ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ

ทุกคนอาจต้องจัดการกับความจำเป็นในการเขียนจดหมายธุรกิจ เมื่อทำการรวบรวมคุณจะได้ข้อสรุปว่านี่ไม่ใช่เรื่องง่ายเลย มีกฎและกฎมากมายสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจที่คุณต้องรู้ บทความอธิบายรายละเอียดกระบวนการรวบรวมเอกสารแสดงตัวอย่างจดหมายธุรกิจอธิบายถึงประเภทและการออกแบบ

ฟอร์ม

แบบฟอร์มพร้อมจะให้ความแข็งแกร่งและบ่งบอกถึงความน่าเชื่อถือของ บริษัท พวกเขามีข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับองค์กรเช่น:

• ชื่อ
• ที่อยู่
• โทรศัพท์ติดต่อ
• เว็บไซต์
• อีเมล์
• เครื่องหมาย
• รายละเอียดการติดต่ออื่น ๆ

ไม่มีกฎที่เข้มงวดในแบบฟอร์ม ดังนั้นแต่ละองค์กรตัดสินใจอย่างอิสระว่าจะใส่ข้อมูลอะไรลงไป

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ การอบรม

จดหมายธุรกิจจะถูกเขียนและดำเนินการในวิธีการบางอย่างขึ้นอยู่กับกฎและข้อกำหนดโดยธรรมชาติของพวกเขา ผู้เขียนจะพิจารณาเนื้อหาโดยละเอียดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เขาคำนวณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย เขาต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าข้อมูลที่ผู้รับข้อมูลได้ทราบแล้วเกี่ยวกับเรื่องของจดหมายสิ่งที่ต้องดำเนินการและสิ่งที่จะเกิดขึ้นในนั้น อาร์กิวเมนต์ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของผู้เขียน กระบวนการเตรียมจดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้:

• การศึกษาปัญหา
• การเขียนจดหมายฉบับร่าง
• ข้อตกลงของเขา
• การลงชื่อ
• สมัครสมาชิก
• ส่งไปยังผู้รับ

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

เมื่อเขียนจดหมายมีความจำเป็นที่จะทำให้อิ่มตัวด้วยข้อมูลนั่นคือใส่ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ที่นั่น มันอาจจะง่ายหรือซับซ้อน ในจดหมายง่าย ๆ เนื้อหาจะแสดงข้อมูลที่ชัดเจนและรัดกุมซึ่งโดยทั่วไปไม่ต้องการการตอบสนองจากผู้รับ คอมเพล็กซ์อาจประกอบด้วยหลายส่วนย่อหน้าและย่อหน้า แต่ละย่อหน้ากำหนดหนึ่งด้านของข้อมูล ตัวอย่างจดหมายธุรกิจประเภทนี้มักประกอบด้วยส่วนเบื้องต้นส่วนหลักและส่วนสุดท้าย

รายการประกอบด้วยพื้นฐานที่อ้างอิงถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องพร้อมข้อเท็จจริงและวัตถุประสงค์ของจดหมาย มันระบุชื่อผู้เขียนวันที่จำนวนและชื่อเรื่อง

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนเบื้องต้น

ส่วนหลักอธิบายสถานการณ์เหตุการณ์ให้การวิเคราะห์และหลักฐาน ในส่วนนี้พวกเขาเชื่อมั่นว่ามีความจำเป็นต้องดำเนินการในทางใดทางหนึ่งพวกเขาพิสูจน์ว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นอย่างไรและแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับความต้องการที่จะมีส่วนร่วมในเหตุการณ์ใด ๆ โดยให้ข้อโต้แย้งที่แตกต่างกัน

ข้อสรุปมีข้อสรุปที่ทำในรูปแบบของข้อเสนอคำขอการแจ้งเตือนการปฏิเสธและอื่น ๆ

ตัวอย่างของการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนสุดท้าย - แสดงไว้ด้านล่าง มันสรุปความต้องการที่ระบุไว้ในหลัก

ข้อมูลทั้งหมดที่ให้ควรมีความสอดคล้องและเข้าใจได้ดีที่สุด

ตัวอักษรแต่ละตัวเริ่มต้นด้วยข้อความที่ศูนย์ตรง ส่วนเล็ก ๆ นี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อเลือกมันผู้เขียนจะต้องพิจารณา:

