Bij contante transacties zijn voorschotrapporten van aanzienlijk belang. In het geval van het onjuist invullen van documenten, kan de belasting extra inkomstenbelasting heffen, evenals een boete. Om het risico op rente te verminderen, moet u de regels voor het uitgeven van fondsen in een subrapport volgen: geld uitgeven op basis van een aanvraag en op tijd een rapport ontvangen. Maar er zijn andere nuances van verwerkingshandelingen.
doel
Uitgifte van geld onder het rapport voor het rapport kan nodig zijn om:
- aankopen van goederen en materialen;
- betaling van reiskosten;
- schikkingen op basis van contracten.
Dergelijke transacties worden gereguleerd door Bank of Russia Verordening nr. 3210 “Over de procedure voor contante transacties”.
algoritme
Voordat u een nieuwe aanvraag accepteert, moet u controleren of de werknemer evenveel schulden heeft. Als er een is, kan het document niet worden geaccepteerd. De werknemer moet in elke vorm een aanvraag indienen voor afgifte van het deelrapport (aan de directeur). De tekst moet het bedrag en de datum van ontvangst van de middelen vermelden. De manager moet een verklaring ondertekenen. Vervolgens stelt de accountant een uitgavenbevel op en tekent dit (KO-2). Op basis van dit document geeft de caissière hem, op vertoon van het paspoort door de werknemer, contant geld. De bestelling wordt ondertekend door de kassier en de ontvanger. De transactie moet in het kasboek worden weergegeven.
Een aanvraag voor het uitgeven van geld in een deelrapport moet ook door het hoofd worden geschreven. Het bedrijf heeft hetzelfde contract met hem als met andere werknemers. Als er geen aanvraag is, kan de belastingdienst extra bedragen aan inkomstenbelasting inhouden.
documenten
De werknemer moet rapporteren over het gebruik van geld. Onkostendeclaratie moet worden verstrekt binnen 3 werkdagen na terugkeer van de reis, naar het werk gaan of het verstrijken van de periode waarvoor het geld werd verstrekt. Het document wordt overgedragen aan de accountant of manager. De ontvangende partij controleert het volledige gebruik van middelen, de beschikbaarheid van ondersteunende documenten en de juistheid van het rapport. Als er geen fouten zijn, wordt het document ondertekend door het hoofd, waarna het geld wordt afgeschreven. Dit is hoe de uitbetaling van middelen wordt uitgevoerd in het subrapport. Lees hieronder hoe u een verklaring kunt schrijven.
Rapportagetoepassing: voorbeeld
Directeur van LLC "(naam)" F. I. O.
van de bestuurder F.I.O.
VERKLARING
Ik vraag u om gedurende een periode van acht kalenderdagen een rapport van 6.000 (zesduizend) roebel uit te brengen voor de aankoop van antivries voor het TATA-werkvoertuig.
02/12/2016 (handtekening)
Vervolgens wordt het document ingevuld door de accountant.
Saldo van afwikkelingen op eerder uitgegeven bedragen:
de schuld van de werknemer op eerder uitgegeven bedragen aan het subrapport ontbreekt.
Accountant ____________
Directeur _____________ Volledige naam
02/12 / 20__ g.
nuances
Als er minder geld wordt uitgegeven dan uitgegeven, wordt het saldo teruggegeven aan de kassier en wordt er een ontvangstorder voor uitgegeven. In de tegenovergestelde situatie moet de organisatie het bedrag van de overschrijding aan de werknemer retourneren volgens de in het rapport gespecificeerde details. Deze bewerking, evenals de uitgifte naar een subrapport, wordt uitgevoerd door een kostenorder.
Als de fondsen niet worden teruggegeven aan de kassier, moeten ze worden afgetrokken van het salaris (artikel 137 van de arbeidswetgeving van de Russische Federatie). De werknemer moet schriftelijk toestemming geven voor deze operatie. Anders zal de verzameling via de rechtbank plaatsvinden. Het maandelijkse retentiebedrag mag niet meer bedragen dan 20% van het salaris van de werknemer.
limieten
De uitgifte van geld in een subrapport van de kassa is beperkt tot 100 duizend roebel. Er zijn enkele voorwaarden. Als een werknemer die de verantwoordelijke middelen voor eigen rekening gebruikt, heeft betaald voor de diensten die hem zijn verleend (bijvoorbeeld tijdens een zakenreis), wordt de limiet niet toegepast.Als hij verantwoordelijk geld gebruikt voor schikkingen in het kader van contracten die namens de organisatie zijn gesloten, moet een limiet van 100 duizend roebel per transactie worden aangehouden. De maximale periode is niet gespecificeerd in de wetgeving. Maar als geld voor een lange periode wordt uitgegeven, kunnen inspecteurs het bedrag als een lening beschouwen en alle belastingen in rekening brengen.
als boekhoudbeleid de uitgifte van verantwoordelijk geld wordt verstrekt door deze over te dragen naar de kaart, het is noodzakelijk dat het bedrijf een passend contract heeft met de bank.
