Prepravný list je primárny účtovný doklad, ktorým sa riadi skutočnosť, že dodávateľ dodáva tovar kupujúcemu, zvyčajne na ďalší predaj. Na základe tohto dokladu predávajúci odpočíta tovar a materiál zo svojho skladu a kupujúci príde. Dokumenty môžu mať rôzne podoby, najbežnejšie - TORG-12. Aké sú jeho plniace vlastnosti, prečo je to potrebné a čo je TORG-12: podrobne v tomto článku.
Názov a typ dokumentu
Názov TORG pochádza zo slova „obchod“, keďže rozsah pôsobnosti tohto dokumentu je akákoľvek organizácia zaoberajúca sa veľkoobchodom alebo maloobchodom. Číselná hodnota označuje formulár na zaznamenávanie transakcií od 1 do 31. Dnes je vyplnenie všetkého nepovinné.
TORG-12 potvrdzuje skutočnosť, že tovar a materiály boli prevzaté a odovzdané tretej spoločnosti, v tomto ohľade ide o externý dokument. Na prepravu tovaru v rámci spoločnosti sa spravidla používajú zjednodušené formuláre dokladov TORG-13.
Štandardný nákladný list spĺňa všetky požiadavky právnych predpisov v oblasti obchodu, avšak prípady použitia nezávisle vypracovaného formulára nie sú neobvyklé.
Čo je TORG-12?
Akákoľvek činnosť TM obchodnej spoločnosti by sa mala vykonávať na základe dokumentov schválených vedúcim organizácie (na základe federálneho zákona č. 402 z 2. 6. 2011).
Formulár dokumentu TORG-12 je súčasťou rezolúcie Federálnej služby č. 132 od roku 1998 a slúži ako dôkaz o prevode tovaru a materiálu z dodávateľa na predávajúceho. Dokument je možné uložiť v papierovej aj elektronickej podobe (na obrázku je vzorka TORG-12).
Môže sa použiť nielen na kontrolu obratu tovaru v organizácii, ale aj na poskytovanie služieb, ale je potrebné dávať pozor, počas inšpekcií regulačných orgánov môže dôjsť k nedorozumeniam.
Podrobnosti uvedené na faktúre
Vo formulári TORG-12 sú povinné údaje, bez ohľadu na použitý formulár: štandardné alebo schválené zakladateľom spoločnosti. Ak aspoň jeden z podrobností uvedených nižšie chýba, dokument sa považuje za neplatný a transakcia sa zruší.
Zoznam požadovaných podrobností:
- názov dokumentu;
- číslo a dátum zostavenia;
- adresa sídla predávajúceho, DIČ, KPP, BIK, r / s;
- skutočná adresa odoslania tovaru;
- adresa príjemcu;
- právna adresa kupujúceho, DIČ, KPP, BIK, r / s;
- vedúci organizácie;
- hlavný účtovník;
- údaje o osobe, ktorá vyrobila tovar;
- číslo zmluvy, na základe ktorej sa tovar dodáva;
- Okpo;
- JECFA.
Nákladný list TORG-12 je vyhotovený v dvoch exemplároch a dátum uvedený v doklade sa musí zhodovať so skutočným dátumom odoslania tovaru a materiálu.
Ako vyplniť dokument?
Čo je TORG-12? Dokument je viečko naplnené normami a tabuľka, ktorá uvádza:
- Sériové číslo položky.
- Názov, charakteristika, trieda tovaru.
- Interný kód.
- Merná jednotka.
- Počet sedadiel.
- Množstvo tovaru na jednom mieste.
- Hmotnosti.
- Cena jednej jednotky tovaru.
- Suma bez DPH.
- DPH.
- Čiastka s DPH.
Údaje v zozname sa musia uviesť pre každý výrobok v nákladnom liste TORG-12. Dodávateľ vystaví tri podpisy oprávnenej osoby a povinný dojem okrúhlej modrej pečate.
Na pravej strane kupujúci dá dva podpisy a osvedčenie s pečaťou. Dokumenty sa uchovávajú päť rokov od dátumu transakcie.