• ตำแหน่งปลายทาง
• ลักษณะของความสัมพันธ์
• อย่างเป็นทางการ
• มารยาท

จดหมายควรมีรูปแบบที่สุภาพ ตัวอย่างเช่น:“ ... ฉันแสดงความหวังต่อไป ความร่วมมือ (ขอบคุณสำหรับ คำเชิญ) ... ". หลังจากวลีเหล่านี้ควรเป็นลายเซ็นของผู้เขียน

สไตล์

ตัวอักษรทั้งหมดจะต้องอยู่ในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการซึ่งหมายถึงการใช้เครื่องมือการพูดสำหรับความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เป็นทางการ คุณสมบัติของภาษาดังกล่าวเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ดังต่อไปนี้:

• ผู้เข้าร่วมหลักในความสัมพันธ์ทางธุรกิจเป็นนิติบุคคลที่มีตัวอักษรในนามซึ่งเขียนโดยผู้จัดการและเจ้าหน้าที่
• ความสัมพันธ์ในองค์กรมีการควบคุมอย่างเคร่งครัดในธรรมชาติ
• เรื่องของการสื่อสารเป็นกิจกรรมของ บริษัท
• เอกสารของลักษณะการจัดการโดยทั่วไปมีผู้รับเฉพาะ
• บ่อยครั้งในกิจกรรมขององค์กรสถานการณ์เดียวกันก็เกิดขึ้น

ในเรื่องนี้ข้อมูลที่ระบุไว้ในจดหมายธุรกิจควรเป็น:

• เป็นทางการไม่มีตัวตนเน้นระยะห่างระหว่างผู้เข้าร่วมในการสื่อสาร
• ที่อยู่ที่มีไว้สำหรับผู้รับที่เฉพาะเจาะจง
• จริงในขณะที่เขียนจดหมาย
• ของแท้และไม่ลำเอียง
• อาร์กิวเมนต์สำหรับชักนำผู้รับให้ดำเนินการใด ๆ
• เสร็จสิ้นการตัดสินใจ

ความต้องการ

จดหมายธุรกิจต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

• การพูดนั้นได้มาตรฐานในทุกระดับ - คำศัพท์ลักษณะทางสัณฐานวิทยาและวากยสัมพันธ์ มันมีการปฏิวัติข้อกำหนดและสูตรมากมาย
• น้ำเสียงของการเขียนนั้นเป็นกลางยับยั้งและเข้มงวดโดยไม่ต้องใช้การแสดงออกทางอารมณ์และการแสดงออก
• ความถูกต้องและความชัดเจนของข้อความโดยไม่มีข้อผิดพลาดเชิงตรรกะความชัดเจนและถ้อยคำรอบคอบ
• ความรัดกุมและกระชับ - โดยไม่ต้องใช้นิพจน์ที่มีความหมายเพิ่มเติม
• การใช้สูตรภาษาที่เกิดขึ้นเป็นผลมาจากสถานการณ์ซ้ำ
• การใช้คำศัพท์นั่นคือคำหรือวลีที่มีแนวคิดพิเศษ
• การใช้ตัวย่อซึ่งสามารถเป็นศัพท์ (นั่นคือคำย่อที่ซับซ้อนที่เกิดขึ้นโดยการลบตัวอักษรจากส่วนของคำ: LLC, GOST และอื่น ๆ ) และกราฟิก (นั่นคือการกำหนดคำในรูปแบบย่อ: GR-n, รถไฟและอื่น ๆ )
• การใช้การออกแบบในกรณีสัมพันธการกและเครื่องมือ
• วลีที่มีคำนามด้วยวาจา (“ ให้การสนับสนุน” แทน“ การสนับสนุน”)
• ใช้ประโยคทั่วไปอย่างง่าย

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจข้างต้นแสดงอยู่ด้านล่างในเวอร์ชันเต็ม (ที่มีส่วนหลัก) ข้อมูลตรงตามความต้องการทั้งหมดของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

ที่ดีที่สุดคือการเขียนจดหมายธุรกิจในปัญหาเฉพาะใด ๆ หากจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาหลายอย่างพร้อมกันขอแนะนำให้ใช้ตัวเลือกที่แตกต่างกันหลายตัว