Als de aanvraag voor uitgifte bij het subrapport niet de datum van teruggave van geldmiddelen bevat, wordt aangenomen dat het geld voor één dag is uitgegeven. In geval van overtreding van de deadlines voor rapportage over het uitgegeven bedrag, wordt de inkomstenbelasting berekend. Om de timing van de verstrekking van documenten te regelen, kunt u een opdracht voor uitgifte in een subrapport opstellen. sample:
LLC "(naam)"
Bestelnummer 1
over de goedkeuring van de timing van de uitgifte van bedragen in het rapport
Om de kosten van rapportagebedragen te beheersen, stel ik de volgende regels vast:
1. Werknemers die geld ontvangen, moeten een rapport indienen over hun gebruik:
- per huishouden. behoeften - uiterlijk 15 dagen na de datum van uitbetaling van middelen;
- voor reiskosten - binnen 3 dagen na terugkeer.
2. Fondsen mogen alleen worden besteed zoals voorgeschreven.
3. Voor huishoudelijke uitgaven en voor de aankoop van goederen kan geld worden uitgegeven binnen 100 duizend roebel.
4. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de bestelling ligt bij de hoofdaccountant.
Directeur ______________ Volledige naam
Controversiële operaties
Voor het gemak en een betere perceptie hebben we besloten om het materiaal van dit blok in een tabel te plaatsen.
| operatie | beslissing |
| De werknemer heeft geld nodig voor het rapport, maar het hoofd ontbreekt | Op basis van een volmacht kan een accountant of financieel directeur een operatie uitvoeren |
| De directeur vroeg de accountant mondeling om hem contant geld te geven | Uitgifte in het deelrapport moet schriftelijk gebeuren |
| De werknemer heeft een bedrag nodig dat de afwikkelingslimiet overschrijdt (meer dan 100 duizend roebel) | Dergelijke transacties worden alleen uitgevoerd als het gaat om contante betalingen met andere organisaties. |
| Voor de aankoop van materialen onder een civiel contract worden fondsen aan de aannemer uitgegeven | Vanaf 06/01/14 wordt een persoon met een burgerlijk contract beschouwd als een werknemer van de organisatie. Dat wil zeggen, er zijn geen schendingen van contant gelddiscipline. |
| Accountant staat erop een volledige aansprakelijkheidsovereenkomst te ondertekenen | Het uitgeven van een subrapport is niet de basis voor het sluiten van een dergelijke overeenkomst. Als de werknemer het geld niet teruggeeft, kunnen ze van het salaris worden afgetrokken. |
Validatie van rapporten
Fondsen moeten doelbewust worden besteed. Elke uitgave moet per cheque worden bevestigd. Ook uit te geven reis certificaat transportdocumenten. Als het om een rechtszaak gaat, is het belangrijk dat de primaire documentatie correct is opgesteld. Dan zal de rechtbank de kant van het bedrijf kiezen. Overweeg in meer detail de details van de documenten.
Als een werknemer contant geld ontving voor tickets en per diems voor vertrek voor een zakenreis, en vervolgens de reis werd verlengd, kan een extra bedrag worden overgemaakt naar de kaart. Het blijkt dat de werknemer het geld weer heeft ontvangen. Maar omdat ze op dezelfde reis worden overgedragen, moet de werknemer zich op één dag voor alle bedragen tegelijk melden.
Kassier
Als het niet de volledige naam van de aankoop bevat of als de details slecht zijn afgedrukt, wordt er alleen rekening mee gehouden als er een extra aankoopbewijs wordt verstrekt. Goederen moeten tijdens kantooruren worden gekocht. Voor de verwerking is afhankelijk van extra loonlijst. Ontvangst in contanten bevestigt het feit van de overdracht van middelen. Om uitgaven voor belastingdoeleinden op te nemen, hebt u andere documenten nodig met de volgende gegevens: volledige naam van de ambtenaren, hun handtekeningen.
Verkoopbewijs
Het ontbreekt vaak aan een zegel of nummer. Hoewel deze gegevens niet vereist zijn, is het mogelijk dat de belastingdienst het document niet accepteert. Dingen zijn erger als de datums op de contanten en verkoopbewijzen niet overeenkomen. Dergelijke uitgaven kunnen alleen via de rechtbanken worden verdedigd.
