verzenden en ontvangen van elektronische handelingen wordt uitgevoerd door de registratiedienst van de instelling. Na ontvangst van het document moet de kantoorbeheerservice de geldigheid van de digitale handtekening verifiëren. Elektronische handelingen die in het informatiesysteem zijn opgenomen, krijgen registratie- en registratiegegevens toegewezen. Ze bieden documentbeheer. Het omvat onder andere zoeken, toegang, opslag, controle, gebruik, enz. Registratie van op papier ontvangen handelingen gebeurt met de vorming van een elektronische kopie. De nomenclatuur geeft aan dat de zaak in digitaal formaat wordt gevoerd. Dit wordt aangegeven in de kop of in het veld "Opmerking". Na implementatie of verzending worden elektronische handelingen bewaard gedurende de perioden die zijn vastgesteld voor soortgelijke gevallen die op papier zijn uitgevoerd. Aan het einde van de periode wordt informatie in digitale vorm vernietigd.

richtlijnen

Ze worden beschreven in de relevante instructies. De papieren regels dienen als basis voor de ontwikkeling van richtlijnen en andere lokale handelingen die de technologie regelen voor het werken met papieren binnen de instelling. Ze definiëren technieken, procedures voor het samenstellen, de procedure voor het werken met gegevens. Handelend op basis van regeringsdecreet nr. 477, wordt de bewaringsregel gespecificeerd voor elke staatsstructuur door precies dergelijke lokale handelingen.

Ontwikkelingsfuncties

Bij het opstellen van de methodologische aanbevelingen wordt rekening gehouden met de huidige regels voor kantoorwerk van de Russische Federatie. De ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling moeten zich laten leiden door de Modelverordeningen en het project coördineren met de openbare archiefinstelling. In overeenstemming met GOST R ISO 15489-1-2007 moet elke instelling de interne regels voor kantoorwerk vaststellen en vaststellen. Hun doel zou de vorming van een beheersysteem moeten zijn met betrouwbare, authentieke en bruikbare handelingen die bedrijfsactiviteiten gedurende de noodzakelijke periode kunnen ondersteunen.

Inhoud van aanbevelingen

De structuur van de tekst wordt niet bepaald door voorschriften van intersectorale betekenis. Doorgaans omvatten aanbevelingen algemene bepalingen, secties over onderwerpen en bijlagen. Bepaal in het eerste blok:

1. Reikwijdte van aanbevelingen. Bijvoorbeeld: "De instructie is van toepassing op alle documentatie van de instelling."
2. Verantwoordelijkheid voor niet-naleving.
3. De eenheid die verantwoordelijk is voor een uniforme procedure voor het opstellen van handelingen en het samenwerken met alle andere afdelingen.
4. Het regelgevingskader.

secties

Meestal beginnen ze met de regels voor het organiseren van papierwerk. Deze sectie geeft een classificatie van handelingen die worden gebruikt bij de uitvoering van informatie-, administratieve en andere activiteiten in de instelling. De volgende paragraaf beschrijft de belangrijkste papiervereisten. Elke kantoorbeheerregel wordt vastgelegd in een afzonderlijke paragraaf. Dit omvat ook de procedure voor waarneming, coördinatie, ondertekening. De regels staan ​​ook in dit blok:

1. Registratie en certificering van kopieën (applicaties).
2. Gebruik en opslag van postzegels, formulieren, zegels.
3. Werk met handelingen van personen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan.

Andere items kunnen aanwezig zijn in deze sectie. De inhoud kan bijvoorbeeld worden uitgebreid met de voorbereiding van handelingen van een collegiale structuur, plaatsvervangende hoofden, enz. Bepaal in de sectie "Documentbeheer":

1. De procedure volgens welke de acceptatie, verwerking en distributie van inkomende handelingen wordt uitgevoerd.
2. Regels voor transport en overdracht van de ene eenheid naar de andere.
3. Belangrijkste voorbeelden van het verkeer van handelingen.
4. Regels voor het opstellen en verzenden van uitgaande documentatie.
5. De procedure voor het opnemen van het aantal handelingen.

Sectie "Registratie" sets:

1. Regels volgens welke inkomende, interne en uitgaande handelingen nummers krijgen.
2. Methoden, formulieren en deadlines voor registratie.
3. De procedure voor het indexeren van handelingen.

