Categorieën
...

Memo: hoe te schrijven, ontwerpregels en voorbeeld

Een memo is een interstatelijk document waardoor officiële communicatie tussen werknemers plaatsvindt. De inhoud is beperkt tot opdrachten, de uitvoering van taken, enz., Dat wil zeggen werkkwesties. Ondanks het feit dat het schrijven van een memo een eenvoudige zaak is en niet gereguleerd door zeer strikte regels, moet u ze toch kennen. In dit artikel zullen we de procedure voor het samenstellen van deze documentatie, types, etc. bekijken.memorandum

kenmerken

De aard van de servicebiljet is informatief, wat betekent dat deze bepaalde meldingen, berichten, instructies, enz. Bevat. De problemen die erin worden behandeld, hebben betrekking op de specifieke medewerker aan wie deze is verzonden. Met andere woorden, een memo is een toolbox voor communicatie binnen een onderneming.

Opmerking: de verplichte memo is niet vastgesteld. Dit is een aanvullend document, hoewel bestellingen en instructies op basis daarvan kunnen worden opgesteld.

praktijk

De notitie wordt beschouwd als veelgebruikte documentatie en is tegelijkertijd niet opgenomen in de lijst met officieel gerubriceerde managementdocumenten. Op grote schaal gebruikt, wordt het communicatie op horizontaal niveau: dat wil zeggen, het wordt samengesteld door een medewerker van de ene eenheid om een ​​verzoek of voorstel over te dragen aan een medewerker van een andere.

Belangrijk: de statussen van de objecten van beheer, waartussen communicatie via een memo plaatsvindt, moeten gelijkwaardig zijn. Anders wordt het document niet als een memo beschouwd, maar als een memo.een memo schrijven

Doel van het gebruik

Een memo voor werk kan in verschillende gevallen worden gebruikt.

Hier zijn enkele voorbeelden:

  • voor werknemersbonussen;
  • om een ​​werknemer op zakenreis te sturen;
  • rapportage aan de logistieke afdeling over apparatuurstoringen;
  • aankoopmemo;
  • kennisgeving van de beveiligingschef van het hoofd van een andere eenheid over de noodzaak voor onbevoegden (geen werknemers) om het bedrijfsgebouw met redenen binnen te gaan;
  • een verzoek in de vorm van een memo naar de boekhoudafdeling voor de toewijzing van materiële middelen voor bepaalde behoeften, enz.

Geselecteerde gevallen van service-opmerkingen

Hoewel de memo als een interne paper wordt beschouwd, is een van de variëteiten een document dat naar de attestcommissie wordt gestuurd. Het gebruik van plaknotities alleen voor werkende communicatie komt echter nog steeds vaker voor.een memo schrijven

Hoe een memo schrijven?

De basisregels voor het schrijven van een memo zijn vergelijkbaar met alle andere. Ze omvatten schrijven op een vel A4-formaat, instructies van wie en aan wie het wordt verzonden, certificering op datum en handtekening. Maar hoe schrijf je een memo in overeenstemming met alle vereisten?

  • schrijf in het midden (ook toegestaan ​​aan de linkerkant van het blad) de bijbehorende naam van het document;
  • Er zijn twee opties voor het schrijven van de datum - beide in volledig Arabische cijfers en de aanduiding van de maand in woorden;
  • in de titel kan een korte beschrijving van de inhoud van het document worden toegevoegd aan de hoofdkop;
  • Informatie over de afzender en de ontvanger moet volledig zijn: naam, achternaam en patroniem, volledige naam van de functie en afdeling (eenheid) waaraan deze positie is gekoppeld.

Inhoud servicenota

Het antwoord op de vraag hoe je een memo schrijft, omvat niet alleen de details en attributen van dit document, maar ook wat de inhoud ervan zou moeten zijn.

Het document in kwestie vereist geen verklaring van de essentie van het probleem in een zeer droge en officiële taal - gratis vertelling is echter toegestaan, specifiek met vermelding van de reden voor het schrijven.

De inhoud is meestal verdeeld in twee delen. De eerste hiervan wordt de aanhef genoemd. Er wordt kort gesproken over wat de tekenaar ertoe heeft aangezet een memo te schrijven en naar een specifieke werknemer te sturen.een memo schrijven

Het tweede deel wordt als het belangrijkste beschouwd, het is ook groter dan de aanhef. Deze tekst bevat een verklaring van het directe verzoek of voorstel. Hieraan kan een analyse van de situatie, conclusies en resultaten worden toegevoegd.

vorm

Op de vraag hoe een memo moet worden geschreven, geven sommige bedrijven hun werknemers gewoon een speciaal formulier. Er moet echter worden opgemerkt dat dit geen verplichte unificatie is - GOST biedt alleen adviesbepalingen (met betrekking tot lettertypen, afmetingen en spatiëring) zonder een goedgekeurd monster. Als dit in een bepaald bedrijf bestaat, is het echter het beste om het te volgen.