TORG-12
De geadresseerde moet noodzakelijkerwijs de geadresseerde, laad- en losadressen, vrachtbriefnummer, merk en voertuignummers vermelden. Zonder deze documenten wordt het document niet geaccepteerd voor boekhouding. de vrachtbrief vaak is er geen positie van de persoon die het document heeft ondertekend, zegel van de geadresseerde, datum. Deze gegevens worden als verplicht beschouwd.
Maak geld over naar een kaart
Een werknemer kan een overdracht van verantwoordingsgeld naar een bankkaart aanvragen. Deze operatie is niet tegen de wet. Maar in dit geval heb je nodig:
- van de werknemer een aanvraag ontvangen voor de uitgifte van geld in het subrapport met het bijbehorende verzoek en daarin de details van de rekening vermelden;
- bij de betaling aangeven dat het rapportagebedrag wordt overgemaakt;
- in normatieve handelingen (verordening betreffende schikkingen met verantwoordelijke personen) opmerken dat geld van de rekening naar de kaart wordt overgemaakt;
- in boekhoudprincipes, ontwikkel uw eigen rapportvorm met een opmerking dat de uitgifte van bedragen in het subrapport wordt uitgevoerd in niet-contante vorm;
- Vraag de werknemer om de bonnen na elke kaartbetaling op te slaan en bij het rapport te voegen.
Bedrijf LLC
ORDER
Over wijzigingen van de grondslagen voor financiële verslaggeving voor 2016
2016/10/01 Mr.
IK BESTEL:
Aanvullend boekhoudbeleid met sectie 6:
6. De procedure voor schikkingen met verantwoordelijke personen.
6.1 Het bedrijf geeft werknemers geld voor reis- of zakelijke behoeften in contanten of draagt ze over naar een salariskaart.
6.2. De methode voor het uitgeven van fondsen wordt in elk geval door de directeur geregeld.
6.3. De werknemer dient documenten ter bevestiging van de kosten in bij de boekhoudafdeling. Ongeacht de wijze van ontvangst, wordt het saldo contant teruggegeven aan de kassier.
Boekhouding voor operaties in boekhouding
Op de dag van uitgifte van uitgegeven RKO. Bedrading gebeurt in de besturingseenheid: DT71 KT50 (51).
Als een werknemer na een zakenreis een deel van het geld teruggeeft aan de kassier, wordt een FFP uitgegeven. In de schakelkast wordt omgekeerde bedrading uitgevoerd: DT 50 (51) KT 71.
Overweeg hoe uitgifte wordt uitgegeven in het subrapport. sample:
De officemanager van het bedrijf op 25 mei 2015 ontving 2.000 (tweeduizend) roebel. voor 4 dagen voor de aankoop van kantoorbenodigdheden. De accountant heeft geld uitgegeven op basis van zijn aanvraag. Een werknemer op 27 mei besteedde 1.000 (duizend) roebel., Verstrekte cheques en een voorschotrapport. De manager gaf het ongebruikte bedrag terug aan de kassier.
- DT71 KT50 - 2000 roebel. - middelen zijn uitgegeven door de kassa;
- DT50 KT71 - 1000 roebel. - Het saldo van niet-uitgegeven middelen is betaald;
- DT10 KT71 - 1000 roebel. - rekening gehouden met briefpapier.
Geld overmaken naar een bedrijfskaart
Een alternatief voor een salariskaart is zakelijk. U kunt via het rapport geld overmaken naar medewerkers. Een werknemer hoeft alleen een aanvraag in de vrije vorm te schrijven om de kaart te gebruiken. Overdracht van middelen vindt plaats op bevel van de bestuurder. Het is raadzaam om de procedure voor het gebruik van kaarten goed te keuren:
- Plastic houders hebben niet het recht om PIN-informatie aan derden te verstrekken.
- Het rapport over de besteding van fondsen op de kaart moet uiterlijk 3 dagen na de debitering van fondsen of de terugkeer van de werknemer van een zakenreis worden ingediend. Cheques moeten eraan gehecht zijn en de betaling per kaart bevestigen.
- Als er geen documenten zijn of de directeur het beoogde gebruik van het geld niet heeft bevestigd, worden deze ingehouden op het salaris van de werknemer.
- Los daarvan moet een lijst worden opgesteld van werknemers die toegang hebben tot fondsen.
- Uitgifte en teruggave van kaarten moeten in het logboek worden weergegeven.
- In geval van diefstal van plastic moet de houder de bank onmiddellijk op de hoogte brengen.