In de sectie "Naslagwerken" zijn vastgesteld:

1. De principes van de vorming van een referentiesysteem in de instelling.
2. Beschrijving van archiefkasten, databases en andere bronnen.
3. Technologie voor de implementatie van activiteiten voor het ophalen van informatie.

Sectie "Controle over de uitvoering van documenten" definieert:

1. Soorten handelingen die onderworpen zijn aan verplichte verificatie.
2. De procedure volgens welke documenten onder controle worden gebracht.
3. Regels voor de uitvoering van inspecties. Kaartvormen, gebruik van speciale tekens enzovoort kunnen hier worden beschreven.
4. Verantwoordelijkheden van artiesten.
5. Typische deadlines voor de uitvoering van handelingen.
6. De procedure voor het verzamelen van besturingsinformatie.
7. Regels op basis waarvan het management op de hoogte wordt gebracht van de uitgevoerde controles.

Het gedeelte "Online opslag" bevat informatie over:

1. De procedure voor de inhoud van handelingen. Het wordt zowel voor de kantoorbeheerservice als voor andere structurele eenheden geïnstalleerd.
2. Verantwoordelijkheid van specifieke ambtenaren voor het waarborgen van de veiligheid van handelingen.
3. De regels volgens welke de vorming van bepaalde categorieën documenten in het bedrijfsleven wordt uitgevoerd.
4. De procedure voor de ontwikkeling en het daaropvolgende gebruik van de nomenclatuur.
5. Regels voor indexering en systematisering van zaken.

In de sectie "Voorbereiding voor levering aan het archief" worden gedefinieerd:

1. De volgorde van het onderzoek.In het bijzonder wordt de technologie voor het selecteren van documentatie voor daaropvolgende opslag en vernietiging beschreven.
2. De procedure voor het voorbereiden van handelingen voor archivering.
3. Vereisten voor het ontwerp en de beschrijving van de overgedragen zaken.
4. De procedure volgens welke verantwoordelijke personen handelingen verzenden en accepteren.

Afhankelijk van de toegepaste technologie, kunnen de specifieke kenmerken van de activiteit, de werkomstandigheden en de samenstelling van de secties worden aangevuld en gewijzigd. Zo kunt u bijvoorbeeld in de instructie blokken opnemen die de procedure bepalen voor het werken met de oproepen van burgers, handelingen met een beperkte reikwijdte, technische ondersteuning voor training (stenografie, afdrukken, geluidsopname, enzovoort).

apps

Ze moeten maximaal referentie- en illustratiemateriaal bevatten. Het moet worden gesystematiseerd in overeenstemming met de volgorde van de secties. In de bijlagen staan ​​documentstroomschema's, voorbeelden van stempels en zegels, voorbeeldformulieren, uitvoering van bepaalde soorten handelingen, lijsten van gecontroleerde documentatie, vormen van boekhouding, enzovoort.

conclusie

De huidige officiële regels voor kantoorwerk maken een duidelijke procedure mogelijk voor het werken met handelingen van verschillende aard die worden gebruikt in de uitvoerende organen van de federale overheid, evenals in andere staatsinstellingen. Ze stellen belangrijke vereisten vast voor werknemers die verantwoordelijk zijn voor het opstellen en registreren, ontvangen en verzenden van papieren. De regels bepalen ook de procedure voor het werken met elektronische vormen van documenten, informatiedatabases. Elke specifieke instelling detailleert ze en ontwikkelt lokale documenten. Als een van hen is een instructie op papierwerk. Het moet het hele proces van werken met handelingen, technologische operaties in een logische volgorde weerspiegelen. De instructie regelt de activiteiten van niet alleen de kantoordienst. Aangezien de handelingen worden verplaatst tussen structurele afdelingen, moeten hun werknemers ook vertrouwd worden gemaakt met de vastgestelde procedure. De ontwikkeling van lokale wettelijke documenten wordt uitgevoerd door de office management service. Tegelijkertijd nemen medewerkers van de archiverings- en juridische afdelingen deel aan het proces. Het ontwerp moet worden goedgekeurd en ondertekend door het hoofd van de instelling. De baas geeft een bestelling uit volgens welke de instructie van kracht wordt. In alle structurele eenheden moet het als normatieve handeling worden gebruikt. Bovendien moeten de bepalingen ervan duidelijk en duidelijk zijn geformuleerd voor werknemers. Het is in overeenstemming met de bepalingen en vereisten dat de instelling documenten opstelt, registreert en verspreidt.