Správne naplnenie TORG-12 zaručuje, že regulačné orgány nedorozumia, a preto je potrebné brať papierovanie veľmi vážne.
Elektronický nákladný list
Na základe účtovných zákonov as elektronickým podpisom môžu organizácie tvoriť a ukladať TORG-12 nielen v papierovej, ale aj v elektronickej podobe. Na zaznamenanie takéhoto dokumentu existuje štandardný formulár, ktorý môže daňovník zaslať daňovým úradom na internete.
Proces plnenia nemá významné rozdiely v závislosti od formy stredne papierových faktúr alebo elektronických, s výnimkou jedného: elektronický formát existuje v jednej kópii a obsahuje dva súbory. Prvý vyplní predávajúci a zašle ho kupujúcemu, druhý vyplní kupujúci. V tomto prípade sa podávajú dva elektronické podpisy - jeden od každej strany.
Opravy v papierových a elektronických dokumentoch
Stáva sa, že tovar uvedený v zozname predávajúceho sa líši od skutočného. V takom prípade sa vyhotovia dve kópie v papierovej verzii, potvrdí sa dátum a podpis strán, čím sa potvrdí nesúlad. Predávajúci spravidla nahrádza také dokumenty, ktoré sú na základe účtovných pravidiel voliteľné.
Nie je možné vykonať takéto opravy v elektronickom formáte, v takom prípade určujú cestu predajné a nákupné organizácie. Často predávaná strana vypracuje nový dokument, v ktorom zaznamená, že druhá možnosť je súčasťou originálu. V takom prípade by sa mal formát opravy uviesť na začiatku v zmluve s kupujúcim.
Existujú prípady, keď kupujúci zistia kvantitatívne alebo kvalitatívne nezrovnalosti, je tento nesúlad vypracovaný vo forme TORG-2 alebo TORG-3. Následne ich možno použiť na riešenie nezhôd s dodávateľom o dodanom tovare.
faktúra
Ak je organizácia platcom DPH (daň z pridanej hodnoty), je príprava dokumentu povinná. Na základe prijatých faktúr tvorí kupujúci „Kniha nákupov“ a na základe vystavených „Kniha predajov“.
Čo je to faktúra? Čo je TORG-12? Aký je ich rozdiel?
Faktúra musí obsahovať aj všetky údaje o predávajúcom a kupujúcom, sadzby DPH a ďalšie povinné údaje stanovené v daňovom zákonníku. Predávajúci je povinný zaplatiť dodatočnú daň z pridanej hodnoty. Organizácie pracujúce na zjednodušenom daňovom systéme sú z tohto oslobodené.
Tieto dva dokumenty, TORG-12 a faktúra, teda môžu existovať samostatne iba vtedy, ak sa použije zjednodušený daňový systém. Podniky, ktoré používajú spoločný systém, sú povinné používať oba tieto dokumenty, vzájomne sa dopĺňajú a vždy sa poskytujú spoločne.
UPD - čo to je?
Univerzálny transferový dokument je zjednodušenou formou dvojice dokumentov a faktúr TORG-12. Slúži na uľahčenie účtovania primárnych účtovných dokladov a na uľahčenie účtovníka papierovej rutiny. Je logické, že ak sa použije namiesto dvoch dokumentov, mal by obsahovať informácie, ktoré sa odrážajú v obidvoch. To znamená, že okrem povinných údajov obsahuje UPD aj informácie o colných vyhláseniach, údaje o DPH a krajine pôvodu tovaru.
UPD obsahuje všetky potrebné informácie, ktoré sú v TORG-12 a faktúru spolu, preto dodávatelia majú tendenciu prejsť na univerzálny transferový dokument, ktorý výrazne znižuje spotrebu papiera a objem archívnych skladov.
Dokument sa vyhotovuje aj v dvoch kópiách: jedna zostáva u predávajúceho, druhá sa prevedie na kupujúceho. Je potrebné venovať pozornosť tomu, aby v tomto prípade zostal počet podpisov dodávateľa a kupujúceho nezmenený, rovnako ako v prípade TORG-12, až v tomto prípade UPD potvrdí skutočnosť transakcie.