Het moment van overdracht van de kaart aan de werknemer is niet de datum van uitgifte van geld voor het rapport. Invoer in de controle-eenheid vindt plaats op het moment dat geld wordt opgenomen. Alle bewerkingen met een bedrijfskaart worden weergegeven op een subaccount die is geopend voor account 55.
voorbeeld
Op 10 juli 2015 kreeg een marketeer van de LLC een kaart om te betalen voor reclame. Op 15 juli trok een werknemer 2.000 roebel van de rekening. Bankafschrift bevestigt afschrijving. De accountant geeft de uitgifte van geld weer door te posten: DT71 KT55.
Administratieve verwerking van activiteiten in NU
Deze operaties worden behandeld als een voorschot.Totdat een werknemer een rapport indient, worden NPP-uitgaven niet afgeschreven. Ook op rapportage bedragen verzekeringspremies en inkomstenbelasting worden niet in rekening gebracht.
Maar als een werknemer het uitgegeven bedrag niet kan bevestigen, is het beter om hem belasting in te houden. Zelfs als een persoon primaire documenten verloor, er een toelichting over schreef, heeft het bedrijf nog steeds inkomsten. Maar in deze zaak staan rechters aan de kant van de belastingbetaler. Als de werknemer de goederen zonder documenten heeft gebracht, heeft hij geen schulden aan de werkgever. Organisatie komt gewoon met waarden.
voorbeeld
Op 15 februari 2012 ontving de werknemer geld voor de aankoop van goederen. De deadline voor het indienen van een bij bestelling goedgekeurd rapport is twee maanden. Dat wil zeggen dat vanaf 16 maart 2012 de schuld als achterstallig wordt beschouwd. Het statuut van beperkingen daarvoor zal drie jaar zijn. Oninbare vorderingen zullen het belastbaar inkomen in maart 2015 verhogen. Als de werknemer tot die tijd een verplichting tekent om de schuld af te lossen, moet de periode van drie jaar opnieuw worden geteld.
Als een werknemer in februari 2015 een brief schrijft met het verzoek om uitstel van schulden, zullen de inkomsten beginnen te stijgen vanaf februari 2017 (als de schuld tegen die tijd niet is betaald).
Persoonlijke inkomstenbelasting moet worden opgebouwd als de organisatie onafhankelijk de schuld afschrijft. Het inkomen zal toenemen in de maand waarin het bedrijf de schuld heeft kwijtgescholden. Bijdragen aan extrabudgetary-fondsen moeten ook worden opgebouwd na debitering van fondsen.
Lange termijn
Zoals eerder vermeld, voorziet de wet niet in een maximale periode voor het gebruik van fondsen. Het is alleen nodig dat de periode in de verklaring zelf wordt vermeld. Het merkteken kan worden aangebracht door de directeur, de accountant of de werknemer zelf. Zelfs als er voor een jaar geld voor reiskosten wordt uitgegeven, worden de onderneming geen boetes opgelegd voor zo'n lange periode.
Het is belangrijk om te onthouden dat een werknemer pas een nieuw voorschot kan krijgen als hij over de oude rapporteert. Een werknemer die bijvoorbeeld zes maanden geld heeft ontvangen, heeft geen haast om een rapport op te stellen. Als u hem dringend op zakenreis moet sturen, kunt u geen nieuw subrapport opstellen. Het is ook verboden om een vroeg rapport over het gebruik van fondsen te eisen. Een uitzondering is het ontslag van een werknemer.
Stel dat er naast de schuldenaar niemand anders op zakenreis is. Vervolgens kan de manager de verantwoordelijkheid nemen en de medewerker een nieuw voorschot geven. Als inspecteurs een dergelijk schema vinden, zullen ze het hoofd een boete opleggen van 5.000 roebel en het bedrijf een boete van maximaal 50 duizend roebel. voor overtreding van contant gelddiscipline. Daarom kunnen dergelijke situaties het beste worden vermeden.
Memo voor accountants
- De werknemer moet een aanvraag voor de uitgifte van fondsen in het deelrapport schrijven.
- De operatie wordt uitgevoerd door de afrekeningsrekening.
- Het saldo van ongebruikte middelen moet worden teruggegeven aan de kassier.
- U kunt pas een nieuw voorschot geven als de werknemer zich bij het oude meldt.
- De instructie van de Bank of Russia bepaalde een limiet op de uitbetaling van fondsen ten belope van 100 duizend roebel.
- Geldverbruik moet worden bevestigd per cheque, ontvangstbewijs, TTN, acceptatiecertificaat, TORG-12, tickets, betalingsopdrachten.
- Om de betaling van goederen in contanten te bevestigen, is naast de cheque van de kassier ook een goederencheque nodig.
- Als geld niet op tijd wordt geretourneerd, moet dit worden afgetrokken van het salaris van de werknemer. De inkomstenbelasting wordt geheven over het bedrag van het subrapport. Alle geschillen moeten voor de rechtbank worden toegewezen.