จดหมายธุรกิจสามารถอยู่ในเนื้อหา:

• ประกอบ โดยทั่วไปแล้วจดหมายดังกล่าวจำเป็นต้องสื่อสารว่าจะส่งเอกสารที่ไหน
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไรจดหมายปะหน้าตัวอย่างจะช่วยให้ผู้ที่ต้องเขียนเอกสารประเภทนี้)

• การประกัน พวกเขาถูกเขียนขึ้นเพื่อยืนยันสัญญาหรือเงื่อนไขใด ๆ สามารถรับประกันได้เช่นการชำระเงินสำหรับการทำงานให้เช่าเวลาการส่งมอบและอื่น ๆ
• ขอขอบคุณ พวกเขาเริ่มที่จะใช้โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเร็ว ๆ นี้ ตัวอักษรดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงเสียงที่ดีสำหรับการเป็นพันธมิตร พวกเขาสามารถออกในรูปแบบปกติหรือบนกระดาษสีที่มีการพิมพ์ที่สวยงาม
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไรตัวอย่างของคำขอบคุณที่เขียนขึ้นในรูปแบบอิสระขึ้นอยู่กับงานที่แก้ได้ในกรณีนี้จดหมายแสดงความสำคัญในรูปแบบที่สั้นที่สุดตัวอย่างเช่นกระดาษที่ทำด้วยสีสามารถแขวนบนผนังในห้อง บริษัท ในสถานที่ที่มีเกียรติ)

• ข้อมูล
• ให้คำแนะนำ
• คำอวยพร
• การโฆษณา

นอกจากนี้ยังมีตัวอักษร:

• ข้อเสนอความร่วมมือ แพร่หลายเมื่อเร็ว ๆ นี้ส่งไปยังองค์กรมักจะมีลักษณะการโฆษณาเช่นรุ่นนี้ มันค่อนข้างยากที่จะเขียนจดหมายโฆษณาคุณต้องคำนึงถึงความแตกต่างมากมายเพื่อให้สังเกตได้และยิ่งสนใจมากขึ้น แต่ถ้ารวบรวมตามตัวอย่างด้านล่างจะมีโอกาสประสบความสำเร็จทุกครั้ง

• เชิญ พวกเขาจะถูกส่งออกเสนอให้เข้าร่วมในกิจกรรมต่างๆ โดยปกติแล้วพวกเขาจะถูกส่งไปยังหัวหน้าหรือเจ้าหน้าที่ แต่สามารถส่งถึงทั้งทีมได้
• การร้องขอ
• แจ้งให้ทราบ
• คำขอและอื่น ๆ อีกมากมาย

วิธีเขียนคำตอบไปที่จดหมาย ตัวอย่าง

คำตอบจะต้องเริ่มต้นด้วยการทำซ้ำการร้องขอในจดหมายฉบับแรก จากนั้นจะได้รับผลการพิจารณาและอนุมัติหรือมีแรงจูงใจในการปฏิเสธ จดหมายตอบรับทางธุรกิจอาจมีทางเลือกอื่นสำหรับข้อมูลที่คาดหวัง โดยปกติแล้วจะเป็นไปตามหลักการดังต่อไปนี้:

• การมีลิงก์ไปยังตัวอักษรตัวแรกและเนื้อหาของมัน
• ภาษาเดียวกันหมายถึง
• ปริมาณเปรียบเทียบและแง่มุมของเนื้อหา
• สอดคล้องกับลำดับที่แน่นอน

การลงทะเบียน

นอกเหนือจากการใช้จดหมายธุรกิจจดหมายคุณต้องคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ ในการออกแบบของพวกเขา เหล่านี้คือรายละเอียดกฎสำหรับตัวย่อการสะกดคำที่อยู่ชื่อเรื่องความยาวของข้อความความกว้างของฟิลด์และอื่น ๆ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจช่วยในการเขียนโดยคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยและความแตกต่างทั้งหมด พวกเขาใช้ทั้งเสมียนสามเณรและคนงานที่มีประสบการณ์ ด้วยรูปแบบพวกเขาเรียนรู้ที่จะเขียนตัวอักษรอย่างถูกต้องและประหยัดเวลาได้มาก