Service en memo's

Iets hoger in de notitie werd opgemerkt hoe de officiële en rapportage-notities verschillen. Maar veel mensen zijn nog steeds geneigd om ze met elkaar te verwarren.

De meest voorkomende fouten zijn:

  • memo voor de werknemer van de werknemer naar de baas (in feite een rapport);
  • over salarisverhoging;
  • over promotie.

De laatste twee omvatten behandeling niet op horizontaal niveau, maar verticaal, wat de definitie van een memo ontkent.

Belangrijk: de verdeling van memo's in memo's en a priori is niet correct.

registratie

Alle memo's worden opgenomen in het register. Afhankelijk van hoe het papierwerk in elk specifiek bedrijf is georganiseerd, kan degene die het papier heeft opgesteld of degene die het heeft ontvangen hiermee omgaan. Dit komt in elk geval neer op het feit dat aan de servicebiljet een uniek nummer is toegewezen, dat in de tekst moet worden aangegeven.werknemersmemo

Voorbeeldmemo

"Verkoopafdeling, directeur van de afdeling informatietechnologie V. A. Kutsak
memorandum
№ 19-43/102
13 april 2015
Over het testen van de status van een pc op zijn prestaties
Vanaf 04/10/2015 treden regelmatig verkoopstoringen op in de personal computer van een verkoopmedewerker, R. Maksimenko, namelijk: opnieuw opstarten zonder dit commando aan de pc te geven, problemen met in- en uitschakelen en ook flikkeren van het scherm. Vanwege het beschrevene, vraag ik u om de nodige diagnostiek uit te voeren door de specialisten van uw afdeling om de oorzaken van de storingen op te sporen en deze met succes op te lossen. Ik stel voor dat de testresultaten schriftelijk worden uitgegeven, met een samenvatting van verdere acties: reparatie of vervanging van de machine.

Hoofd van de afdeling L. A. Kudryavtsev "

Stel dat de pc niet kan worden gerepareerd. In dit geval stellen we een memo op om de apparatuur af te schrijven.

Voorbeeld nota van buitenbedrijfstelling

"Verkoopafdeling, Logistiek directeur Afdeling M. A. Oleinik
memorandum
№ 21-45/104
16 april 2015
Over het buiten gebruik stellen van een niet-werkende pc
Vanaf 10 april 2015 traden regelmatig storingen op in de personal computer van een verkoopmedewerker, R. Maximenko. De diagnostiek die hierdoor door de specialisten van de IT-afdeling werd uitgevoerd, liet het volgende zien: de pc is niet geschikt voor verdere bediening. In dit verband vraag ik de bovengenoemde apparatuur af te schrijven wegens onbruikbaarheid.

Hoofd van de afdeling L. A. Kudryavtsev "

Naast haar heeft u nog een opmerking nodig - om de buiten gebruik gestelde apparatuur te vervangen.werk memo

Opmerking over vervanging van apparatuur

"Verkoopafdeling, directeur van de logistieke afdeling M. A. Oleinik
memorandum
№ 22-46/104
17 april 2015
Over het vervangen van een kapotte pc
De personal computer van een afdelingsspecialist, Maksimenko R.D., is buiten gebruik gesteld en moet worden vervangen vanwege de onbruikbaarheid ervan (volgens doc. Nr. 20-44 / 103 van 04/15/2015).Zorg voor nieuwe apparatuur die overeenkomt met de buiten gebruik gestelde parameters. Informeer schriftelijk over de implementatie. Ik voeg bij de nota het verslag van de afdeling informatietechnologie over de diagnostiek en de resultaten daarvan.

Hoofd van de afdeling L. A. Kudryavtsev "

Tot slot

Doorgaans levert het schrijven van een memo geen problemen op. Dit interstate document is een redelijk bekend communicatiemiddel tussen verschillende overheidsniveaus. Alleen "verwarring" tussen memo's en memo's kan voorwaardelijke barrières veroorzaken (het artikel geeft aan hoe ze verschillen).

In sommige bedrijven vindt de compilatie van memo's uitsluitend plaats volgens het geïntroduceerde en goedgekeurde model (in dit geval is het beter om speciale formulieren voor hen in te slaan), in andere is het meer dan gratis.

Bij het samenstellen van dit document moet men zich laten leiden door dezelfde regels als voor andere documenten - het lettertype en de spatie volgens GOST, de datum en handtekening voor de geldigheid van de notitie.aankoop memo

Over het algemeen is een memo een erg handige toolkit, die gemakkelijk te beheersen is en, wanneer correct gebruikt, is er een goed gecoördineerd en duidelijk werk van een team van organisaties. Het helpt om een ​​holistische verbinding tussen afdelingen te behouden en versterkt ook de structuur die ze vormen.


Voeg een reactie toe
×
×
Weet je zeker dat je de reactie wilt verwijderen?
Verwijder
×
Reden voor klacht

bedrijf

Succesverhalen

uitrusting